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采购管理流程标准模板

一、适用范围与典型应用场景

常规物资采购：办公耗材、生产原材料、设备配件等计划内采购；

项目专项采购：研发项目、基建工程、市场活动等需专项审批的采购；

紧急采购：突发故障抢修、应急物资保障等需快速响应的采购；

服务类采购：咨询服务、运维服务、外包服务等非实体采购。

二、采购管理全流程操作指引

采购流程需遵循“需求导向、合规优先、效益最大化”原则，分为需求提出、审批立项、供应商选择、订单执行、验收入库、财务结算六个阶段，各阶段责任主体及操作要求

阶段一：需求提出与初审

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部门

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需求填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、期望交付日期等关键信息，并附相关支撑材料（如技术参数、图纸、项目方案等）。

部门初审：需求部门负责人审核需求的合理性（如必要性、数量准确性），签字确认后提交采购部门。

采购复核：采购部门核对需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额），并评估市场行情（如价格区间、供货周期），必要时与需求部门沟通调整需求。

阶段二：审批立项

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门、分管领导/采购委员会

操作步骤：

分级审批：根据采购金额及类型，按权限逐级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部门负责人；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门→分管副总；

金额＞5万元或特殊品类：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门→分管副总→采购委员会/总经理办公会。

立项确认：审批通过后，由采购部门出具《采购立项通知书》，明确采购方式（如询价、招标、单一来源等）、预算金额及时间要求。

阶段三：供应商选择与确定

责任主体：采购部门、需求部门、评审小组（如需）

操作步骤：

供应商寻源：采购部门通过公开渠道（如供应商库、行业平台、推荐名录）收集至少3家合格供应商信息，并对其资质（如营业执照、相关许可证、业绩案例）、履约能力（如供货周期、质量保障、售后服务）进行初步筛选。

采购方式执行：

询价采购：向3家及以上供应商发出询价单，要求在规定时间内提供报价单，采购部门对比价格、质量、服务等，选择最优供应商；

招标采购：按《招标投标法》及相关单位规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供应商；

单一来源采购：仅1家供应商能满足需求（如专利产品、紧急维修），需经分管领导特批并说明理由。

结果确认：采购部门将供应商选择结果（含报价、对比分析表）反馈需求部门确认，双方签字后形成《供应商确定记录》。

阶段四：订单执行与合同签订

责任主体：采购部门、法务部门（如需）、供应商

操作步骤：

订单制作：采购部门根据确定的供应商信息及需求细节，制作《采购订单》，明确物料/服务信息、价格、交付时间、交付地点、付款方式、违约责任等，经采购部门负责人审核后盖章发出。

合同签订：对于金额较大或复杂的采购项目，需签订正式采购合同。法务部门审核合同条款（如知识产权、争议解决方式），采购部门与供应商双方签字盖章，合同原件交财务部门存档。

订单跟踪：采购部门定期跟进订单执行进度，协调解决供应商履约中的问题（如生产延迟、物流异常），保证按期交付。

阶段五：验收入库

责任主体：需求部门、仓库管理部门、采购部门

操作步骤：

到货核对：供应商交付物料/服务时，需求部门与仓库管理人员共同核对实物与订单信息（名称、规格、数量、外观等），确认无误后签收《送货单》。

质量检验：

外观检验：检查包装是否完好、有无破损；

功能测试：按技术参数要求进行功能验证（如设备开机测试、材料抽样检测）；

服务验收：核对服务内容是否符合合同约定（如培训时长、服务响应速度）。

入库与记录：检验合格后，仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，并将验收结果反馈采购部门；若不合格，由采购部门联系供应商退换货或处理。

阶段六：财务结算

责任主体：采购部门、财务部门、供应商

操作步骤：

单据提交：采购部门整理采购全流程单据（采购申请单、订单、合同、验收单、发票等），提交财务部门审核。

付款审批：财务部门核对单据一致性（如金额、数量、发票信息）及付款条件（如是否达到付款节点），按审批权限报相关领导签字。

款项支付：财务部门通过银行转账或支票方式向供应商付款，并在付款后3个工作日内将付款凭证反馈采购部门，更新供应商付款记录。

三、核心流程配套表单模板

表1：采购申请单

申请部门

申请日期

需求编号

物料/服务名称

规格型号

单位

预估单价

预估总价

期望交付日期

用途说明（附技术参数/图纸等）

需求部门负责人签字：

日期：

采购部门复核意见：

签字：

日期：

表2：供应商对比分析表

供应商名称

资质等级

报价（元）