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企业合同管理规范与风险防范模板

一、适用业务场景

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、技术许可、定制化服务等；

合作类合同：战略合作伙伴协议、联营协议、项目合作开发等；

服务类合同：咨询服务、技术服务、物流服务、广告服务等；

其他合同：劳动合同、保密协议、知识产权许可协议等。

二、合同管理全流程操作指引

1.需求发起与前期调研

责任部门：业务需求部门（如采购部、销售部、项目部）

操作步骤：

明确需求：业务部门根据业务目标，梳理合同标的、数量、质量标准、交付期限、预算金额等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板一）；

对方主体调研：通过国家企业信用信息公示系统、行业协会、公开信息等渠道，初步核实合作方的基本信息（如成立时间、注册资本、经营范围、涉诉记录等），评估合作方履约能力；

内部沟通：与财务部门确认付款方式与周期，与法务部门沟通合同条款的合规性要求，保证需求可落地。

2.合同起草

责任部门：业务部门主导，法务部门审核

操作步骤：

选用模板：优先使用企业标准化合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），无模板时参考行业通用范本；

内容填写：根据需求调研结果，填写合同核心条款，包括但不限于：

当事人信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止填写个人隐私信息，如手机号、邮箱）；

标的条款：明确产品/服务的名称、规格、型号、技术参数（可附附件）；

质量标准：约定国家标准、行业标准或双方确认的技术协议；

价款与支付：金额、计价方式、支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、账户信息（需财务部门确认账户合法性）；

履行期限与地点：明确起始/截止时间、交付/服务地点；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式（建议不超过实际损失的30%）；

争议解决：优先约定企业所在地法院诉讼管辖，或选择仲裁（需明确仲裁机构名称）；

附件整理：将技术参数、图纸、验收标准等作为合同附件，注明附件名称及份数，与具有同等法律效力。

3.内部评审与审批

责任部门：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导/总经理

操作步骤：

部门初审：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，法务部门审核条款合法性、完整性（重点审查违约责任、知识产权、保密条款等），财务部门审核付款方式、发票类型（如“增值税专用发票”）及财务风险；

会签流转：通过OA系统或纸质审批单，将合同分送相关部门会签，各部门需在2个工作日内反馈意见；

终审批准：根据合同金额及重要性，确定审批权限（如金额≤10万元由分管领导审批，＞10万元由总经理审批），终审通过后形成《合同审批表》（见模板二）。

4.对方主体资格审查（签约前必经环节）

责任部门：法务部门、业务部门

操作步骤：

资料收集：要求对方提供以下资料（加盖公章）：

营业执照复印件（需在有效期内，与原件一致）；

法定代表人证件号码明书及授权委托书（如签约人非法定代表人）；

特殊行业资质证明（如食品经营许可证、安全生产许可证等，根据合同标的确定）；

信息核实：通过“信用中国”网站查询失信被执行人记录，通过裁判文书网查询涉诉信息，重点核实对方是否处于被吊销、注销状态或丧失履约能力；

风险评估：对存在失信记录、涉诉较多或资质不全的主体，需重新评估合作必要性，必要时终止合作。

5.谈判与修订

责任部门：业务部门、法务部门

操作步骤：

谈判准备：明确谈判底线（如价格浮动范围、违约金比例），准备谈判方案；

条款协商：针对对方提出的修改意见（如付款周期、违约责任），结合企业利益进行协商，重大条款变更需重新履行内部审批；

修订确认：根据谈判结果修订合同文本，经双方确认后形成最终版本，保证双方持有内容一致的合同文本（建议一式多份，双方各执一份，企业至少留存两份）。

6.签订与用印

责任部门：行政部（用印管理）、法务部门

操作步骤：

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批表及对方主体资格审查资料；

用印审核：行政部审核合同内容与审批表是否一致，法务部门核对用印份数及签字盖章页完整性；

正式签署：双方法定代表人或授权代表签字，注明签署日期；企业用印需加盖公章或合同专用章（禁止仅盖部门章或财务章），骑缝章需覆盖所有合同页面及附件；

文本分发：签订后及时将合同文本分送财务部、法务部、业务部门归档，并留存对方签约人证件号码复印件（如为个人签约）。

7.合同履行跟踪

责任部门：业务部门、财务部门

操作步骤：

履行监控：业务部门指定专人跟踪合同履行进度，如交付时间、质量验收、付款节点等，填写《合同履行跟踪表》（见模板三）；

验收确认：根据合同约定的质量标准，由验收小组（含业务、技术、质检人员）出具验收报告，双方签字盖章确认；

异常处理：出现逾期交货、质量不达标等履