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行政办公室公文写作规范培训教材

前言：公文写作的重要性与基本原则

各位同事，大家好。在我们行政办公室的日常工作中，公文写作占据着举足轻重的地位。它是我们传达指令、沟通信息、记录事务、规范行为的重要工具，直接关系到工作的效率、决策的质量以及单位的形象。一份规范、严谨、高效的公文，能够准确、及时地传递信息，保障各项工作有序开展；反之，一份粗糙、混乱、失当的公文，则可能导致误解、延误工作，甚至造成不良影响。

因此，掌握公文写作的规范与技巧，是我们每一位行政办公室人员必备的职业素养。本培训教材旨在结合实际工作需求，系统梳理公文写作的基本知识、规范要求和实用技巧，帮助大家进一步提升公文写作能力，更好地适应岗位工作。

在公文写作中，我们应始终遵循以下基本原则：

1.准确规范：这是公文的生命线。内容必须真实准确，观点必须明确清晰，用词必须规范恰当，格式必须符合标准。

2.简洁高效：公文应力求言简意赅，避免冗长空洞。要用最少的文字表达最核心的意思，确保信息传递的效率。

3.庄重得体：公文具有严肃性和权威性，语言风格应庄重、平实、得体，符合行文对象和场合的要求。

4.实事求是：公文内容必须基于客观事实，反映真实情况，提出的措施和办法应切实可行。

5.安全保密：涉及国家秘密、工作秘密的公文，必须严格遵守保密规定，确保信息安全。

第一章：公文的种类与适用范围

行政办公常用的公文种类繁多，我们需要根据不同的行文目的和内容，选择恰当的文种。以下介绍几种最常用的公文类型及其适用范围：

1.1通知

通知是运用最为广泛的公文文种之一。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

*特点：使用频率高，应用范围广，时效性强。

*注意：内容应明确具体，事项清晰，要求到位。根据需要可分为指示性通知、批转性通知、转发性通知、事务性通知、会议通知等。

1.2报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

*特点：单向性（上行文），陈述性，事后性（多数情况下）。

*注意：报告中不得夹带请示事项。应如实反映情况，不夸大、不缩小。根据内容可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送报告等。

1.3请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

*特点：单向性（上行文），请求性，事前性。

*注意：一文一事，主送机关单一，不得越级请示（特殊情况需同时抄报被越过的机关）。语气应谦恭得体。

1.4函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

*特点：多向性（平行文为主，有时也用于上行或下行，但非主要行文方向），灵活性，商洽性。

*注意：内容单一，针对性强。用语应平和、礼貌。根据作用可分为商洽函、询问函、答复函、请批函等。

1.5纪要

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

*特点：纪实性，概括性，指导性。

*注意：忠实于会议原貌，突出重点，条理清晰，明确议定事项和责任分工。

1.6通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

*特点：教育性，指导性，时效性。

*注意：事实清楚，评价客观，用语恰当。根据内容可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报。

第二章：公文的格式规范

公文格式是公文严肃性和规范性的重要体现，必须严格按照国家标准执行。一份完整的公文通常由版头、主体、版记三部分组成。

2.1版头部分

版头又称文头，位于公文首页红色分隔线以上，包括：

*份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。

*密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

*紧急程度：紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

2.2主体部分

主体部分位于版头红色分隔线（不含）以下、版记红色分隔线（不含）以上，包括：

*标题：由发文机关名称、事由和文种组成。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多