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文件档案管理制度

第一章总则

1.1制度定位

本制度是单位全部文件档案工作的唯一技术规范与行为准则，覆盖纸质、电子、音视频、实物、数据五大形态，贯穿生成、流转、归档、保管、利用、鉴定、销毁、统计、审计九大环节。任何部门、任何人员、任何系统，凡涉及文件档案，必须无条件执行本制度，不得另行制定冲突条款。

1.2管理原则

（1）来源唯一：一份文件只认定一个责任部门、一个系统入口、一份元数据标准；

（2）全程留痕：任何操作必须写入不可篡改日志，日志保存期≥文件保管期限+10年；

（3）四性并重：真实性、完整性、可用性、安全性同步设计、同步验证、同步达标；

（4）最小权限：角色、岗位、项目、密级四维交叉授权，动态回收；

（5）先鉴定后归档：任何文件进入长期保管前，必须通过价值鉴定与风险鉴定双重门槛；

（6）利用驱动：保管不是目的，利用才是核心，所有流程以“30秒内定位、3分钟内获取”为性能基准。

第二章组织与职责

2.1档案治理委员会

由单位主要负责人任主任，信息化、保密、法务、业务、审计、档案六部门负责人为常任委员，季度例会，年度换届。职责：审批年度归档范围表、保管期限表、系统升级方案、销毁清单、应急预案。

2.2档案中心

直属办公室，编制不少于单位总人数1%，设收集整理、鉴定保管、开发利用、技术保障、安全保密五个科。中心拥有独立预算、独立机房、独立门禁、独立审计账号，对全部档案实体和数据拥有最终管理权。

2.3文件形成部门

指具体办文、办会、办事的处室或项目组。职责：在业务系统内同步完成预归档元数据录入，确保纸质文件在签发后2个工作日内向档案中心移交；对电子文件实行“双套制”：一份原生格式、一份版式固化格式。

2.4信息技术部

负责基础设施、备份、加密、迁移、格式转换、长期保存系统运维，接受档案中心业务指导，接受保密办安全审计。

2.5审计与风控部

每年对档案中心及文件形成部门进行专项审计，覆盖率100%，发现问题48小时内出具整改通知，整改结果纳入年度绩效考核。

第三章文件生命周期控制

3.1生成

（1）模板固化：所有发文模板由档案中心在OA系统内置，自动带入档号、分类号、保管期限、密级、页数、份数、责任者、成文日期八项元数据；

（2）过程稿管理：过程稿在系统中单独目录存储，30日后自动冻结，仅留痕不迁移；

（3）音视频采集：同步生成MD5、时长、分辨率、采样率、拍摄人、地点六元数据，写入文件头。

3.2流转

（1）在线审批：全部审批节点嵌入档案中心水印插件，每翻页自动叠加“单位名称+用户名+时间”矢量水印；

（2）离线补录：确需离线签批的，须使用档案中心发放的加密UKey，签批后24小时内由文件形成部门补传扫描件，系统比对哈希值一致方可关闭流程；

（3）补正与退回：任何退回操作必须写明原因，系统保留退回记录，禁止物理覆盖。

3.3归档

（1）时间窗口：电子文件在成文后5个工作日、纸质文件在印刷后7个工作日完成移交；

（2）质检清单：档案中心设12项必检字段，缺一项即退回，三次退回即约谈部门负责人；

（3）交接凭证：使用NFC芯片封条+二维码双标签，扫码自动写入交接人、交接时间、箱号、份数、重量、环境温湿度；

（4）介质要求：纸质文件采用70克无酸纸，双面打印；电子文件以PDF/A-2b、JPEG2000、WAV、XML为长期保存格式；

（5）病毒查验：100%通过档案中心专用隔离机扫描，白名单比对，发现病毒整批退回并通报保密办。

3.4保管

（1）库房分区：按密级、载体、保管期限三维分区，设置红、黄、蓝、绿四色地标，地面敷设铜箔网，统一接地电阻≤1Ω；

（2）密集架标准：七层双面，每层承重≥80kg，层板厚度≥1.2mm，带防尘、防光、防鼠三板；

（3）温湿度：纸质库14℃–24℃，相对湿度45%–60%，每30分钟自动记录，超标15分钟即短信报警；

（4）电子库：采用蓝光光盘、磁带、固态硬盘三级异质备份，磁带每年倒带一次，光盘每5年抽检10%，固态硬盘每3年通电一次；

（5）保存系统：基于OAIS模型构建，每90天进行FixityCheck，生成报告由档案治理委员会签字存档。

3.5利用

（1）权限矩阵：公开、内部、秘密、机密、绝密五级，与岗位、项目、密级、期限交叉，动态继承；

（2）阅览方式：馆内阅览、受控下载、加密外借、远程调卷四种，任何利用须提前1小时在系统预约，刷身份证+人脸识别双重认证；

（3）复制限制：秘密级以上禁止整本复制，仅提供指定页，打印输出带隐形水印，打印日志保存永久；

（4）外借时限：机密级以下不超过7个工作日，绝密级原则上不外借，确需外借的由单位主要负责人审批，借出期间每日电话回访；

（5）利用统计：系统每月自动生成利用率、拒用率、响应时长、热门关键词四类报表，作为鉴定复