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采购申请与审批流程标准化指南

一、前言

为规范企业内部采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，提高采购效率，控制采购成本，防范采购风险，特制定本指南。本指南适用于企业各类采购活动的申请发起、审批流转、执行及归档管理，旨在保证采购流程合规、透明、高效。

二、适用范围与业务场景

本指南适用于企业所有部门因生产经营需要发生的各类采购活动，包括但不限于：

办公用品采购：如纸张、文具、办公设备耗材等日常办公所需物资；

生产物资采购：如原材料、零部件、生产辅料等直接用于产品生产的物料；

服务类采购：如咨询、设计、维修、保洁等外部服务；

低值易耗品采购：如劳保用品、清洁工具等单价较低、易损耗的物品。

不适用范围：固定资产采购（需单独执行固定资产购置流程）、战略供应商年度框架协议采购（按既定协议执行）、紧急采购（需符合企业紧急采购管理规定）。

三、流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

操作人：需求部门申请人（一般为部门经办人）

操作动作：

明确采购需求：根据部门工作计划或实际需求，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价，保证需求描述清晰、准确。

准备附件材料：

对于常规采购（如办公用品），需填写《采购申请单》（见模板一），无需额外附件；

对于定制化采购（如设备、服务），需附《需求说明书》，明确技术参数、服务要求等；

涉及预算的采购，需附经审批的《部门预算表》或预算分配说明。

提交申请：通过企业OA系统或线下填写《采购申请单》，附件材料，提交至部门负责人审批。

输出结果：《采购申请单》（含附件）及线上/线下提交记录。

（二）部门初审

操作人：需求部门负责人

操作动作：

审核需求合理性：核查采购需求是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出，是否存在重复采购或可替代方案。

审核预算匹配性：核对采购总价是否在部门预算额度内，超预算采购需说明理由并附《预算调整申请表》。

审核材料完整性：检查《采购申请单》及附件是否填写完整、信息准确（如规格型号、数量等无遗漏）。

审批意见：在OA系统或《采购申请单》上签署审批意见（“同意”“不同意退回修改”或“补充材料”），并提交至下一审批环节（一般为财务部门或分管领导）。

输出结果：部门负责人审批意见及流转记录。

（三）跨部门会签（如需）

操作人：财务部门/法务部门/采购部门（根据采购类型确定）

操作动作：

财务部门会签（所有采购必经）：

审核采购预算的合规性、准确性，确认资金来源是否落实；

对大额采购（如单笔超10万元）进行成本效益分析，评估采购价格的合理性；

签署意见：“预算通过”“预算不通过需调整”或“需补充成本说明”。

法务部门会签（涉及合同或服务的采购）：

审核采购合同条款（如服务类采购需明确服务标准、违约责任等）；

对供应商资质（如营业执照、相关许可证）进行合规性审查；

签署意见：“条款合规”“条款需修订”或“资质待补充”。

采购部门会签（非日常办公用品采购）：

审核采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购）是否符合企业规定；

确认现有供应商库中是否有符合条件的供应商，若无需启动供应商寻源流程；

签署意见：“采购方式合规”“需启动供应商寻源”或“建议调整采购品类”。

输出结果：各会签部门审批意见及流转记录。

（四）最终审批

操作人：分管领导/总经理（根据采购金额及重要性确定审批权限）

审批权限划分示例：

采购金额≤5000元：需求部门负责人+财务部门审批；

5000元＜采购金额≤5万元：需求部门负责人+财务部门+分管领导审批；

采购金额＞5万元：需求部门负责人+财务部门+分管领导+总经理审批。

操作动作：

综合审核采购需求、预算、会签意见，判断采购事项的必要性、合规性及经济性；

签署最终审批意见：“同意采购”“不同意采购并说明理由”或“退回补充材料”；

审批通过后，流转至采购部门执行；审批不通过，退回需求部门重新发起或终止流程。

输出结果：最终审批意见及执行指令。

（五）采购执行与归档

操作人：采购部门/需求部门（根据采购类型确定）

操作动作：

采购执行：

采购部门根据审批通过的《采购申请单》，按照企业采购管理规定选择供应商（如询价比价、招标等），签订采购合同/订单；

需求部门配合提供技术参数或验收标准，参与供应商沟通（如需）。

物资/服务验收：

物资类采购：需求部门联合采购部门、财务部门对照《采购申请单》及合同进行数量、质量验收，填写《物资验收单》；

服务类采购：需求部门根据服务标准验收服务成果，填写《服务验收单》。

付款申请：采购部门凭《采购申请单》《合同》《验收单》等材料，向财务部门申请付款。

资料归档：采购部门将《采购申请单》、审批记录、合同、验收单、付款凭证等资料整理存档（电子档存入系统，纸质档按年度装订），保存期限不少于3年。

输出结果：采购合同、验收单、付款