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文档编制与管理制度范本

第一章总则

第一条制度目的

为规范组织内部文档的编制、审核、审批、发布、修订及存储管理，保证文档内容的准确性、规范性、时效性和安全性，提高工作效率，降低管理风险，特制定本制度。

第二条制定依据

依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及相关行业管理要求，结合组织实际情况制定。

第三条适用范围

本制度适用于组织内所有部门及员工在开展管理、技术、业务等活动中产生的各类文档，包括但不限于：管理制度、操作规程、流程图表、方案报告、会议纪要、合同协议、技术标准等。

第二章职责分工

第四条编制部门职责

根据业务需求或上级要求，组织文档的编制、起草工作，保证内容真实、完整、符合规范；

收集编制所需的背景资料、数据及意见，对文档内容的准确性负责；

按照审批流程提交文档，并根据审核意见进行修改完善。

第五条审核部门职责

对文档的格式规范性、内容完整性、逻辑严谨性、流程合规性进行审核；

对文档中涉及跨部门协作的内容，协调相关部门确认一致；

提出明确的审核意见，对审核环节的合规性负责。

第六条审批部门职责

对文档的必要性、可行性、合规性及与组织战略、制度的匹配性进行审批；

对涉及重大事项或高风险的文档，组织专项论证后审批；

对审批结果的准确性及权威性负责。

第七条归档管理部门职责

负责审批通过文档的统一编号、登记、存储、借阅及销毁管理；

建立文档台账，保证文档可追溯、可查询；

定期对文档存储环境进行检查，保障文档安全。

第三章文档编制全流程操作指引

第八条需求分析与立项

需求提出：业务部门根据工作需要或上级指令，填写《文档编制需求申请表》（见附件1），明确文档名称、类型、目的、适用范围、完成时限等，部门负责人签字确认后提交归档管理部门备案。

任务分配：归档管理部门汇总需求，报分管领导审批后，指定编制部门（或牵头部门）及编制负责人。

第九条资料收集与框架设计

资料收集：编制负责人组织收集与文档相关的政策法规、历史文件、业务数据、技术资料等，保证资料来源可靠、内容准确。

框架设计：根据文档类型和目的，设计文档框架（如总则、职责、内容、附则等章节），明确各章节核心内容及编写要求，报编制部门负责人确认。

第十条文档起草

内容编写：编制人员按照框架设计及编写规范（格式要求见第十四条）起草文档，保证内容逻辑清晰、表述准确、无歧义，数据真实可靠。

内部审核：起草完成后，编制部门组织内部交叉审核，重点检查内容完整性、格式规范性及与现有制度的衔接性，形成《文档内部审核记录》（见附件2）。

第十一条跨部门会签

会签范围：文档内容涉及其他部门职责或利益的，需发送至相关部门进行会签。

会签反馈：相关部门收到会签文件后，应在3个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为无异议。对存在异议的内容，编制部门需与相关部门协商一致，无法达成一致的报分管领导协调。

第十二条正式审核

提交审核：编制部门将修改完善后的文档、内部审核记录及会签意见，连同《文档审核审批表》（见附件3）提交至审核部门。

审核实施：审核部门在5个工作日内完成审核，重点检查：

（1）是否符合国家法律法规及组织制度要求；

（2）是否满足业务需求及编制目的；

（3）格式是否规范、表述是否清晰；

（4）跨部门会签意见是否落实。

审核反馈：审核部门将审核意见书面反馈编制部门，编制部门需在2个工作日内完成修改并重新提交，直至审核通过。

第十三条审批发布

提交审批：审核通过的文档，由审核部门提交至审批部门（分管领导或总经理办公会）。

审批实施：审批部门在3个工作日内完成审批，对重大文档可组织现场评审或会议审议。

正式发布：审批通过后，由归档管理部门统一编号、排版、印刷（或电子化发布），并通过内部办公系统、公告栏等渠道发布，同步更新《文档台账》（见附件4）。

第十四条修订与废止

修订触发条件：

（1）国家法律法规、政策标准发生变化；

（2）组织战略、业务流程或机构调整；

（3）文档内容存在错误、遗漏或不适用；

（4）使用部门提出修订申请且经审批同意。

修订流程：修订流程参照第八条至第十三条执行，修订后需重新标注版本号（如V1.0→V2.0）及修订日期。

废止管理：对已不适用或被新文档替代的旧文档，由编制部门提出废止申请，经审批后由归档管理部门注销台账并统一销毁（涉密文档按保密规定处理）。

第四章配套工具表格模板

附件1：文档编制需求申请表

文档名称

文档类型（□管理类□技术类□业务类□其他）

编制部门

编制负责人

联系方式

申请日期

编制目的

（简述文档要解决的问题及预期目标）

适用范围

（明确文档适用的部门、人员或业务场景）

主要内容框架

（列出文档章节及核心要点）

计划完成时限

年月日

部门负责人意见

签字：日期：

归档管理部门意见

签字：日期：

分管领