行政公文写作标准格式工具.docVIP

行政公文写作标准格式工具模板类指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各级政机关、人民团体、企事业单位的行政办公人员，涵盖公文起草、审核、印发的全流程管理场景。具体包括但不限于：

日常事务通知：如会议安排、工作部署、事项告知等；

请示与报告：向上级机关请求指示、批准或汇报工作进展、问题；

函件往来：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；

会议纪要：记录会议主要事项、议定事项和执行要求；

总结与计划：年度/季度工作总结、专项工作计划等。

二、公文拟写全流程操作指南

（一）第一步：明确发文目的与公文类型

确定核心目标：明确公文需解决的问题（如“要求各部门提交年度总结”“请求增加办公经费”），保证发文意图清晰。

匹配公文类型：根据《政机关公文处理工作条例》，选择对应文种，常见类型及适用场景

通知：发布规章、转发文件、部署工作、告知事项（如《关于2024年春节放假安排的通知》）；

请示：向上级请求指示、批准（如《关于申请购置办公设备的请示》）；

报告：向上级汇报工作、反映情况、答复询问（如《2023年度工作总结报告》）；

函：不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题（如《关于商请协助开展培训的函》）；

纪要：记载会议主要情况和议定事项（如《项目推进会会议纪要》）。

（二）第二步：收集整理基础材料

收集依据性材料：包括上级文件、政策法规、领导批示、会议记录等，保证公文内容有理有据。

梳理具体内容：明确需传达的事项、数据、要求等关键信息，保证要素完整（如时间、地点、人物、事件、原因、结果）。

核对信息准确性：对数据、名称、日期等核心信息进行交叉验证，避免事实性错误（如部门名称“人力资源部”不可简写为“人资部”）。

（三）第三步：规范拟写公文

公文一般分为“开头—主体—结尾”三部分，语言需庄重、准确、简洁，避免口语化表达。

1.开头：说明发文依据或目的

通知类：简述背景和依据（如“根据年度工作安排，为总结经验、部署任务，现将有关事项通知”）；

请示类：说明请示缘由（如“因现有办公设备老化，影响工作效率，拟购置一批新设备，具体情况”）；

报告类：概括报告核心内容（如“现将2023年度工作完成情况、存在问题及2024年计划报告”）。

2.主体：阐述具体事项或要求

逻辑清晰：采用“总—分”结构或分点表述（如“一、会议时间；二、会议地点；三、参会人员”），每部分内容单一明确；

数据支撑：涉及工作成效、预算等内容时，需附具体数据（如“2023年部门完成项目12个，同比增长20%”）；

要求明确：部署类公文需提出具体措施、责任主体和完成时限（如“各部门需于1月20日前提交总结材料，由办公室统一汇总”）。

3.结尾：规范结束语

通知类：常用“特此通知”；

请示类：常用“妥否，请批示”“以上请示，请审批”；

报告类：常用“特此报告”；

函类：常用“专此函达，盼复”“特此函告，请知悉”。

（四）第四步：设置公文格式要素

严格遵循《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）标准，设置以下格式要素（以A4纸张为例）：

要素

格式要求

标题

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”）；字体为二号小标宋体字，居中编排；标题一般分一行或多行，回行时词义完整、排列对称，长度不超过50字。

主送机关

顶格编排，后加全角冒号；字体为三号仿宋体字；多个机关名称之间用顿号分隔，最后一机关名称后标句号（如“各部门、各分支机构：”）。

首行缩进2字符，字体为三号仿宋体字；行距设置为28磅（固定值）；一般每面排22行，每行排28字；文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层黑体、第二层楷体、第三层和第四层仿宋体。

附件说明

如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.会议议程”）；附件名称后不加标点符号；附件顺序用阿拉伯数字标注（如“附件：1.；2.”）。

发文机关署名

在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；字体为二号小标宋体字；联合行文时，发文机关名称按汉字笔顺排列，“文件”二字在发文机关名称右侧、上下居中排布。

成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；字体为三号仿宋体字，用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年1月15日”），年份应标全称，月、日不编虚位（如“1月”不得写为“01月”）。

印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

页码

用4号半角阿拉伯数字编连续页码，页码“-1-”“-2-”格式，单