企业沟通纪要记录及跟进模板.docVIP

适用场景说明

操作步骤详解

一、会前：明确沟通目标与准备

确定沟通核心目的

根据会议类型（如项目决策、问题解决、信息同步等），明确本次沟通需达成的具体目标，例如“确定项目A下一阶段开发计划”“解决B部门流程卡点问题”等。

梳理沟通议题与材料

提前整理需讨论的关键议题，并列出相关背景资料、数据支撑或待决策文档，保证参会人员提前知晓内容，提高沟通效率。

确认参会人员与分工

明确会议主持人（负责把控节奏、引导讨论）、记录人（负责填写模板）、核心参会人（决策或执行层）及列席人员（提供信息支持），提前通知会议时间、地点及议程。

二、会中：聚焦讨论与关键信息记录

核对参会情况

会议开始前，记录人确认实际参会人员、缺席人员及原因（如“*经理因客户接待请假”），保证信息完整。

逐项议题讨论与记录

按照议程顺序，逐项记录议题讨论过程：

讨论要点：简要记录各方观点、分歧点及共识，避免冗长描述，突出关键数据（如“预算需控制在5万元以内”“需提前3天完成测试”）。

决议事项：明确最终结论，保证无歧义（如“同意采用方案C，由*组负责技术落地”）。

待办事项：详细记录每项任务的负责人、具体内容、交付标准及时限（如“*工负责整理需求文档，周五下班前提交”）。

确认遗留问题

对未达成一致或需进一步讨论的事项，明确下一步行动方向（如“*部门需补充市场数据，下周二前反馈”）。

三、会后：整理、分发与跟进落实

整理纪要初稿

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要初稿，重点核对决议事项、待办任务（负责人、内容、时间）的准确性，保证与会议内容一致。

审核与分发

纪要初稿提交主持人审核，确认无误后，通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人。

跟进任务进度

定期提醒：根据待办事项截止时间，记录人或负责人提前1-2个工作日提醒相关人员（如“*工，需求文档提交截止时间为周五17:00，请及时完成”）。

进度反馈：任务负责人需在纪要中明确的时间节点反馈完成情况，若遇延期，需说明原因及调整后的计划（如“需求文档因客户需求调整，延期至下周一提交，已同步*经理”）。

归档与复盘

完成所有待办任务后，纪要由行政部门或项目组统一归档（电子档存于共享文件夹，纸质档存档于指定文件柜），便于后续查阅；对周期性会议，可定期复盘纪要内容，总结问题优化流程。

纪要模板表格

会议基本信息

会议名称

（例：项目A第三阶段推进会）

日期

年月日

时间

上/下午时分-时分

地点

（例：3楼会议室A/线上会议）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

总监、主管、工、专员（共X人）

缺席人员及原因

经理（客户接待）、工（病假，已同步会议纪要）

议题与讨论记录

议题1：（例：项目A开发进度同步）

讨论内容

工：目前前端开发完成80%，后端接口联调中，遇到数据兼容性问题；主管：需协调B组提供测试环境，预计2天内解决。

决议事项

1.由工协调B组获取测试环境，周三12:00前完成；2.工同步推进前端开发，保证周五前完成剩余功能。

待办事项

任务内容：协调B组测试环境负责人：*工截止时间：周三12:00完成情况：待更新

任务内容：完成前端剩余开发负责人：*工截止时间：周五17:00完成情况：待更新

议题2：（例：市场推广方案讨论）

讨论内容

专员：初步拟定线上线下推广计划，预算8万元；总监：需压缩预算至5万元，优先保证线上投放效果。

决议事项

同意预算调整为5万元，线上推广占比70%（重点投放短视频平台），线下占比30%（社区活动）。

待办事项

任务内容：修改推广方案预算负责人：*专员截止时间：周四17:00完成情况：待更新

任务内容：确认短视频平台合作资源负责人：*经理截止时间：下周三完成情况：待更新

遗留问题

需进一步确认：线下社区活动的具体合作方及场地费用，由*经理负责对接，下周二前反馈。

其他事项

下一步计划

周四召开方案审核会，确认最终推广计划；下周项目A进度周会照常举行。

分发范围

全体参会人员、总监、经理、行政部门

附件

（例：项目A进度表、推广方案初稿）

使用注意事项

记录客观准确：纪要需忠实反映会议内容，避免主观臆断，对决议和待办事项需逐项核对，保证责任主体、时间节点无遗漏。

突出重点内容：优先记录“做什么、谁来做、何时完成”，减少无关细节，便于快速获取关键信息。

及时性与闭环管理：会议纪需在24-48小时内整理并分发，待办任务需明确跟进责任人，保证“事事有回音、件件有着落”，避免任务石沉大海。

保密与归档：根据会议性质标注保密级别（如“内部公开”“仅限参会人员”），敏感信息（如未公开决策、财务数据）需严格控制分发范围；纪要归档时需按日期、会议类型分类，便于后续检索。

灵活调整：根据沟通场景复杂程度，可增删模板模块