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行政文件归档及存档管理制度模板

一、总则

（一）目的

为规范公司行政文件的归档、保管及利用工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高行政效率，防范管理风险，依据国家《档案法》及公司内部管理要求，制定本制度。

（二）依据

本制度依据《_________档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及公司《行政管理办法》制定。

二、适用范围与文件类型

（一）适用范围

本制度适用于公司总部各部门、各分支机构及子公司（以下统称“各部门”）在行政管理活动中形成或接收的各类文件材料的归档及存档管理。

（二）文件类型

行政管理类：包括会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、通知公告、规章制度、会议材料等；

人事管理类：包括员工入职离职材料、劳动合同、人事任免、奖惩记录、培训档案、薪资调整审批等（不含涉及员工隐私的敏感信息）；

资产管理类：包括固定资产采购合同、验收单、调拨单、报废审批等；

合同协议类：包括行政类服务合同（如办公场地租赁、物业服务等）、采购合同（非生产类）等；

财务凭证类：包括费用报销单、付款审批单、银行回单等（需符合财务档案管理要求）；

其他类：包括公司资质证书、荣誉文件、外部单位来函、重要活动影像资料等。

三、文件分类与归档范围

（一）分类标准

按部门分类：以文件形成或接收部门为一级分类（如“行政部”“人力资源部”“财务部”等）；

按年度分类：以文件形成年度为二级分类（如“2024年”）；

按保管期限分类：以文件价值为三级分类，分为“永久”“长期（10年以上）”“短期（3-10年）”三类。

（二）归档范围

归档文件：指在行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料（包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像等）；

不归档文件：包括临时性、事务性便条、未经正式审批的草稿、重复性文件、无保存价值的资料等。

四、文件归档管理操作流程

（一）文件收集（每月末）

责任分工：各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门当月形成文件的收集，保证文件齐全、完整；

收集要求：

纸质文件需为最终定稿，签字盖章齐全（如需），字迹清晰、无涂改；

电子文件需为PDF、Word等通用格式，标注文件名称、形成日期、责任人等信息；

照片、录音录像等需标注拍摄时间、地点、内容及拍摄人信息。

（二）文件整理（每月初5个工作日内）

排序：按文件形成时间顺序排列，同一文件正本在前、定稿在后，在前、附件在后；

编页：纸质文件采用阿拉伯数字连续编页（单面文件编在右上角，双面文件编在右上角或左上角）；

装订：采用不锈钢夹或线装方式装订，拆除金属物（如订书钉、回形针），保证文件平整。

（三）文件编号（每月初10个工作日内）

编号规则：“部门代码-年度-分类代码-流水号”，示例：

行政部2024年永久类文件：XZ-2024-Y-001；

人力资源部2024年长期类文件：RL-2024-C-001；

分类代码：行政管理类（XZ）、人事管理类（RL）、资产管理类（ZC）、合同协议类（HT）、财务凭证类（CW）、其他类（QT）。

（四）文件登记（每月末）

登记要求：各部门兼职档案员填写《文件归档登记表》（详见附件1），一式两份，一份留部门存档，一份交行政部；

电子登记：同步在公司档案管理系统录入电子文件信息，包括文件编号、名称、形成日期、页数、存放位置等。

（五）文件归档（每月末）

纸质归档：将整理、编号、登记后的纸质文件移交至行政部档案室，移交时双方核对《文件归档登记表》，签字确认；

电子归档：将电子文件至公司指定档案管理服务器，设置“只读”权限，保证数据安全。

（六）文件保管

存放要求：

纸质档案存入专用档案柜，按编号顺序排列，标注清晰；

电子档案定期备份（每月1次），备份介质包括硬盘、云存储等，异地存放备份介质；

档案库房需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

保管期限：

永久类：包括公司章程、年度发展规划、重要合同、资质证书等；

长期类：包括规章制度、会议纪要、人事任免、资产台账等；

短期类：包括日常通知、工作计划、临时性报告等。

（七）文件利用

查阅权限：员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（详见附件2），经部门负责人审批后，到档案室办理查阅手续；

查阅要求：

查阅纸质档案需在档案室指定区域进行，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件；

复印档案需经行政部负责人批准，复印件加盖“档案证明章”后有效；

涉密档案需经分管副总经理审批，查阅时由档案员全程陪同。

（八）文件销毁

鉴定程序：保管期限届满的档案，由行政部编制《档案销毁清册》（详见附件3），会同相关部门共同鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁意见；

销毁审批：《档案销毁清册》需报总经理审批后，方可销毁；

销毁执行：销毁时需由两人以上共