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员工资历档案格式及管理办法

一、总则

为规范公司员工资历档案的建立、管理与应用，客观、准确、全面地记录员工在公司任职期间的成长与贡献，为人力资源规划、人才选拔、培训发展、薪酬调整及其他相关管理工作提供可靠依据，特制定本办法。

本办法适用于公司全体在职员工、离退休人员及离职人员的资历档案管理。员工资历档案是公司人力资源管理的重要基础资料，各级管理人员及全体员工均有保护档案真实性、完整性和保密性的责任。

二、员工资历档案的构成与格式规范

员工资历档案应包含但不限于以下核心内容，并遵循相应的格式要求：

（一）基础信息资料

1.员工履历表：由公司统一制定标准表格，员工本人如实填写。内容应包括个人基本信息（姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系电话、紧急联系人及电话等）、家庭主要成员情况等。表格需粘贴近期免冠证件照，并由员工本人签字确认。

2.入职登记表：记录员工入职时间、入职部门、岗位、合同期限、薪酬起始标准等关键信息，由人力资源部负责填写并存档。

（二）教育背景与培训经历资料

1.学历学位证明：包括毕业证书、学位证书复印件。如有国外学历，需同时提供教育部留学服务中心的认证证明复印件。复印件需由员工本人注明“与原件核对无误”并签字。

2.培训结业/结业证书：员工参加公司内外各类培训（包括入职培训、专业技能培训、管理能力培训、职称培训等）所获得的结业证书、培训合格证明或成绩单复印件。应注明培训名称、培训时间、培训地点、培训机构、培训主要内容及考核结果。

（三）工作履历与任职资料

1.工作履历证明：员工入职前的工作经历，需提供原单位离职证明或由员工本人详细填写并经人力资源部核实的工作履历说明。对于关键岗位，必要时可要求提供背景调查相关材料。

2.内部岗位变动记录：包括岗位调动、晋升、降职、免职等人事变动的审批文件复印件，需注明变动时间、变动前后的部门及岗位、变动原因等。

3.聘用合同/协议：与公司签订的各类劳动合同、岗位协议、保密协议、竞业限制协议等文本的原件或复印件。

（四）专业技能与资质资料

1.专业技术职称证书：如工程师、经济师、会计师等各类专业技术职务任职资格证书复印件。

2.职业资格证书：如执业资格证、从业资格证、技能等级证书等复印件。

3.语言能力证明：如外语等级证书、普通话等级证书等复印件。

4.其他专业技能证明：如计算机等级证书、各类专业软件操作证书等能够证明个人专业能力的材料复印件。

（五）考核、奖惩与荣誉资料

1.年度/季度绩效考核结果：历次绩效考核的评定结果、考核表或汇总表复印件。

2.奖惩记录：公司及外部机构颁发的奖励决定、荣誉证书复印件；以及公司对员工作出的警告、记过等处分决定复印件（若有）。

3.其他荣誉证明：员工获得的与工作相关的社会荣誉、学术成就等证明材料复印件。

（六）薪酬福利与社保资料

1.薪酬调整记录：历次薪酬调整的审批文件或通知单复印件，记录调整时间、调整前后薪酬标准等。

2.社会保险及公积金缴纳记录：由人力资源部定期整理归档，反映员工社保及公积金账户信息及缴纳情况。

（七）其他重要资料

如员工提出的各类申请（如婚假、产假、事假等重要假期申请审批单复印件）、与劳动关系相关的重要沟通记录、以及其他经人力资源部认定需归档的特殊材料。

格式通用要求：

*所有复印件均需清晰可辨，员工本人提供的复印件原则上需注明“与原件核对无误”并签字。

*各类证书、证明材料应提供正本复印件，如为外文材料，需同时提供经公证或公司认可的中文译本。

*手写材料应字迹工整、清晰，不得有涂改。确需修改的，应在修改处由相关责任人签字或盖章确认。

*电子文档应命名规范，分类存储，并确保其可读性和安全性。

三、员工资历档案的日常管理

（一）档案的建立

1.新员工入职后，人力资源部应在一个月内指导并督促员工提交相关个人资料，完成《员工履历表》、《入职登记表》等基础表格的填写，并负责初步审核资料的完整性与规范性。

2.人力资源部档案管理员对收集到的资料进行整理、编号、登记后，建立员工个人资历档案。

（二）档案的更新与维护

1.员工信息变更：当员工个人信息（如联系方式、婚姻状况、学历学位、专业技术职称等）发生变化时，应在变化发生后一个月内主动向人力资源部提交相关证明材料，以便及时更新档案。

2.动态信息记录：员工在公司内发生的岗位变动、考核结果、奖惩情况、培训经历、薪酬调整等动态信息，由人力资源部相关模块负责人在事件发生后及时整理形成书面材料，并移交档案管理员归档。

3.档案管理员应定期（建议每季度）对档案资料进行核查，确保信息的及时性与准确性。

（三）档案的查阅与借阅

1.查阅权限：

*人力资源部因工作需要