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工程监理文件资料归档规范

引言

工程监理文件资料是工程建设过程中监理工作的真实记录，是反映工程质量、进度、安全及合同管理等情况的重要依据，亦是工程竣工验收、后期维护、审计及可能发生的法律纠纷处理不可或缺的基础性材料。规范工程监理文件资料的归档管理，不仅是监理单位履行职责、提升管理水平的内在要求，更是保障工程建设合法合规、保障各方权益的重要环节。本规范旨在系统梳理监理文件资料归档的核心要点，为监理从业人员提供一套清晰、实用的操作指引，以期推动监理工作的标准化与精细化。

一、归档基本原则

监理文件资料的归档管理，应始终遵循以下基本原则，确保其价值的有效发挥：

1.真实性原则：归档文件必须真实反映工程监理活动的实际情况，数据准确，依据充分，不得虚构、篡改或伪造。这是归档工作的生命线。

2.完整性原则：归档文件应全面覆盖监理工作的各个阶段和各个方面，确保监理过程的可追溯性。从监理规划到最终的监理工作总结，从日常检查记录到关键节点的验收文件，均应收集齐全。

3.规范性原则：文件的形成、填写、审核、签认、编号、装订等应符合国家、行业及地方相关规定和标准，力求格式统一、字迹清晰、手续完备。

4.系统性原则：归档文件应按照一定的逻辑关系进行分类、整理、组卷，形成有机联系的整体，便于查阅和利用。

5.安全性原则：应采取有效措施，确保归档文件在收集、整理、保管、移交过程中的实体安全和信息安全，防止丢失、损坏、泄密。

6.及时性原则：监理文件资料的收集与整理应与工程建设进度同步进行，工程竣工验收后应及时完成最终归档工作，避免拖延导致文件散失或遗漏。

二、归档文件范围与分类

监理文件资料种类繁多，为确保归档的有序性，应根据其性质和形成阶段进行科学分类。主要包括但不限于以下几类：

1.监理规划与实施细则类

*监理规划（含审批文件）

*监理实施细则（针对关键部位、关键工序等）

*监理大纲（投标阶段编制，可作为规划参考）

2.监理合同与相关协议类

*监理委托合同（及补充协议）

*监理单位与第三方签订的服务协议（如检测、咨询等，若有）

3.勘察设计文件类

*施工图纸及图纸会审纪要

*设计变更文件及洽商记录

*地质勘察报告及相关资料

4.施工单位报审文件类

*施工组织设计（方案）报审表及审批文件

*分包单位资格报审表及相关资质文件

*施工测量放线成果报审表及复核记录

*工程材料、构配件、设备报审表及质量证明文件、复试报告

*隐蔽工程验收报审表及验收记录

*检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收报审表及验收记录

*工程开工报审表、复工报审表及审批文件

*工程款支付报审表及审核文件

*工程竣工报验单及相关资料

5.监理工作文件类

*监理通知单、监理报告、工程暂停令及回复、整改情况

*监理工作联系单

*监理例会纪要、专题会议纪要

*监理日志（项目监理机构总监理工程师、专业监理工程师）

*监理月报

*旁站监理记录

*平行检验记录

*见证取样和送检记录

*质量、安全事故处理文件（若发生）

*工程延期审批文件（若发生）

*费用索赔处理文件（若发生）

6.竣工验收与总结类

*单位工程竣工验收记录（监理单位相关意见）

*监理工作总结报告

*工程质量评估报告

7.其他文件类

*监理单位资质文件、项目监理机构人员任命及资质证明

*与工程监理相关的法律法规、标准规范、图集等（可另行组卷或标注来源）

三、文件资料的收集与整理

（一）收集要求

1.及时性：监理工程师应在各项监理工作完成后立即收集相关文件资料，特别是隐蔽工程验收记录、检验批验收记录等时效性强的文件，避免事后补记。

2.全面性：对上述归档范围内的文件资料，应做到不缺项、不漏项。不仅要收集监理单位自身形成的文件，也要督促施工单位及时报审相关文件，并对其完整性、规范性进行审核。

3.真实性与有效性：确保收集的文件资料真实可靠，签字盖章手续齐全，符合法定形式。对于施工单位报审的文件，发现不真实或不符合要求的，应退回并要求其整改。

（二）整理要求

1.组卷：

*一般按文件资料的类别结合时间顺序或工程部位进行组卷。例如，可将“监理规划与实施细则”作为一个独立卷；“监理通知单”按编号顺序组卷；“检验批验收记录”可按分项工程或楼层、部位组卷。

*卷内文件应排列有序，通常主件在前，附件在后；批复在前，报审在后；正文在前，底稿在后。

*不同载体的文件应分别组卷，如文字材料、图纸、照片、录音录像等。

2.编目：

*卷内目录：每卷文件应编制卷内目录，列明