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工会物资发放会议记录规范及案例汇总

引言

工会物资发放是工会组织服务职工、凝聚人心的重要工作内容，直接关系到职工的切身利益和工会的公信力。而规范、详实的会议记录，则是确保物资发放工作公开、公平、公正进行的基础，是明晰责任、追溯过程、总结经验的重要依据。为进一步提升工会物资发放管理水平，特制定本规范，并结合实际案例进行说明，以期为各级工会组织提供有益的参考。

一、工会物资发放会议记录基本要素规范

一份完整的工会物资发放会议记录，应包含以下核心要素，确保其规范性和可追溯性：

1.1会议基本信息

*会议名称：应明确标识会议主题，例如“XX工会关于XX节日慰问品发放工作会议”或“XX工会202X年度劳保用品采购与发放专题会议”。

*会议时间：精确到年、月、日、时、分，例如“202X年X月X日下午X点X分”。

*会议地点：注明具体会议室或线上会议平台及会议号（如适用）。

*主持人：记录主持人姓名及职务。

*记录人：记录记录人姓名及职务。

*参会人员：列出所有参会人员姓名、部门/职务。对于未能参会的人员，可注明“缺席：XXX（原因，如病假、事假、公出等，如未说明可不写）”。为简洁起见，可在首次出现时注明职务，后续可简称。

*列席人员（如适用）：记录列席人员姓名及相关单位/职务。

1.2会议议题与议程规范

*会议议题：清晰列出本次会议要讨论和决定的核心问题，例如“讨论并确定202X年春节慰问品采购方案及发放标准”、“审议XX批次防疫物资发放明细及领取安排”。

*会议议程：简要说明会议将按何种顺序进行，例如“一、主持人介绍会议背景及议题；二、行政部/工会办公室汇报初步方案；三、参会人员讨论；四、表决并形成决议；五、主持人总结”。

1.3会议过程记录规范

这是会议记录的核心部分，应客观、准确、条理清晰地反映会议的真实情况。

*议题讨论与发言要点记录：

*围绕每个议题，记录讨论的主要内容、不同意见和观点。

*对于关键发言，应记录其核心观点，而非逐字逐句的复述。避免流水账式记录。

*对于讨论中形成的共识或存在的主要分歧，应明确记录。

*涉及数据、标准、条件等关键信息时，应准确无误。

*决议与行动事项记录：

*详细记录会议就各议题作出的最终决议。决议应明确、具体，具有可执行性。

*对决议涉及的行动事项，需明确：

*具体任务：做什么？（例如：确定A品牌大米作为春节慰问品之一）

*责任主体：谁来做？（例如：工会采购小组）

*完成时限：何时完成？（例如：X月X日前完成采购）

*预期成果/标准：达到什么要求？（例如：确保慰问品质量符合国家相关标准，价格不高于市场均价）

*若会议未能达成一致决议，应记录分歧所在及下一步的解决思路或安排。

1.4会议记录的形成、审核与分发规范

*记录整理：会议结束后，记录人应在规定时间内（如1-2个工作日）整理形成会议记录初稿。

*审核：会议记录初稿应提交会议主持人审核，必要时可请相关核心参会人员复核，确保内容准确无误，特别是决议和行动事项部分。

*签批：审核通过后，由主持人签字确认。重要会议记录可根据需要报请工会负责人签批。

*分发与存档：将签批后的会议记录按规定范围分发至相关部门和人员，并做好存档工作。电子版和纸质版（如需）均应妥善保存，以备查阅。

1.5会议记录的通用要求

*客观性：以事实为依据，不加入记录人的个人观点或主观臆断。

*准确性：人名、职务、数据、决议等关键信息必须准确无误。

*完整性：要素齐全，过程清晰，决议明确。

*及时性：会议后及时整理、审核、分发和存档。

*保密性：对于会议中涉及的敏感信息，应遵守保密规定。

二、工会物资发放会议记录案例汇总

案例一：标准规范的物资发放会议记录（节选）

XX公司工会关于202X年端午节慰问品发放工作会议记录

会议基本信息

*会议名称：XX公司工会202X年端午节慰问品发放工作会议

*会议时间：202X年X月X日上午X点X分

*会议地点：公司三楼会议室A

*主持人：王XX（工会主席）

*记录人：李XX（工会干事）

*参会人员：

王XX（工会主席）、张XX（工会副主席）、刘XX（财务部部长）、赵XX（行政部主任）、孙XX（生产车间工会代表）、周XX（办公室工会代表）

*会议议题：讨论并确定202X年端午节慰问品发放方案

会议过程纪要

一、主持人开场

王主席简要介绍了本次会议的目的，强调端午节是传统佳节，慰问品发放应体现工会对职工的关怀，同时要坚持勤俭节约、公开透明的原则。

二、工会办公室汇报初步方案

李XX干事代表工会办公室汇报了初步调研