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供应链管理与采购标准化模板

一、适用场景与范围

本标准化模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的日常采购活动，涵盖原材料、辅料、设备、办公用品等各类物料及服务的采购管理场景。特别适用于需跨部门协作（如需求部门、采购部、仓库、财务部）的标准化采购流程，旨在通过统一规范提升采购效率、控制成本、降低合规风险，同时为供应商管理和采购数据分析提供基础支撑。

二、标准化操作流程指南

（一）采购需求发起与审核

责任主体：需求部门、采购部、财务部

关键动作：

需求部门根据业务计划（如生产排程、项目进度、日常消耗），填写《采购需求申请表》（见表1），明确物料名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、预算金额及用途说明，并附技术参数、图纸等附件（若有）。

需求部门负责人对需求的合理性（如数量匹配性、预算符合性）进行初审签字。

采购部收到需求后，重点审核需求的明确性（规格是否清晰、数量是否合理）、供应商资源匹配度（是否有合格供应商）、历史采购价格（参考历史数据判断预算合理性），必要时与需求部门沟通澄清。

财务部对采购预算进行复核，保证需求在部门预算额度内。

输出成果：审核通过的《采购需求申请表》，作为后续采购执行的依据。

（二）供应商寻源与评估

责任主体：采购部、质量部（若有）

关键动作：

采购部根据需求物料特性（如标准件/非标件、通用料/稀缺料），通过合格供应商库、行业平台、公开招标等方式筛选潜在供应商。

对新供应商，要求其提交《供应商资质表》（见表2），包括营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、特种设备生产许可证等）、生产能力、质量体系文件等，质量部对资质文件进行审核确认。

对候选供应商进行现场评估（必要时）或问卷调研，重点评估质量保证能力（如检验流程、不良品率）、交付能力（如产能、物流方案）、价格竞争力（报价合理性）、服务水平（如售后响应速度），填写《供应商评估表》（见表3）。

采购部结合评估结果，确定入围供应商名单（至少3家，若为单一来源采购需说明理由），报采购经理*审批。

输出成果：《供应商资质表》《供应商评估表》、入围供应商名单。

（三）询价与招标（适用金额较大或复杂采购）

责任主体：采购部、需求部门、财务部

关键动作：

采购部向入围供应商发放《采购询价单》（见表4），明确物料规格、数量、交付要求、付款方式、报价截止时间等，要求供应商在规定时间内提供盖章报价单。

收到报价后，采购部组织需求部门、财务部进行价格比对分析，重点分析报价构成（原材料成本、加工费、税费等）、价格与历史行情的差异、供应商的性价比。

若采用公开招标，需按企业招标管理规定编制招标文件，组织开标、评标（评标小组由采购、技术、财务等部门组成），确定中标供应商并公示结果。

输出成果：《采购询价单》及报价文件、价格分析报告、招标结果通知书。

（四）采购合同签订

责任主体：采购部、法务部（若有）、财务部

关键动作：

采购部根据中标结果或谈判结果，拟定《采购合同》（见表5），明确双方基本信息、物料规格型号、数量、单价、总金额、交付时间与地点、质量标准与验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心条款。

法务部（或指定法务人员）对合同条款的合规性、法律风险进行审核，重点关注违约条款的明确性、知识产权归属、保密义务等。

采购部、需求部门确认合同内容无误后，双方授权代表签字盖章，合同生效。

输出成果：已签署的《采购合同》（一式多份，采购部、财务部、需求部门、供应商各执一份）。

（五）订单执行与交付跟踪

责任主体：采购部、供应商

关键动作：

采购部根据合同内容，向供应商下达《采购订单》（见表6），注明订单号、物料信息、交付时间、交付地点、联系人等，要求供应商确认回传。

采购专员*定期跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况、物流安排，若可能延迟交付，要求供应商提前预警并协商解决方案（如分批交付、调整交付期）。

物料发货前，供应商需提供《发货清单》（含物料名称、数量、批次号、生产日期等），采购部核对发货信息与订单一致性。

输出成果：《采购订单》《发货清单》、订单进度跟踪记录。

（六）到货验收与入库

责任主体：仓库、需求部门、质量部（若有）

关键动作：

仓库根据《发货清单》核对到货物料的数量、外包装完整性（是否破损、潮湿），若异常，立即联系采购部与供应商沟通处理。

质量部（或需求部门技术人员）按合同约定的质量标准（如国标、行标、技术协议）进行检验，包括外观检查、尺寸测量、功能测试等，填写《到货验收单》（见表7），明确“合格”“不合格”或“让步接收”结论。

验收合格后，仓库办理入库手续，更新库存台账；验收不合格的，按《不合格品控制程序》标识、隔离，并通知采购部联系供应商退换货或索赔。

输出成果：《到货验收单》、入库单、不合格品处理记录。

（七）付款结算与财务对账

责任主