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采购成本控制标准化询价及比价流程模板

一、适用范围与触发场景

常规采购需求：月度/季度计划内采购，单笔金额超过[企业设定阈值，如5000元]；

新增供应商引入：首次合作的供应商需通过询价比价确定合作基准；

价格异常波动：市场行情变化导致采购成本波动超过±10%时；

紧急采购补单：非计划内紧急采购，需通过快速询价保证价格合理性；

战略供应商年度定价：年度框架协议签订前，需重新核定采购价格。

二、标准化操作流程详解

总则：流程遵循“需求明确、供应商合规、价格透明、决策科学”原则，保证采购成本最优且符合企业内控要求。各环节责任部门/人需在规定时限内完成操作，全程留痕存档。

步骤1：采购需求确认与预算核对

操作内容：

采购需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交货期、质量标准及用途说明；

财务部对需求进行预算审核，确认采购金额是否在年度/季度预算范围内，超预算需求需提交额外预算审批单；

采购部对接需求部门，澄清模糊需求（如技术参数可替代性），避免因需求不明确导致报价偏差。

责任部门/人：需求部门负责人、财务审核、采购专员*

输出成果：《采购需求申请表》（含预算审核意见）、《需求确认函》

步骤2：供应商筛选与资质预审

操作内容：

采购部根据物料/服务类型，从《合格供应商名录》中筛选至少3家候选供应商（紧急采购可适当放宽，但不得少于2家）；

若名录内供应商不足，需启动新供应商开发流程：通过行业推荐、公开招标平台等渠道收集供应商信息，并完成《供应商资质预审表》，审核内容包括营业执照、生产/经营许可证、相关认证（如ISO9001）、过往合作业绩（如提供3份以上类似采购合同）、财务状况（近1年资产负债表）等；

预审通过后，向供应商发出《询价邀请函》，明确询价截止时间、报价要求及保密条款。

责任部门/人：采购经理、供应商管理员

输出成果：《供应商资质预审表》、《询价邀请函》（含供应商名单）

步骤3：询价文件编制与发布

操作内容：

采购部根据《需求确认函》编制《标准化询价单》，内容需包含：

采购方信息（公司名称、联系人、地址、联系方式）；

物料/服务详细规格（附技术图纸或样品要求，若有）；

采购数量、交货地点、交货期、验收标准；

报价要求（含是否含税、运费、保险费等，需明确报价有效期，如30天）；

付款方式（如月结30天、预付款比例等）；

供应商需提供的附加材料（如产品检测报告、样品承诺函等）。

通过邮件、采购平台或书面形式向供应商发布询价单，要求在截止时间前反馈，逾期视为无效报价。

责任部门/人：采购专员、采购经理

输出成果：《标准化询价单》（供应商版）、《询价发布记录》

步骤4：报价收集与初步整理

操作内容：

采购部在截止时间后统一收集供应商报价，核对报价文件完整性（是否包含盖章报价单、资质文件、技术参数承诺等）；

对报价异常情况进行初步标注（如价格远低于/高于市场均价、交期不满足需求等），并联系供应商核实原因（如笔误、库存差异等），要求书面说明；

整理有效报价信息，录入《报价汇总表》，按供应商分类列出单价、总价、报价有效期、主要优势/劣势等。

责任部门/人：采购专员、质检部（技术参数核对人）

输出成果：《报价汇总表》、《报价异常情况说明》（供应商盖章版）

步骤5：比价分析与综合评估

操作内容：

采购部组织成立比价小组（成员包括采购经理、需求部门代表、财务部、质检部），采用“价格优先+综合评分法”进行分析：

价格维度（占比60%）：对比各供应商总价及单价，剔除明显不合理报价（如低于成本价且无合理解释的报价）；

质量维度（占比20%）：参考供应商过往质量合格率、质检报告、质量体系认证等；

交付维度（占比15%）：评估交货期是否满足需求、运输方式可靠性、应急响应能力；

服务维度（占比5%）：售后政策、技术支持、合作配合度等。

填写《比价分析报告》，明确各供应商得分情况、推荐排序及推荐理由，如“供应商A报价最低，但交期延迟3天，建议优先选择供应商B（综合评分92分，价格适中，质量保障）”。

责任部门/人：比价小组全体成员

输出成果：《比价分析报告》（含小组签字页）

步骤6：决策审批与结果通知

操作内容：

采购部将《比价分析报告》《采购需求申请表》《供应商资质文件》等提交至审批人（根据采购金额分级审批：如5000-2万元由采购总监审批，2万元以上由总经理审批）；

审批人审核通过后，采购部向中选供应商发出《成交通知书》，明确采购数量、价格、交货期等关键条款；向未中选供应商发送《未中选告知函》（可简要说明原因，如“综合评分未达要求”），感谢其参与；

若审批未通过，退回采购部重新启动询价流程（如扩大供应商范围、调整需求参数等）。

责任部门/人：采购专员、审批人、中选/未中选供应商

输出成果：