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食品采购管理制度2025

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司食品采购行为，确保采购食品及原料的安全与质量，保障消费者健康，降低经营风险，依据《中华人民共和国食品安全法》、《食品安全法实施条例》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有与食品（含原料、辅料、食品添加剂、食品相关产品）采购活动相关的部门、人员及业务流程。凡涉及食品采购的计划、索证索票、供应商选择、验收、存储等环节，均须遵守本制度规定。

第三条基本原则

食品采购应遵循“安全第一、质量优先、合规采购、全程可控”的原则。确保采购行为的合规性、透明性与经济性，在保障食品安全与质量的前提下，追求合理成本控制。

第二章组织与职责

第四条采购部门职责

采购部门是食品采购的归口管理部门，主要负责：

1.制定和执行食品采购计划；

2.供应商的寻源、评估、选择、建档与动态管理；

3.采购合同的洽谈、签订与管理；

4.组织食品到货验收，并协调不合格品的处理；

5.采购档案的收集、整理与归档；

6.配合相关部门进行食品安全追溯与问题调查。

第五条需求部门职责

各需求部门（如生产部、餐饮部等）负责：

1.根据生产或经营需要，提出清晰、准确的食品采购需求，明确品名、规格、数量、质量标准及交货期；

2.参与对所购物资的质量验收，特别是与本部门使用相关的专业性指标；

3.反馈采购食品在使用过程中出现的质量问题。

第六条质量管理部门职责

质量管理部门负责：

1.制定或参与制定关键食品原料的质量标准；

2.对供应商的资质文件及产品检验报告进行审核；

3.监督采购过程中的索证索票及进货查验制度执行情况；

4.参与重大食品安全问题的调查与处理。

第七条仓储部门职责

仓储部门负责：

1.对到货食品进行数量清点及初步感官查验；

2.按照食品特性及存储要求进行规范存放；

3.对库存食品进行定期检查，防止过期、变质。

第三章采购流程管理

第八条采购需求与计划

需求部门应根据实际需求，填写《采购申请单》，经部门负责人审批后提交至采购部门。采购部门汇总各需求，结合库存情况及市场供应，制定《采购计划》，报相关领导审批后执行。计划应考虑季节性、市场波动等因素，确保供应稳定。

第九条供应商选择与管理

1.供应商资质要求：供应商必须持有有效的《营业执照》、《食品生产许可证》或《食品经营许可证》等法定资质。对特殊类别的食品（如保健食品、婴幼儿配方食品等），供应商还需提供相应的专项许可证明。

2.供应商评估：采购部门会同质量管理等部门，对供应商的生产能力、质量保障体系、供货稳定性、信誉状况、社会责任（如环保、劳工权益）等进行综合评估。优先选择质量稳定、信誉良好、具有可持续供应能力的供应商。

3.供应商名录：建立合格供应商名录，实行动态管理。定期对供应商进行复评，不合格者应及时从名录中清除。鼓励与优质供应商建立长期稳定的合作关系。

4.样品确认：对于首次采购或关键原料变更，应要求供应商提供样品，经质量管理部门及需求部门共同检验确认合格后方可批量采购。

第十条采购实施与合同管理

1.采购部门应根据审批后的采购计划，向合格供应商下达采购订单或签订采购合同。合同内容应明确品名、规格、数量、质量标准、价格、交货期、验收方式、违约责任及争议解决方式等。

2.对于长期合作或大额采购，应签订书面合同，并经法务部门或相关负责人审核。

3.鼓励采用招投标、竞争性谈判等方式进行采购，以提高采购效率和透明度。

第十一条到货验收

1.食品到货后，仓储部门应会同采购部门、需求部门（必要时质量管理部门参与）共同进行验收。

2.验收内容包括：感官性状（如色泽、气味、组织状态等）、包装完整性、标签标识（如生产日期、保质期、厂名厂址、成分表等）是否符合要求，数量是否与订单一致。

3.严格执行索证索票制度，向供应商索取并查验有效的《食品生产许可证》或《食品经营许可证》复印件、产品出厂检验合格证明（或第三方检验报告），以及购货凭证等。上述文件应齐全、有效，并与所购食品信息相符。

4.验收合格的食品，方可入库存储，并做好验收记录。验收不合格的食品，应立即通知采购部门，由采购部门负责与供应商协商退换货或其他处理，并做好不合格品处理记录。

第十二条不合格品处理

对验收不合格或在存储、使用过程中发现的不合格食品，应立即隔离存放，明确标识，并由采购部门牵头，会同相关部门分析原因，及时与供应商沟通处理，严禁不合格食品流入生产或销售环节。处理过程应有详细