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协会成立大会筹备方案

一、总体概述

为确保[协会名称]（以下简称“协会”）成立大会的顺利召开，明确筹备工作的目标、任务、步骤和要求，保障协会成立过程规范、有序、高效，特制定本筹备方案。本方案旨在为协会成立大会的各项筹备工作提供行动指南，确保大会达到预期目的，为协会未来发展奠定坚实基础。

二、组织架构与职责分工

为加强对筹备工作的领导和协调，成立协会成立大会筹备工作领导小组（以下简称“领导小组”），并下设若干专项工作组，明确职责，协同推进。

（一）筹备工作领导小组

*组长：由主要发起单位负责人担任，全面负责筹备工作的统筹、决策和指导。

*副组长：由发起单位相关负责人及拟任协会负责人组成，协助组长开展工作，分管相关专项工作组。

*成员：由各发起单位代表、拟任协会骨干成员等组成。

（二）专项工作组及职责

1.筹备工作组：负责筹备工作的日常组织、协调、联络和进度跟踪；汇总各工作组情况，及时向领导小组汇报；负责拟定大会总体方案及经费预算。

2.宣传联络组：负责协会成立的宣传策划与实施，包括拟定宣传口径、制作宣传材料、利用媒体平台进行预热和报道；负责与上级主管单位、相关政府部门、兄弟单位、会员单位及拟邀请嘉宾的联络与沟通；负责邀请函的设计、制作与发放。

3.材料组：负责协会章程（草案）的拟定、修订与审议；负责大会各类文件材料的起草、审核、印制与装订，包括领导讲话稿、贺信、会议议程、选举办法、会员名册、代表名册、主持词、会议指南等。

4.会务后勤组：负责大会会场的选址、租赁、布置（包括背景板、横幅、席卡、指示牌、音响、投影等）；负责参会人员的报名统计、签到、资料分发；负责会议期间的餐饮、住宿（如需要）、交通等后勤保障；负责会议物资的采购与管理。

5.安保与应急组：负责制定大会安全保卫工作方案和应急预案；协调会场安保力量，维护会场秩序；负责参会人员及财产安全；处理会议期间可能发生的突发事件。

三、筹备工作阶段与主要任务

（一）前期筹备阶段

1.调研与酝酿：深入开展行业调研，广泛征求各方意见，明确协会成立的必要性与可行性；初步联络潜在发起单位和个人会员，形成初步意向。

2.章程草案拟定：组织力量研究起草协会章程（草案），明确协会的宗旨、业务范围、会员管理、组织机构、资产管理、议事规则等核心内容，并征求发起单位及相关部门意见，反复修改完善。

3.发起单位与拟任负责人酝酿：确定主要发起单位，协商推荐协会拟任负责人（会长、副会长、秘书长等）候选人初步人选。

4.组建筹备机构：成立筹备工作领导小组及各专项工作组，明确人员分工，启动实质性筹备工作。

（二）申报审批阶段

1.提交成立申请：向业务主管单位（如适用）和民政部门提交协会成立登记的申请材料，包括筹备成立申请书、章程草案、发起单位基本情况、拟任负责人简历及身份证明、办公场所证明等。

2.配合审核：积极配合主管部门的审核工作，按要求补充或修改相关材料。

3.获取批准文件：在收到主管部门同意筹备成立的批复后，及时办理相关手续。

（三）大会筹备实施阶段

1.会员发展与确认：根据章程规定，开展首批会员的招募与资格审查工作，确认会员名单，制作会员证。

2.会议方案细化：确定大会召开的时间、地点、参会人员范围（会员代表、特邀嘉宾、领导等）、会议议程、主要活动安排等，形成详细的会议实施方案。

3.材料准备：

*完成协会章程（草案）的最终修订，准备提交会员（代表）大会审议。

*起草大会开幕词、领导讲话稿、嘉宾致辞、贺信（电）、工作报告（筹备工作报告）、选举办法（草案）等会议材料。

*印制会员名册、代表名册、会议议程、会议指南、选票（如需要）等。

4.会场准备与布置：

*确定并预订会场，签订租赁合同。

*制定会场布置方案，包括主会场、签到区、休息区等功能区域的划分与装饰。

*落实会场设备租赁与调试，确保音响、灯光、投影、同传（如需要）等设备正常运行。

5.嘉宾邀请与参会通知：

*拟定邀请嘉宾名单，发出邀请函，持续跟进嘉宾参会情况。

*向全体会员（代表）发出正式会议通知，明确参会要求，统计参会人数。

6.宣传预热：

*制定宣传方案，通过相关媒体、网站、公众号等渠道发布协会即将成立的消息。

*设计制作协会Logo、宣传册、手提袋等宣传品。

7.经费筹集与管理：

*多渠道筹集筹备及大会召开所需经费，制定经费预算和管理办法。

*规范经费使用，确保专款专用，账目清晰。

（四）大会召开阶段

1.会前检查：召开筹备工作领导小组及各工作组成员会议，对各项筹备工作进行最后检查和确认，确保万无一失。

2.现场组织与协调：

*各工作组人员提前到位，各司其职，做好