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固定资产管理盘点及维护流程工具指南

一、适用场景与核心目标

本流程工具适用于各类企业、事业单位及组织机构的固定资产全生命周期管理，重点覆盖固定资产定期盘点、日常维护、异常处理等核心环节。通过标准化操作，实现资产账实相符、使用状态可控、维护记录可追溯，最终保障资产安全完整、延长使用寿命、提高使用效率，同时为财务核算、审计合规及资产优化配置提供数据支撑。涉及部门包括行政管理部门（主导执行）、财务部门（账务核对）、使用部门（配合盘点与维护）及资产管理部门（统筹协调）。

二、全流程操作步骤详解

（一）前期准备阶段

组建专项工作组

由行政管理部门牵头，联合财务、使用部门指定专人成立固定资产盘点与维护工作组，明确组长（建议由行政部*经理担任）及组员职责（如盘点员、记录员、核对员）。

工作组需提前熟悉资产分类标准（如电子设备、办公家具、机械设备等）、盘点范围（全部/部分资产）及维护规范（参照《固定资产维护手册》）。

资料与工具准备

调取最新版《固定资产台账》（含资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人、购置日期、原值、存放地点等基础信息），打印纸质版或导入盘点终端设备。

准备盘点工具：扫码枪（若资产带二维码/条形码）、盘点标签（用于标记已盘点资产）、相机（拍摄资产状态照片）、测量工具（如尺、万用表等，根据资产类型准备）。

准备维护工具：根据资产常见维护需求（如清洁剂、润滑油、备用零件等）提前备料，并检查维护工具（如电笔、螺丝刀等）的安全性。

制定计划与通知

制定《固定资产盘点及维护计划》，明确盘点时间（建议避开业务高峰期，如季度末/年末）、分组情况（按区域或部门划分）、维护周期（日常维护每月1次，季度/年度专项维护按需执行）及负责人。

提前5个工作日向各部门发送通知，要求配合整理资产、清空操作区域（需维护的设备），并指定对接人（如各部门*专员）。

（二）资产盘点实施阶段

实地清查与核对

盘点员按分组前往资产存放地点，对照《固定资产台账》逐项清点实物，重点关注资产编号、名称、规格型号是否与台账一致，检查资产外观（是否有损坏、缺失部件）、使用状态（在用、闲置、维修中、报废等）。

使用扫码枪扫描资产二维码/条形码，系统自动核对台账信息；无编码资产需手动录入编号，并拍照留存（照片需包含资产全貌及编号标识）。

对盘点的每项资产，由记录员在《固定资产盘点表》中登记“实盘数量”“存放地点”“现状描述”等信息，并由盘点员、使用部门现场人员签字确认。

差异标记与初步分析

若发觉实盘数量与台账不符、资产状态异常（如损坏、闲置超期）或信息错误（如存放地点变更），立即在盘点表中标注“差异项”，并记录差异详情（如“电脑A-001missing，台账显示存放于市场部，实际未找到”）。

对可当场确认的差异（如资产调拨未更新台账），由使用部门出具《资产调拨说明》，组长签字后作为调整依据；无法当场确认的，上报工作组集体研判。

（三）盘点结果处理阶段

数据汇总与账务核对

盘点结束后3个工作日内，记录员将《固定资产盘点表》录入系统，《盘点差异汇总表》，包含差异资产编号、账面数量、实盘数量、差异类型（盘盈、盘亏、毁损、信息错误）及初步原因分析。

财务部门依据《盘点差异汇总表》核对台账与财务账，保证账账相符（如资产原值、折旧记录是否一致），并出具《盘点账务核对报告》。

差异处理与责任认定

盘盈资产：由使用部门提交《资产盘盈说明》（如购置未入账、接受捐赠等），经行政部审核、财务复核后，按新资产入账流程登记台账。

盘亏/毁损资产：由责任部门提交《资产盘亏/毁损报告》，说明原因（如管理疏忽、自然损耗、意外等），经工作组调查核实后，按权限报批（如单位领导审批、审计备案），财务部门据此进行账务核销。

信息错误资产：由行政部直接在台账中更正（如存放地点、责任人变更），并通知相关部门确认。

更新台账与反馈

所有差异处理完成后，行政部在5个工作日内更新《固定资产台账》，保证账实、账账、账卡三相符，并向各部门同步最新台账信息。

（四）维护执行与记录阶段

维护计划制定

资产管理部门根据资产类型、使用频率及厂家建议，制定《年度固定资产维护计划》，明确维护周期（如电脑每季度清洁保养1次，空调每年深度维护1次）、维护内容（日常清洁、功能检测、部件更换等）、负责人（内部维保人员/外部服务商）及所需资源。

维护实施与记录

维护人员按计划开展工作，操作前需确认资产状态（如关闭电源、数据备份），维护中严格遵守操作规范（如按说明书拆装部件、使用原厂配件），维护后测试功能是否正常。

每次维护完成后，填写《固定资产维护记录表》，记录资产编号、维护日期、维护类型（日常/定期/故障维修）、维护内容、更换部件（若有）、维护人员、使用部门确认人等信息，并由双方签字确认。

对故障维修资产，需同步记录故障现象、原因分析及维修方案