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办公楼会议室管理制度

第一章总则

为确保办公楼会议室的高效管理与利用，提高会议效率，规范会议流程，制定

本管理制。以下总则对会议室的管理、使用、维护等方面作出基本规定。

一、目的与原则

1.本制旨在加强会议室管理，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.遵循公平、公正、公开的原则，合理安排会议室的使用，确保资源合理分

配。

3.提倡节约、环保，降低会议成本，提高会议质量。

二、适用范围

1.本制适用于办公楼内所有会议室的管理与使用。

2.凡在办公楼内举行的各类会议，均应遵守本制。

三、会议室分类

1.按照容纳人数、设备配置等因素，将会议室分为大、中、小三种类型。

2.根据会议性质和需求，合理选择会议室类型。

四、管理与责任

1.行政管理部门负责会议室的日常管理与维护工作。

2.会议组织者负责会议的筹备、召开及会议纪要的整理与跟踪落实。

3.会议室使用者应遵守会议室管理规定，爱护设备，保持环境整洁。

五、制修订

1.本管理制根据实际情况，适时进行调整和修订。

2.修订后的管理制应广泛征求各部门意见，并报公司领导审批。

六、违规处理

1.对违反本管理制的行为，将按照公司相关规定予以处理。

2.情节严重者，将追究相关责任人的法律责任。

本管理制自发布之E起实施，请各部门认真贯彻执行。如有疑问，请及时与

行政管理部门联系。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会

议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议的筹备、召开、结束等环

节进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目

标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、

参会人员、议题、预计时长等。

3.通知参会人员：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发

送会议通知，明确会议议程、时间、地点等信息。

4.准备会议材料：会议蛆织者应提前准备好会议所需的材料，包括会议议程、

相关文件、报告等，并确保参会人员提前收到。

5.确保会议室设备正常运行：会议组织者应提前检查会议室的设备，包括音

响、投影仪、电脑等，确保会议期间设备正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应按时到达会议室，进行签到。

2.会议主持人：会议主持人负责组织会议，按照议程逐项进行讨论，确保会议

有序进行。

3.会议记录：会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论、待

办项等。

4.会议发言：参会人员应遵守会议纪律，围绕会议主题积极发言，禁止讨论与

会议无关项。

5.会议决策：会议主持人应根据讨论情况，适时提出决策建议，经参会人员表

决通过后形成会议决议。

三、会议结束

1.总结发言：会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，

经会议主持人审核后发送给参会人员。

3.跟踪落实：会议组织者应负责对会议决议的执行情况进行跟踪，确保会议成

果得以落实。

4.会议室整理：会议结束后，参会人员应将会议室整理干净，确保设备归位、

资料归档。

本章对会议流程进行了详细规定，旨在提高会议效率，确保会议目标的实现。

请各部门认真遵守，共同推进公司各项工作。后续章节将阐述会议纪要的跟踪

落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的记录，会议决议的载体，其跟踪落实是确保会议效果的

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备日后查阅。

2.会议纪要的查阅权限应按照公司信息保密要求设定，确保信息安全。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在强化会议决议的执行力，确

保公司各项工作有序推进。请各部门认真执行，共同提高公司管理水平。后续

章节将阐述会议室管理规定及附则等内容。