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企业行政事务管理流程指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于企业内部行政事务的规范化管理，涵盖日常办公支持、会议组织、资产配置、差旅接待、档案管理等核心环节。典型应用场景包括：新员工入职行政对接、部门办公环境维护、跨部门会议筹备、办公用品申领与发放、固定资产调配、员工出差行程安排、外部访客接待、重要文件归档等。通过标准化流程，保证行政事务高效、有序运行，为企业运营提供基础保障。

二、核心事务操作流程详解

（一）日常办公事务管理

办公环境维护

步骤1：行政专员每日上班前检查公共区域（前台、会议室、走廊）卫生及设施（空调、照明、绿植）状态，保证环境整洁、设备可用。

步骤2：各部门如需调整工位或新增办公设备，提前3个工作日提交《工位调整申请表》，经部门负责人审批后，由行政专员统筹安排。

步骤3：每月最后一个工作日，行政专员组织各部门进行办公区域安全检查（电源、消防设施、门窗），记录检查结果并督促整改隐患。

快递与收发管理

步骤1：企业统一设置快递收发点，指定专人负责签收、登记、分发及寄送服务。

步骤2：收到快递/信件后，核对收件人信息，通过企业内部系统发送取件通知（注明收件码、存放位置），收件人需在《快递收发登记表》签字确认。

步骤3：寄送快递时，寄件人填写《快递寄送申请单》，注明寄件人、收件人、物品名称、价值及寄送方式，经部门负责人审批后交行政专员处理。

访客接待管理

步骤1：访客需提前1个工作日联系被访人，由被访人在企业系统提交《访客接待申请》，填写访客姓名、单位、事由、到访时间及预计停留时长。

步骤2：行政专员审批通过后，访客码（含到访楼层、会议室信息），并通过短信发送至访客手机；如无提前预约，被访人需现场确认并补录申请。

步骤3：访客到访时，在前台出示有效证件，核对信息后发放访客证，引导至指定区域；被访人需亲自或通知前台接访。

步骤4：访客离开时，前台回收访客证，并在《访客接待登记表》记录离访时间。

（二）会议组织与管理

会议筹备

步骤1：发起人提前2个工作日通过企业会议系统提交《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等）。

步骤2：行政专员审核会议安排（避免时间冲突、场地占用），审批通过后预订会议室，并提前1天通知参会人员（会议、议程及准备材料）。

步骤3：会议前30分钟，行政专员到场调试设备，检查场地布置（桌签、茶水、文具等），保证会议条件就绪。

会议进行与记录

步骤1：参会人员提前5分钟入场，凭工牌签到；迟到15分钟以上需向会议发起人说明情况。

步骤2：会议主持人按议程主持，控制会议时长；行政专员负责记录会议要点（决议、待办事项、责任人及完成时限）。

步骤3：涉及保密内容的会议，需提前告知参会人员保密要求，会议期间禁止使用手机拍照或录音。

会议纪要与归档

步骤1：会议结束后2个工作日内，行政专员整理会议纪要，经发起人确认后发送至参会人员及相关部门抄送。

步骤2：会议纪要、签到表、相关材料（PPT、方案等）需在会议系统内归档，保存期限不少于3年。

（三）办公用品与固定资产管理

办公用品管理

步骤1：各部门每月25日前提交《办公用品月度需求计划》，注明物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后报行政部。

步骤2：行政专员汇总需求，审核合理性（避免重复申领、过度采购），按月度预算采购入库，并在《办公用品库存登记表》记录入库信息。

步骤3：员工申领办公用品时，通过企业系统提交《办公用品申领单》，经部门负责人审批后，至行政库房领取，库管员核对发放并更新库存。

步骤4：每季度末，行政专员组织库存盘点，核对账实差异，分析原因并优化采购计划。

固定资产管理

步骤1：新增固定资产（电脑、打印机、办公家具等）时，行政专员核对采购合同、发票信息，建立《固定资产台账》，记录资产编号、名称、规格、采购日期、使用部门及责任人。

步骤2：资产领用时，填写《固定资产领用表》，责任人签字确认并妥善保管；如需内部调拨，由调出/调入部门提交申请，经行政部审批后更新台账。

步骤3：每年12月，行政部组织全公司固定资产盘点，核对资产状态（在用、闲置、报废），形成盘点报告并报管理层审批。

步骤4：报废资产需提交《固定资产报废申请》，说明报废原因（损坏、老化等），经技术部门鉴定后，按企业流程处置（回收、捐赠等），并更新台账。

（四）差旅与接待管理

差旅申请与审批

步骤1：员工出差前3个工作日提交《差旅申请表》，注明出差人、目的地、事由、起止时间、交通方式（飞机/高铁/汽车）及住宿标准，经部门负责人审批。

步骤2：跨省或出差超7天的，需额外报请分管领导审批；行政专员根据审批结果协助预订机票/车票及住宿（优先选择协议酒店）。

差旅费用报销

步骤1：出差结束后5个工作日内，员工整理差旅票据（交通、住宿、餐饮等），