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企业合同管理与审批流程规范

一、规范适用范围与核心场景

本规范适用于各类企业（含集团化公司、中小型企业）在开展业务过程中涉及的所有合同管理活动，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等商业性文本。核心应用场景包括：

业务部门发起合同需求（如采购原材料、销售产品、委托第三方服务等）；

法务部门进行合规性审核；

财务部门对资金条款与预算进行把控；

管理层对重大合同进行决策审批；

合同履行过程中的跟踪、变更与归档管理。

通过标准化流程，保证合同签订的合规性、风险可控性及履约效率，保障企业合法权益。

二、合同全生命周期管理流程

（一）合同发起与起草

责任部门：业务需求部门（如采购部、销售部、项目部）

操作内容：

需求确认：业务部门明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容（标的、数量、质量标准等）、核心条款（价款、支付方式、履行期限、违约责任等）。

起草合同：根据企业《合同示范文本库》（如有）或合作方提供的草案，起草合同文本，保证条款清晰、无歧义；附件（如技术协议、验收标准等）需与主合同内容一致。

内部初审：业务部门负责人对合同的业务必要性、条款合理性进行初步审核，签字确认后提交至下一环节。

输出成果：合同草案（含附件）、《合同审批申请表》（由业务部门填写基本信息）。

（二）法务合规审核

责任部门：法务部（或指定法务负责人）

操作内容：

主体资格审查：核查合作方是否为合法存续的企业/组织，是否具备相应的履约资质（如特种行业经营许可证、安全生产许可证等）。

合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”“显失公平”等法律风险。

权责对等性审核：确认双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合法有效。

风险提示：对审核中发觉的法律风险点（如知识产权归属、不可抗力范围等）提出修改建议，并反馈至业务部门。

输出成果：法务审核意见书（明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由）。

（三）财务审核

责任部门：财务部

操作内容：

资金条款审核：检查价款、支付方式（预付款、进度款、尾款比例）、结算币种、发票类型等是否符合企业财务制度，是否存在资金支付风险。

预算匹配性审核：确认合同金额是否在业务部门年度/季度预算范围内，超预算合同需附预算调整审批文件。

税务合规性审核：核对合同中的涉税条款（如税率、价税分离）是否符合税法规定，避免税务风险。

输出成果：财务审核意见书（明确“通过”“需调整”或“不通过”及调整建议）。

（四）管理层审批

责任部门：根据合同金额、重要性分级审批（如总经理、分管副总、董事会等）

操作内容：

权限划分：

一般合同（金额≤10万元）：由分管副总审批；

重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；

重大投资/战略合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：提交董事会审议。

审批重点：审核合同是否符合企业战略规划、业务发展方向，重大风险是否已有效控制，审批流程是否完整。

输出成果：管理层审批意见（签字确认的审批表）。

（五）合同签署与用印

责任部门：行政部（或指定用印管理部门）、业务部门

操作内容：

文本核对：行政部核对最终审批通过的合同文本（含所有修改痕迹）与审批意见是否一致，保证文本完整、无涂改。

用印申请：业务部门填写《用印申请表》，附合同文本、审批表等材料，经行政部审核后用印。

签署仪式：法定代表人或授权代表（需附《授权委托书》）与合作方法定代表人或授权代表共同签署合同，双方签字处需加盖公章或合同专用章。

输出成果：正式签署的合同文本（一式N份，按合作方数量+档案留存份数准备）。

（六）合同履行与跟踪

责任部门：业务部门、法务部、财务部

操作内容：

履行计划：业务部门制定合同履行计划（如交付时间、验收节点），明确各环节负责人，同步至法务部、财务部。

进度监控：业务部门定期跟踪履行情况（如供应商供货进度、客户回款进度），对逾期或异常情况（如质量问题、付款延迟）及时记录并上报。

变更管理：若需变更合同内容（如标的、价款、履行期限），应由业务部门与合作方协商一致，签订《合同补充协议》，并重新履行审批流程。

争议处理：履行过程中发生争议，业务部门应第一时间收集证据（如沟通记录、验收报告），并上报法务部，通过协商、仲裁或诉讼解决。

输出成果：《合同履行跟踪表》《合同补充协议》（如有）、争议处理材料。

（七）合同归档与复盘

责任部门：行政部（档案室）、业务部门

操作内容：

材料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同文本、审批表、补充协议、履行记录（如验收单、付款凭证）、争议处理文件等全套材料。

归档登记：行政部对材料进行分类、编号，录入《合同台账》，并按照企业档案管理规定（电子+纸质）存档，保存期限不少