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岗位职责说明书编写规范

一、引言

在现代组织管理的体系中，岗位职责说明书犹如一块基石，它不仅是组织架构有效落地的载体，更是实现人力资源精细化管理的前提。一份科学、规范、清晰的岗位职责说明书，能够为招聘配置、绩效管理、薪酬福利、培训发展乃至员工职业规划等诸多人力资源模块提供明确的依据，同时也能让员工清晰认知自身角色定位、工作边界与期望贡献，从而提升整体组织效能。本规范旨在提供一套系统性的指导原则与实操方法，助力组织编制出真正具备指导意义与实用价值的岗位职责说明书。

二、编写原则

（一）准确性与真实性

岗位职责说明书的核心在于“写实”。编写者必须深入了解岗位的实际工作内容、流程、权限及所需技能，确保所有描述均基于客观事实，而非主观臆断或理想状态。避免使用模糊、含混或夸大的词汇，力求每一条款都经得起实践的检验。

（二）清晰性与明确性

文字表述应简洁易懂，逻辑清晰，避免使用专业术语堆砌或过于复杂的句式结构。对于职责、权限、任职要求等关键信息，应力求明确具体，使阅读者（无论是内部员工还是外部应聘者）能够快速准确地理解岗位的核心内容。

（三）动态性与适应性

组织处于不断发展变化之中，岗位的职责与要求也可能随之调整。因此，岗位职责说明书并非一成不变的静态文件，而应根据组织战略调整、业务流程优化、技术革新等因素进行定期回顾与修订，以确保其持续适应组织发展的需要。

（四）岗位导向而非人导向

岗位职责说明书描述的是岗位本身的要求和期望，而非当前在岗人员的个人特质或表现。因此，在编写时应聚焦于岗位的客观属性，避免将特定人员的能力或行为作为岗位标准。

（五）系统性与一致性

在同一组织内部，所有岗位的说明书应遵循统一的编写规范和框架，使用一致的术语和表述方式。这有助于形成系统化的岗位管理体系，便于横向和纵向的比较与管理。

三、核心内容与撰写指南

一份标准的岗位职责说明书通常包含以下核心模块，各模块的撰写应遵循相应指南：

（一）岗位基本信息

此部分为岗位的“身份标识”，应准确无误。

*岗位名称：应规范、简洁，能直观反映岗位的核心职能。避免使用易产生歧义或过于个性化的名称。

*所属部门/团队：明确岗位在组织架构中的隶属关系。

*直接上级：指明该岗位的汇报对象，需填写直接上级的岗位名称。

*直接下级：如有下属，列出直接管理的岗位名称及数量。

*岗位编号（如适用）：组织内部用于岗位识别的唯一编码。

*编制人数：该岗位的核定人员数量。

*岗位等级（如适用）：反映岗位在组织中的相对价值或层级。

*生效日期：说明书的制定或最后修订日期。

（二）岗位目标（岗位使命）

用简练的语言概括该岗位存在的核心价值和主要目标，即“为什么设立这个岗位”。通常一两句话即可，应能体现岗位对组织整体目标的贡献。

**撰写要点*：聚焦核心价值，避免过于宽泛或琐碎。例如，“确保公司财务管理的合规性与资金安全，为经营决策提供准确的财务数据支持。”

（三）工作职责与任务

这是岗位说明书的核心内容，应详细列出该岗位所承担的主要工作职责和具体任务。描述时，需使用明确的动词开头，清晰说明“做什么”以及“达到什么标准”。

**撰写要点*：

1.职责梳理：通过工作分析（如访谈、观察、工作日志分析等），全面梳理岗位的各项职责。

2.优先级排序：按职责的重要性或执行频率排序，通常列出5-8项核心职责即可。

3.行为动词：使用准确的行为动词开头，如“制定”、“执行”、“监督”、“协调”、“分析”、“汇报”等，避免使用“负责XX工作”这类模糊表述。

4.具体任务：在每项职责下，可简要列出主要的具体任务，但避免过于细化到操作步骤。

5.成果导向：尽可能描述职责的期望成果或产出标准，例如“提高客户满意度XX%”（此处XX仅为示例，实际编写时应根据情况设定可衡量指标或定性描述）。

**示例*：

*不佳：“负责市场推广。”

*优化：“制定年度市场推广策略与预算，并组织实施，以提升品牌在目标市场的知名度与影响力。”

（四）任职资格要求

明确胜任该岗位所需的基本条件，包括知识、技能、经验、能力等方面。这部分是招聘、选拔、培训的重要依据。

*教育背景：所需的最低学历要求、专业方向（如相关）。

*专业知识：岗位所需的特定领域知识，如财务知识、法律知识、行业知识等。

*工作经验：相关工作经验的年限要求，以及在特定岗位或项目上的经验（如管理经验、项目经验）。

*专业技能：完成岗位工作所必需的具体操作技能，如计算机操作技能、外语水平、特定软件使用能力等。

*核心能力：岗位所需的通用能力素质，如沟通协调能力、问题解决能力、团队合作能力、学习能力、抗压能力等。

*资格证书（如适用）：岗位要求的必备或优先的职