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车辆维修档案管理制度范本

第一章总则

1.1目的

为规范车辆维修档案的收集、整理、保管、利用与销毁全过程，确保维修数据真实、完整、可追溯，降低运营风险，提升车辆全生命周期管理水平，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司所属全部机动车辆（含生产用车、行政用车、租赁到期回购车辆及试验车辆）在采购、使用、维修、改装、事故、报废等环节形成的纸质及电子维修档案。

1.3管理原则

（1）一车一档，档随人走；

（2）谁产生、谁负责、谁归档；

（3）纸质与电子双轨并行，内容一致，互为验证；

（4）保管期限差异化：常规维修记录10年，事故及大修记录15年，新能源三电系统相关记录与车辆同寿命；

（5）利用优先线上，涉密线下审批。

第二章档案内容构成

2.1基础信息

车辆VIN、车牌号、发动机号、新能源整车编码、电池包序列号、首次登记日期、使用性质、所属单位、资产编号、驾驶员信息、保险单号、保修政策编号。

2.2维修履历

（1）进厂交接单：含里程、油液刻度、随车工具、故障自述、外观照片；

（2）故障诊断报告：含DTC、冻结帧、数据流截屏、示波器波形、技师签字；

（3）维修派工单：维修项目、工时定额、配件清单、预计交车时间；

（4）维修过程记录：拆装顺序照片、关键扭矩值、热管理曲线、焊接参数、四轮定位数据；

（5）质量检验单：自检、互检、终检三级签字，路试视频、尾气、制动、灯光、侧滑数据；

（6）竣工结算单：含税单价、配件追溯码、旧件照片、客户签字；

（7）出厂质保卡：质保范围、期限、免责条款、24小时救援电话。

2.3事故与保险

（1）事故快处单、责任认定书、现场照片、无人机全景图；

（2）保险公司查勘报告、定损单、核价单、残值确认书；

（3）钣金、大梁校正数据图、焊丝材质证明、防腐工艺记录；

（4）安全气囊触发记录、安全带预紧器更换记录、ECU碰撞数据导出文件。

2.4新能源专项

（1）动力电池健康评估报告：SOH、内阻、压差、容量保持率；

（2）高压系统绝缘检测记录、高压互锁测试视频；

（3）电池包拆装平衡吊具点检表、高压技师操作证复印件；

（4）热失控演练记录、冷却液更换周期及型号、密封胶条更换记录。

2.5改装与加装

（1）改装备案表、公安车管所变更登记凭证；

（2）改装件合格证、3C认证、E-mark证书、环保清单；

（3）改装线束布线图、保险丝容量计算表、EMC测试报告；

（4）改装后制动距离、灯光光强、噪声、油耗对比试验报告。

2.6召回与技术升级

（1）厂家召回通知书、OTA升级推送记录、升级前后版本号；

（2）软件刷新日志、校验码、失败回滚记录；

（3）ECU刷写高压互锁解除授权书、专用诊断仪编号。

2.7报废与残值

（1）报废鉴定表、五大总成破坏前后照片、视频；

（2）废电池转移联单、危险废物经营许可证复印件；

（3）注销证明、残值拍卖成交确认书、资金到账回单。

第三章职责分工

3.1档案管理委员会

由分管副总、车队、机务、财务、法务、质量、IT、安全八部门组成，每季度召开一次例会，审议档案销毁清单、系统升级需求、权限变更申请。

3.2车队（档案产生部门）

（1）驾驶员：回场后24小时内提交《行车故障自述表》及行车记录仪TF卡；

（2）车管员：核对里程、油液、外观，拍摄9张标准照片上传系统；

（3）技术专员：故障复现、数据截取、建立初版电子病历。

3.3维修中心（档案形成部门）

（1）前台接待：打印《进厂交接单》，客户签字确认，生成二维码；

（2）维修技师：佩戴执法记录仪作业，关键节点自动拍照，实时上传NAS；

（3）质检员：完成三级检验后，生成PDF检验报告，数字证书加密；

（4）结算员：核对配件追溯码，开具发票，将电子档案推送至档案室。

3.4档案室（档案保管部门）

（1）档案管理员：审核电子与纸质一致性，编制档号，打印脊背标签；

（2）每年6月、12月进行库房盘点，形成《盘库差异表》，差异率≤0.3%；

（3）负责调阅审批、复制、邮寄、销毁全程留痕。

3.5IT部门

（1）维护档案管理系统，每日凌晨3点自动全量备份，保留30个增量版本；

（2）每年聘请第三方做渗透测试，高危漏洞24小时内修复；

（3）开通API接口，供财务、保险、二手车平台按权限调用。

3.6法务与合规

（1）制定档案隐私级别，涉个人信息加密存储，GDPR、个人信息保护法合规；

（2）处理司法调证，48小时内提供加盖电子签章的原件扫描件；

（3）对违规泄露事件启动调查，提出民事、行政、刑事追责建议。

第四章收集与整理

4.1收集时点

（1）进厂即采：接车员使用平板拍摄车辆VIN、仪表、故障灯；

（2）过程即采：技师在工位看板扫码，系统自动关联维修手册、电路图；

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