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新三体系职能划分建议报告

一、引言

随着市场环境的持续演变、监管要求的日益严苛以及企业自身发展战略的升级，传统的单一管理体系已难以满足现代企业综合管理的需求。整合质量管理体系、环境管理体系及职业健康安全管理体系（以下简称“新三体系”），构建一体化的管理框架，成为提升企业核心竞争力、实现可持续发展的必然选择。新三体系的有效运行，离不开清晰、合理的职能划分。本报告旨在结合当前企业管理实践与体系标准要求，提出新三体系职能划分的建议，以期为企业优化管理流程、明确责任主体、提升体系运行效能提供参考。

本报告所指“新三体系”，特指在融合传统三大管理体系基础上，更强调数字化赋能、跨部门协同、风险前置以及绩效导向的整合型管理体系。其核心在于打破体系壁垒，实现资源共享、过程联动和绩效共进。

二、新三体系职能划分的基本原则

在进行具体职能划分前，应遵循以下基本原则，以确保体系的科学性与可操作性：

1.战略引领原则：职能划分需与企业整体发展战略相契合，服务于企业长期目标的实现。

2.系统整合原则：避免各体系职能交叉重叠或出现管理真空，追求整体效能最大化。

3.权责对等原则：明确各层级、各部门在体系中的职责与权限，确保责任落实到人。

4.协同高效原则：促进横向部门间与纵向层级间的有效沟通与协作，提升管理效率。

5.持续改进原则：职能设置应具备灵活性，能够适应内外部环境变化，并支持体系的动态优化。

三、新三体系核心职能划分建议

（一）决策层职能

决策层在新三体系中扮演着战略规划者和资源保障者的角色，其核心职能包括：

1.方针目标制定与审批：批准新三体系整合的总体方针、中长期目标及年度绩效指标，确保其与企业战略方向一致，并承诺为体系运行提供必要的资源。

2.组织架构审批：审定新三体系管理的组织架构，明确高层管理者在体系中的领导责任（如指定管理者代表或体系负责人）。

3.重大事项决策：对体系建立、实施、保持和改进中的重大问题进行决策，如关键风险的应对策略、重大纠正预防措施的审批等。

4.管理评审主持：定期主持管理评审会议，评估新三体系的适宜性、充分性和有效性，并推动持续改进。

（二）管理体系办公室（或类似专职部门）职能

建议设立或明确一个跨部门的管理体系办公室，作为新三体系日常运行的中枢协调机构，其职能包括：

1.体系策划与整合：负责新三体系整合方案的具体策划与设计，组织编写、修订和维护一体化管理手册、程序文件及相关作业指导书，确保体系文件的协调性和适用性。

2.统筹协调与推进：统筹协调各部门在体系运行中的工作，组织实施体系建立、推广和改进活动，跟踪体系目标的达成情况。

3.培训与宣贯：组织开展新三体系标准及相关知识的培训与宣贯，提升全员体系意识和能力。

4.内部审核管理：策划并组织内部审核活动，协调外部审核（包括认证审核、监督审核等）的迎审工作，跟踪不符合项的整改。

5.绩效监测与报告：建立并维护体系运行绩效的监测指标体系，收集、分析绩效数据，定期向决策层提交体系运行报告。

6.改进机制建立与推动：推动建立并运行纠正措施、预防措施及持续改进机制，确保体系的持续适宜和有效。

（三）各业务部门及基层单位职能

各业务部门及基层单位是新三体系有效运行的具体执行者和直接受益者，应在其职责范围内履行以下体系职能：

1.职责范围内体系文件的执行：严格执行一体化管理体系文件的要求，确保本部门/单位的各项业务活动符合体系规定。

2.目标分解与达成：将企业层面的体系目标分解为本部门/单位的具体目标和指标，并组织落实，确保达成。

3.风险辨识与控制：在本部门/单位职责范围内，组织开展质量、环境、职业健康安全方面的风险辨识、评估，并实施有效的风险控制措施。

4.过程管理与优化：对本部门/单位涉及的关键过程进行识别、控制和管理，积极寻求过程优化机会，提升过程绩效。

5.记录管理：按要求做好体系运行过程中的记录填写、收集、整理和归档工作，确保记录的真实性、准确性和可追溯性。

6.内部沟通与协作：积极参与体系相关的内部沟通，配合管理体系办公室及其他相关部门的体系工作，及时反馈体系运行中存在的问题和改进建议。

7.事件、事故报告与处置：发生与质量、环境、职业健康安全相关的事件或事故时，按规定程序及时上报，并参与或组织调查、分析和处置，落实纠正和预防措施。

8.员工能力提升与意识培养：组织本部门/单位员工参与体系相关培训，提升员工的岗位技能和体系意识。

（四）专项职能部门的协同职责

除上述通用职责外，某些专项职能部门需承担特定的体系协同职责：

1.人力资源部门：负责体系所需人员的招聘、配置，组织制定与体系要求相适应的培训计划、绩效考核及激励机制。

2.财务部门：负责体系运行所需资金的预算、