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业务需求调研报告撰写指南

一、适用场景与价值

业务需求调研报告是连接业务目标与技术实现的核心桥梁，广泛应用于以下场景：

新项目启动：如企业数字化转型中新建客户关系管理系统（CRM），需通过调研明确业务痛点、功能边界及用户期望；

现有系统优化：如电商平台发觉订单处理效率低下，需调研现有流程瓶颈，为系统升级提供依据；

跨部门协作需求：如财务部门与销售部门对业绩数据统计口径存在分歧，需通过调研统一需求，明确数据交互规则；

合规与流程再造：如金融行业需满足新的数据安全法规要求，调研现有流程与合规要求的差距，制定改进方案。

其核心价值在于：保证需求准确性（避免理解偏差）、明确项目边界（控制范围蔓延）、降低沟通成本（形成共识文档）、为后续设计开发提供依据（减少返工风险）。

二、撰写流程与操作细则

（一）前期准备：明确调研目标与范围

操作步骤：

定义调研目标：与项目发起人（如部门经理、产品负责人）对齐，明确调研需解决的核心问题（例：“优化采购审批流程，将平均审批时长从5天缩短至2天”）。

确定调研范围：

业务范围：涉及哪些部门（如采购部、财务部、仓储部）、哪些流程环节（如申请、审批、执行）；

用户范围：明确调研对象（如采购专员、部门主管、财务审核员*），按角色分类（决策者、执行者、使用者）。

组建调研团队：至少包含业务分析师（主导）、业务专家（提供领域知识）、项目经理*（把控进度）。

制定调研计划：明确时间节点（如“第1周完成访谈，第2周完成问卷分析”）、资源需求（如会议室、调研工具）、风险预案（如关键用户出差，需准备备选访谈时间）。

（二）需求收集：多渠道获取原始信息

操作步骤：

访谈法（适用于深度挖掘复杂需求）：

提前准备访谈提纲，包含开放式问题（如“当前采购审批中，您认为最耗时的环节是什么？”）和引导式问题（如“如果增加‘紧急订单’标签，对您的工作是否有帮助？”）；

访谈时采用“倾听-确认-追问”技巧，记录用户原话（如“领导出差时，纸质审批单无法流转，导致延误”）；

访谈后24小时内整理纪要，与被访谈人确认（如“您提到的‘纸质审批单无法流转’，是否指线下审批依赖领导签字，且无法远程查看进度？”）。

问卷法（适用于大规模标准化需求收集）：

设计结构化问卷，包含单选题（如“您每月处理采购申请的次数是？”）、多选题（如“您希望在审批界面看到哪些信息？”）、量表题（如“当前审批流程的效率评分（1-5分，1分非常低，5分非常高）”）；

通过内部系统（如企业OA）发放，设置填写截止时间（如“3天后截止”），对回收问卷进行有效性筛选（剔除填写时间1分钟或答案矛盾的问卷）。

观察法（适用于流程可视化）：

跟随用户实际操作（如观察采购专员*从提交申请到审批完成的完整流程），记录实际操作步骤、工具使用情况、异常处理方式（如“用户发觉金额填写错误时，手动撤回申请并重新提交”）；

拍摄操作流程视频（需提前征得用户同意），标注关键节点（如“审批节点需3个领导签字，平均耗时1.5天”）。

文档分析法（适用于现有流程梳理）：

收集现有流程文档（如《采购管理制度》）、表单（如《采购申请单》）、系统操作手册，分析现有流程的规则、输入输出、责任分工；

标记文档中模糊或矛盾之处（如“制度要求‘紧急订单需24小时内审批’，但未定义‘紧急订单’标准”）。

（三）需求分析：提炼核心需求与优先级

操作步骤：

需求分类：将收集的需求分为业务需求（如“提升采购审批效率”）、用户需求（如“支持移动端审批”）、功能需求（如“开发审批流程引擎，支持自定义审批节点”）、非功能需求（如“系统响应时间≤2秒”）。

需求建模：

用例图：明确系统与用户的交互边界（如“采购专员”角色包含“提交申请”“查看进度”“撤回申请”用例）；

流程图：绘制“现状流程”（如当前采购审批流程）和“未来流程”（如优化后的线上审批流程），标注差异点（如“未来流程增加‘自动催办’功能”）；

数据流图：分析数据的输入、处理、输出（如“采购申请单”数据从“采购专员”输入，经“系统”校验、分配，输出“审批任务”给“部门主管”）。

需求优先级排序：采用MoSCoW法则（Musthave必须有、Shouldhave应该有、Couldhave可以有、Won’thave这次不做），结合业务价值（对目标贡献度）和成本（开发、运维资源）评估：

例：“Musthave”：审批流程线上化、支持领导远程签字；“Shouldhave”：订单状态实时推送；“Couldhave”：历史数据导出为Excel；“Won’thave”：与供应商系统对接（本次范围外）。

（四）报告撰写：结构化呈现调研成果

操作步骤：

报告框架：

封面：报告名称（如“公司采购审批流程优化需求调研报告”）、版本号、编制人、审核人、日期；

目录：自动章节及页码；

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