合同管理电子化标准化系统.docVIP

合同管理电子化标准化系统工具模板

一、系统应用场景与适用对象

本系统适用于各类企业、事业单位及社会组织，覆盖合同全生命周期管理需求，核心应用场景包括：

（一）企业内部合同全流程管控

适用于企业法务部、行政部、业务部门等，实现从合同起草、审批、签订到履行、归档的标准化管理。例如销售部门需快速起草采购合同，法务部门需审核条款合规性，财务部门需关联付款节点，管理层需实时查看合同履约进度。

（二）跨部门协作与审批效率提升

针对多部门参与的合同审批场景，如大型项目合同需业务部、财务部、法务部、总经理层依次审批，系统可通过线上流程固化审批节点，自动流转待办事项，减少线下纸质传递耗时，避免审批遗漏。

（三）合同履约动态跟踪与风险预警

适用于需监控合同执行情况的场景，例如长期服务合同需跟踪阶段性交付成果，付款类合同需提醒收款节点，系统可设置履约提醒规则，对逾期未履行、条款变更等风险自动预警，降低违约风险。

（四）合规性审查与审计支持

满足企业内控审计、外部监管检查需求，系统可留存合同全流程操作日志，记录起草人、审批人、修改时间、意见反馈等信息，保证合同审批过程可追溯，条款变更留痕，支持快速调取审计所需合同资料。

二、系统操作全流程指南

（一）用户登录与权限初始化

登录系统：通过企业统一身份认证账号（如OA账号）登录系统，首次登录需修改初始密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位。

权限配置：管理员根据用户角色分配权限，例如：

起草人：可创建合同、填写模板、提交审批；

审批人：可查看待审批合同、填写审批意见、通过/驳回申请；

管理员：可管理用户权限、设置审批流程、导出统计数据。

（二）合同创建与模板选择

进入合同创建页面：登录后“合同管理”→“新建合同”，选择合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同等）。

选择标准模板：系统内置多类标准化模板（含国家示范文本及企业自定义模板），根据合同类型选择对应模板，例如选择“采购合同模板”，模板自动填充通用条款（如付款方式、违约责任等）。

自定义模板（可选）：若标准模板不满足需求，可“自定义模板”，基于现有模板修改条款，保存后命名为“部门专用模板”，仅本部门可见。

（三）合同信息填写与附件

填写基础信息：根据模板要求填写必填项，包括：

合同编号：系统自动（格式：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024-采-001”），支持手动修改；

合同主体：填写甲方（企业全称、统一社会信用代码）、乙方（名称、证件类型及号码）；

合同标的：名称、规格、数量、单价、金额（大小写需一致）；

履约信息：履行期限、交付地点、验收标准、付款节点（可关联财务系统计划）。

附件：支持合同相关附件，如技术协议、报价单、资质证明等，单个附件不超过50MB，需保证附件清晰、完整，命名规范（如“项目报价单pdf”）。

（四）审批流程发起与节点处理

提交审批：信息填写完成后，“提交审批”，选择审批流程（如“部门负责人→法务→总经理”），系统自动推送待办通知给第一审批人。

审批节点操作：

审批人处理：登录后“待审批”查看合同，支持在线查看合同文本、附件，填写审批意见（通过/驳回，驳回需注明原因）；

驳回处理：若驳回，合同状态变为“驳回”，起草人可修改后重新提交；

通过处理：审批通过后，自动流转至下一节点，直至所有节点完成。

审批催办：若审批人超过2个工作日未处理，系统自动发送催办提醒（短信/系统消息）。

（五）电子签章与合同生效

发起电子签章：审批通过后，合同状态变为“待签署”，系统自动向甲乙双方发送电子签章邀请（通过手机号/企业认证账号）。

签章操作：

个人用户：通过手机APP或小程序完成人脸识别后签章；

企业用户：使用企业数字证书（如U盾）进行签章，签章位置需与纸质合同一致（如签字处、公章处）。

合同生效：双方签章完成后，合同状态自动更新为“已生效”，系统带电子签章的PDF合同文本，支持打印。

（六）合同归档与查询统计

自动归档：生效后的合同自动归档至“合同档案库”，按合同类型、签订时间、部门等维度分类存储，支持添加自定义标签（如“重点项目”“急件”）。

合同查询：支持多条件查询，如按合同编号、合同名称、乙方名称、签订日期等，模糊搜索可输入关键词（如“项目”）。

统计分析：进入“数据统计”模块，可合同台账（含数量、金额、类型分布）、审批时效报表（平均审批时长、驳回率）、履约跟踪表（未履约、逾期合同清单），支持导出Excel格式。

三、核心业务模板示例

（一）合同基本信息表（台账模板）

字段名称

字段类型

必填

说明

示例值

合同编号

文本

是

系统自动，格式：YYYY-部门简称-合同类型-序号

2024-销-服-008

合同名称

文本

是

简明扼要反映合同内容

“公司年度软件采购合同”

合同类型

单选

是

采购