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行政文书写作规范与范例汇编

前言

在现代管理体系中，行政文书作为信息传递、决策依据、规范行为、记录存档的重要载体，其撰写质量直接关系到工作效率、管理水平乃至组织形象。一份规范、严谨、清晰、得体的行政文书，能够有效降低沟通成本，提升执行效能。反之，粗糙、混乱、失当的文书则可能导致误解、延误甚至造成不必要的损失。因此，掌握行政文书的写作规范，熟悉各类常用文种的撰写要求与技巧，是每一位职场人士，特别是从事行政管理工作的人员必备的职业素养。

本汇编旨在系统梳理行政文书写作的通用规范，并结合实践中的常见文种提供范例参考，力求为使用者提供一套兼具理论指导性和实际操作性的实用工具。我们期望通过本汇编，帮助读者提升行政文书写作能力，确保文书工作的规范化、标准化和高效化。

第一部分行政文书写作通用规范

一、明确主旨，有的放矢

任何一份行政文书的撰写，都应首先确立清晰、单一的主旨。主旨是文书的灵魂，决定了文书的内容取舍和表达方式。在动笔之前，务必明确：

*为何写？即文书的目的是什么？是请示工作、汇报情况、告知事项，还是商洽事宜？

*写给谁？即文书的受众是谁？是上级领导、同级部门，还是下级单位或社会公众？受众不同，行文的语气、措辞、详略程度均需有所区别。

*要解决什么问题或达到什么效果？文书发出后，期望获得怎样的反馈或行动？

主旨的确立应遵循“一事一文”的原则，避免一文多事，造成重点分散，影响处理效率。

二、材料翔实，论据充分

行政文书强调客观真实性和依据性。支撑文书主旨的材料必须：

*真实准确：所引用的数据、事实、政策依据等必须核实无误，切忌主观臆断、道听途说。对不确定的信息应标注来源或进行说明。

*典型恰当：选择最能说明问题、支持观点的材料，避免堆砌无关或次要信息。

*全面充分：对于重要事项，应提供足够的背景信息和细节，以便受众全面了解情况，做出正确判断。

三、结构完整，逻辑清晰

行政文书的结构应遵循人们的认知规律，做到层次分明、条理清晰、逻辑严密。常见的文书结构包括：

*总分式：先总述主旨或核心内容，然后分点阐述具体事项或理由。

*递进式：按照事物发展的过程、认识的深化程度或问题的逻辑关系，逐步展开论述。

*并列式：将性质相同或相近的几个方面内容并列陈述。

无论采用何种结构，均应包含标题、主送机关（或称谓）、正文、附件（如需要）、发文机关（或署名）、成文日期等基本要素。正文内部段落之间、句子之间应有自然的过渡和衔接。

四、语言规范，简明得体

行政文书的语言有其独特要求，概括而言即准确、简洁、平实、得体。

*准确：用词精准，避免歧义。尽量使用书面语、规范语，少用口语、方言和生僻词汇。涉及政策、法规、专业术语时，必须严格遵循其法定含义。

*简洁：文字精炼，言简意赅。避免空话、套话、冗余重复的表述，力求用最少的文字表达最丰富的内容。

*平实：风格庄重、客观、朴素。一般不追求华丽辞藻和文学性描写，以清晰表达事实和观点为要。

*得体：根据文书的性质、目的、受众以及行文关系（上行、下行、平行），选用恰当的语气和措辞。例如，上行文应谦逊、尊重；下行文应明确、肯定；平行文应友好、协商。

五、格式标准，符合惯例

不同类型的行政文书通常有其相对固定的格式要求，包括字体、字号、行距、页边距、页码、印章位置等。撰写时应遵循相关的国家标准（如《党政机关公文处理工作条例》及配套的格式标准）或本单位内部的规定。规范的格式不仅体现了文书的严肃性，也便于阅读和归档。

六、仔细审核，杜绝差错

文书初稿完成后，务必进行认真细致的审核校对。审核内容包括：

*内容审核：主旨是否明确，观点是否正确，材料是否真实准确，数据是否无误，逻辑是否严密。

*格式审核：文种是否恰当，格式要素是否齐全，排版是否规范。

*文字审核：是否存在错别字、语病、标点符号使用不当等问题。

*程序审核：是否履行了必要的审批程序。

多人复核机制是确保文书质量的有效手段。

第二部分常用行政文书范例汇编

一、通知

概念：通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等的常用公文。

特点：应用广泛，使用频率高，具有告知性、指令性（部分通知）。

范例：关于召开XX工作会议的通知

各相关部门、各直属单位：

为总结上一阶段XX工作进展情况，分析当前面临的形势与任务，部署下一阶段重点工作安排，经研究决定，召开XX工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：X年X月X日（星期X）上/下午X时X分

三、参会人员：各部门负责人、相关业务骨干（可具体列明）

四、会议主要内容：

1.