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人力资源管理工具包：人事管理实用宝典

一、员工入职管理：新员工融入全流程

适用情境

企业招聘新员工后，需办理正式入职手续，建立员工档案，明确劳动关系，帮助新员工快速熟悉公司环境与工作要求。

操作指引

需求发起：用人部门确认新员工到岗日期，向人力资源部提交《入职需求表》，注明岗位、职责、到岗时间及特殊要求。

资质审核：人力资源部核对新员工提供的证件号码、学历学位证、离职证明（如有）等材料原件，留存复印件备案。

材料准备：为新员工准备劳动合同、员工手册、岗位职责说明书、保密协议等文件，保证合同条款符合《劳动合同法》规定。

信息录入：在人力资源管理系统（HRMS）中录入新员工基本信息（姓名、证件号码号、岗位、薪资等），开通企业邮箱、门禁等权限。

合同签订：向新员工说明劳动合同内容，双方签字盖章后，员工留存一份，人力资源部存档一份。

入职引导：安排专人带领新员工熟悉办公区域、同事介绍、公司制度讲解，并发放办公用品（工牌、电脑、文具等）。

参考模板

表1：员工信息登记表

序号

项目

内容

备注

1

姓名

*某某

2

性别

3

证件号码号

需核对原件

4

联系方式

手机+紧急联系人

5

入职岗位

6

所属部门

7入职日期

8

教育背景

最高学历及毕业院校

9

期望薪资

与录用通知书一致

表2：入职材料清单

序号

材料名称

份数

要求

1

证件号码复印件

2份

正面+反面

2

学历学位证复印件

2份

需加盖“与原件相符”章

3

离职证明原件

1份

?加盖原单位公章

4

体检报告原件

1份

三个月内有效

5

一寸免冠照片

4张

蓝底或白底

关键提示

入职材料需保证真实有效，避免虚假信息导致用工风险；

劳动合同应在入职1个月内签订，明确试用期、薪资、工作地点等核心条款；

入职引导需注重员工体验，可安排部门负责人介绍团队及工作目标，增强归属感。

二、员工转正管理：试用期评估与转化

适用情境

试用期员工（通常1-6个月，根据劳动合同约定）期满前，需对其工作表现、适应能力进行综合评估，确认是否正式录用。

操作指引

到期提醒：人力资源部在试用期前7天，向员工及用人部门发送《转正提醒函》，明确提交申请的截止时间。

提交申请：员工填写《员工转正申请表》，附试用期工作总结（含岗位职责完成情况、成果、不足及改进计划），提交至部门负责人。

部门评估：部门负责人根据员工日常表现、任务完成质量、团队协作等维度，填写《试用期评估表》，给出“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”的结论，并说明理由。

人力资源审核：人力资源部核对评估表与员工考勤、培训记录等，保证评估流程合规，对“延长试用期”的，需确认延长期限不超过法定上限（总试用期不超过6个月）。

结果通知：审核通过后，人力资源部向员工发送《转正通知书》，明确转正日期、薪资调整（如有）及岗位职责；未通过则沟通后续安排（如离职或转岗）。

参考模板

表3：员工转正申请表

基本信息

内容

姓名

*某某

入职日期

试用期至

所在部门

现任岗位

试用期工作总结

（附页，重点描述岗位职责履行情况、主要成果、自我评价）

个人发展目标

（未来3-6个月工作计划及能力提升需求）

表4：试用期评估表

评估维度

评分（1-5分）

评分说明（1-2句话）

工作态度

如：积极主动，责任心强

业务能力

如：快速掌握岗位技能，任务完成质量高

团队协作

如：主动配合同事，沟通顺畅

纪律遵守

如：严格遵守公司考勤及制度

综合评估结论

□同意转正□延长试用期个月□不予转正

理由：

关键提示

试用期评估需客观量化，避免主观臆断，建议结合关键绩效指标（KPI）或岗位胜任力模型；

“不予转正”需提前3天书面通知员工，并说明理由，避免劳动争议；

转正后应及时更新员工档案信息（如薪资调整、岗位变动）。

三、考勤管理：日常出勤与异常处理

适用情境

企业需规范员工工作时间、请假流程，准确统计出勤情况，为薪资核算、绩效考核提供依据。

操作指引

考勤方式确认：根据岗位性质选择考勤方式（如指纹/人脸识别打卡、线上考勤系统、外出签到等），明确上下班时间（如9:00-18:00，午休1小时）。

数据收集：每日考勤结束后，人力资源部或行政部导出打卡数据，核对迟到、早退、旷工、外出等异常情况。

异常处理：

迟到/早退：员工需在24小时内通过OA系统提交《异常考勤说明》，部门负责人审批后，人力资源部备案；

请假：员工提前填写《请假申请单》（事假、病假、年假等），附证明材料（如病假条），按权限审批（如1天以下部门批，1天以上人力资源部批）；

旷工：未请假或请假未批擅自缺勤，按公司制度处理（如扣减当日薪资）。

月度统计：每月5日前，人力资源部汇总上月考勤数据，《月度考勤统计表》，经员工确认后，提交财务部核算薪资。

参考模板

表5：月度考勤统计表

部门

姓名

应出勤天数

实际出勤