采购申请审批流程模板控制成本与效率提升版.docVIP

采购申请审批流程通用模板控制成本与效率提升版

一、适用场景与业务背景

二、流程操作步骤详解

步骤1：需求发起与申请表填写

责任主体：需求部门经办人（如行政专员、生产计划员）

操作说明：

需求部门根据业务需求（如季度办公用品补货、新项目设备采购），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、用途及期望到货日期。

填写《采购申请审批表》（详见模板表格），同步相关附件：如技术规格说明书、市场询价对比表（至少3家供应商报价，若为独家采购需说明原因）、历史采购价格参考（如有）。

保证预算信息准确：填写对应的预算项目编号、年度预算金额，若涉及新增预算，需提前提交预算调整申请并附财务部门预审意见。

关键动作：需求部门负责人对采购需求的合理性（必要性、数量准确性）进行初步审核，签字确认后提交至采购部。

步骤2：采购部初审与预算核对

责任主体：采购部专员

操作说明：

接收申请后1个工作日内完成材料完整性检查：重点核对申请表填写是否规范、附件是否齐全（技术参数、询价单等）。

审核采购需求的合规性：是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需公开招标）、是否存在重复采购或可替代方案（如租赁vs购买）。

核对预算匹配度：通过财务系统查询预算项目余额，确认申请金额是否在预算额度内；若超预算，退回需求部门补充预算调整材料或优化采购方案。

输出结果：初审通过后，按采购金额划分审批权限流转（详见步骤3）；若不通过，注明原因并反馈至需求部门。

步骤3：多级审批（按金额分级授权）

责任主体：部门负责人、采购部经理、分管领导、总经理（根据金额调整）

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部经理

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人+采购部经理+分管业务领导

金额＞2万元：需求部门负责人+采购部经理+分管业务领导+总经理

操作说明：

各级审批人需在收到申请后1-2个工作日内完成审批，重点关注：需求必要性、成本合理性（对比历史价格及市场均价）、预算合规性。

对于大额采购（＞2万元），审批人可要求采购部补充供应商资质文件、成本分析报告或组织相关部门召开采购评审会。

审批通过后，流程自动流转至采购执行环节；若需修改，审批人需备注具体意见，退回至需求部门或采购部调整。

步骤4：采购执行与进度跟踪

责任主体：采购部专员

操作说明：

根据审批结果，按照“性价比最优、合规优先”原则确定供应商：

标准化物品（如办公用品）：优先选择框架协议供应商，直接下单；

非标准化物品（如设备定制）：组织技术部门与供应商确认技术细节，签订采购合同。

更新采购台账，记录供应商名称、合同金额、交付周期、付款节点等信息，同步向需求部门反馈预计到货日期。

跟踪交付进度：若供应商延迟发货，及时协调并通知需求部门；若出现质量问题，协同质量部门处理，必要时启动供应商考核机制。

步骤5：验收与结算

责任主体：需求部门、采购部、财务部

操作说明：

需求部门在收到物品/服务后2个工作日内组织验收，对照采购订单和技术参数确认数量、质量、功能是否符合要求，填写《验收单》并签字。

采购部收集《验收单》、采购合同、发票（合规性检查）等材料，提交财务部审核。

财务部核对“三单匹配”（订单、验收单、发票），确认无误后安排付款，并在系统中更新预算执行情况。

步骤6：流程归档与数据复盘

责任主体：采购部、档案管理员

操作说明：

每月将采购申请表、审批记录、合同、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年（固定资产采购需延长至5年以上）。

每季度分析采购数据：如各品类采购成本占比、供应商交付准时率、预算执行偏差率等，形成《采购效率分析报告》，提出优化建议（如调整供应商结构、优化采购频次）。

三、采购申请审批表模板结构

区域

字段名称

填写说明

基本信息区

申请单号

系统自动（格式：CG-YYYYMMDD-X）

申请人

需求部门经办人姓名（用代替，如某）

联系方式

内部分机号或企业即时通讯号（禁止填私人电话）

申请部门

需求部门全称（如“行政部”“生产一部”）

申请日期

提交申请的年月日

采购需求详情区

物品/服务名称

全称（如“A4复印纸”“型号数控机床”）

规格型号/技术参数

详细描述（如“80g白色，500张/包”“功率≥7.5kW，精度±0.01mm”）

采购数量

明确单位（如“100包”“1台”）

用途说明

具体使用场景（如“用于日常办公打印”“用于生产线设备调试”）

期望到货日期

年月日（需预留合理采购周期，如“2024-06-30”）

预算与成本区

预算项目编号

财务系统预算编码（如“YG2024-001”）

年度预算金额

该项目本年度总预算额度

本次申请金额

大写+小写（如“人民币伍仟元整￥5,000.00”）

市场询价记录

附件至少3家供应商报价（