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会议策划及执行总结报告模板

一、适用范围与背景

二、策划与执行全流程指引

（一）策划准备阶段

明确会议核心目标

根据业务需求确定会议目的（如信息同步、决策制定、问题解决、资源协调等），目标需具体、可量化（例如：“明确Q3产品迭代优先级，达成关键负责人共识”）。

输出：《会议目标确认单》（含目标描述、预期成果、衡量标准）。

确定会议基础要素

主题：简洁明了，体现会议核心（如“2024年H2销售策略研讨会”）。

时间：考虑参会人员日程，避开节假日或企业高峰期；单次会议时长建议控制在2-4小时（重要会议可分阶段进行）。

地点：内部会议优先选择企业会议室，外部会议需考察场地容量、设备条件、交通便利性；线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom）。

参会人员：明确主持人、主讲嘉宾、核心决策人及列席人员，提前发送会议邀请（含时间、地点、议程、准备要求）。

制定会议预算

列出费用明细：场地租赁、物料制作（背景板、手册、证件）、餐饮茶歇、嘉宾邀请、技术支持、交通住宿等（如需）。

输出：《会议预算表》（含项目、单价、数量、金额、备注）。

（二）筹备执行阶段

细化议程与分工

制定详细议程：明确各环节时间、内容、负责人（例如：“09:00-09:10签到，负责人：；09:10-09:20开场致辞，主讲人：”）。

成立筹备小组：分为物料组（负责物料设计、采购、分发）、场地组（负责布置、设备调试）、会务组（负责签到、引导、突发情况处理）、宣传组（负责摄影、记录、后期报道）。

输出：《会议议程表》《筹备分工表》（含任务、负责人、时间节点、完成标准）。

物料与场地准备

物料清单：会议资料（议程、手册、PPT）、参会证件（胸牌、手环）、宣传物料（背景板、横幅）、办公用品（笔、笔记本、便签纸）、应急物资（备用麦克风、充电宝、医药箱）。

场地布置：提前1天完成布置，检查投影仪、音响、灯光、网络等设备；线上会议需测试屏幕共享、录制、互动功能。

会前沟通与彩排

与主持人、主讲人确认流程及内容，提醒关键时间节点；

重要会议需进行全流程彩排（如环节衔接、设备操作、突发情况应对）。

（三）会议实施阶段

现场签到与引导

线下：设置签到处，核对参会信息，发放资料及证件；引导人员就位，指引座位、洗手间、茶歇区位置。

线上：提前10分钟开启会议室，发送会议及参会须知；管理员负责身份核验，开启聊天互动功能。

议程执行与现场协调

主持人按议程推进，严格控制各环节时间；

会务组全程在场，及时处理突发情况（如设备故障：立即启用备用设备；人员迟到：调整后续环节或预留缓冲时间）。

记录与资料留存

安排专人记录会议要点（含关键决策、待办事项、责任人及时间节点）；

摄影人员全程拍摄，重点记录议程推进、互动环节；会后整理会议纪要、PPT、签到表等资料。

（四）总结复盘阶段

收集反馈与效果评估

会后24小时内发送《会议反馈问卷》（含内容满意度、流程合理性、建议等），收集参会人员意见；

对照会议目标，评估实际达成情况（如“原计划确定3个优先级事项，实际达成2项，未达成项需后续跟进”）。

问题梳理与改进计划

汇总筹备及执行中的问题（如“物料制作延迟导致签到混乱”“线上会议网络卡顿影响互动”）；

分析问题原因，制定改进措施（如“下次提前5天确认物料供应商，增加备用网络线路”）。

资料归档与输出报告

整理会议资料（纪要、照片、反馈问卷、预算决算表），统一归档；

撰写《会议策划及执行总结报告》，提交上级审阅。

三、核心表格模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议主题

会议时间

年月日时分至时分（时区：□UTC+8□其他）

会议地点

□线下：具体地址□线上：平台及密码

会议目标

参会人员

核心决策人：；主讲嘉宾：；列席人员：（人数：）

预算总额

元（大写：）

负责人

联系方式：

（二）筹备分工表

任务名称

负责人

时间节点

完成标准

完成情况（□是□否）

备注

会议议程制定

*

2024–

确认各环节时间、内容、责任人

物料设计与采购

*

2024–

物料齐全、质量达标

含备用物资

场地布置与设备调试

*

2024–

设备正常运行、布局合理

提前1天完成

会议通知发送

*

2024–

参会人员确认率≥95%

含提醒

（三）会议议程表

时间

环节名称

内容描述

负责人

备注（如所需物料）

09:00-09:10

签到入场

核对信息，发放资料

*

签到表、证件、会议手册

09:10-09:20

开场致辞

介绍会议目标及流程

*

PPT

09:20-10:00

主题分享

行业趋势分析

*

PPT、激光笔

10:00-10:10

茶歇

饮用水、茶点

10:10-11:00

分组讨论

围绕议题输出方案

*

讨论题纸、白板、马克笔

11:00-11:30

成果汇报与总结

各组汇报