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采购订单审核清单采购风险控制工具

一、适用情境与价值体现

本工具适用于企业采购全流程中的订单审核环节，特别适用于以下场景：

新供应商首次合作订单：需重点验证供应商资质、履约能力及合规性；

大额或战略物资采购订单：涉及高价值、关键物料的采购，需强化成本与交付风险管控；

跨部门协同采购订单：涉及多部门需求确认，需保证订单信息一致性与流程规范性；

特殊条款采购订单：如定制化产品、长周期交付、预付款比例较高等异常条款订单。

通过结构化审核清单，可系统识别采购风险点，保证订单信息准确、合规、合理，降低采购成本、提升履约效率，规避合同纠纷与合规隐患。

二、审核流程与操作步骤详解

（一）审核准备

资料收集：采购专员需提前整理完整订单资料，包括但不限于：

采购申请单（需求部门签字确认版）；

供应商报价单及比价记录（若涉及招投标，需附招标文件及中标通知书）；

供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、过往合作履约评价记录等）；

物料/服务技术规格书、质量标准说明；

合同草案（若订单金额超过公司规定阈值或需签订正式合同）；

历史采购订单（同类型物料可参考价格及条款）。

审核人员确认：根据订单金额、物料类型及风险等级，明确审核权限：

小额常规订单：采购主管审核；

中额订单：采购经理+需求部门负责人双审核；

大额/高风险订单：采购经理+需求部门负责人+法务+财务+分管副总多级联审。

（二）分步骤审核操作

步骤1：订单基础信息核验

审核要点：

订单编号唯一性，避免重复录入；

采购日期、需求日期逻辑合理性（需求日期早于采购日期且留有合理交付周期）；

供应商名称、地址、联系方式与公司合格供应商名录一致，避免信息错漏；

订单物料/服务名称、规格型号、数量、单位与采购申请单、技术规格书完全一致。

操作说明：对照采购申请单及供应商反馈信息，逐项核对订单基础字段，保证“三一致”（申请单-订单-供应商信息一致）。

步骤2：供应商资质与履约能力评估

审核要点：

供应商资质文件有效性：营业执照（是否在有效期内、经营范围是否含本次采购内容）、行业特殊资质（如ISO体系认证、生产许可证等，需与采购物料类型匹配）；

供应商过往履约记录：历史合作中是否存在交付延迟、质量不达标、服务响应不及时等问题；

新供应商额外审核：供应商调查表（含生产能力、质量管控流程、财务状况）、样品测试报告（若涉及定制化或关键物料）。

操作说明：通过供应商管理系统查询资质有效期及履约评价，新供应商需提交完整调查资料并由采购部门现场考察（必要时）。

步骤3：价格与成本合理性审查

审核要点：

价格构成合理性：物料单价、总价是否与报价单一致，是否含税、运费、安装费等隐性成本；

市场价格对比：参考历史采购价、第三方平台行情价（如行业价格指数、公开招标数据），判断价格偏离度（常规物料偏离不超过±5%，紧缺物料不超过±10%，需提供偏离说明）；

付款条件匹配：付款比例（如预付款、进度款、尾款比例）与合同条款、公司资金政策一致，避免大额预付款风险。

操作说明：采购专员需提供比价记录及价格分析说明，财务部门复核成本构成及付款条件合理性。

步骤4：交付与质量条款确认

审核要点：

交付时间：是否满足需求部门“最早需求日期”，供应商承诺交付周期是否与其生产能力匹配；

交付地点与方式：明确“送货上门”“上门自提”等责任划分，运费承担方需清晰；

质量标准：验收标准（如国标、行标、企标或双方约定标准）、检验流程（到货检验、抽样比例、不合格品处理方式）；

售后服务：质保期时长、故障响应时间、维修条款等（尤其涉及设备、软件等需长期维护的物料）。

操作说明：需求部门确认交付时间及质量标准是否满足使用要求，质量部门参与验收条款评审。

步骤5：合规性与风险规避检查

审核要点：

合同条款合规性：若订单需签订正式合同，法务部门审核合同条款（如违约责任、知识产权、不可抗力等），保证符合《民法典》《招标投标法》等法律法规；

采购方式合规性：订单金额达到招标阈值时，是否履行招投标程序；小额采购是否通过询价比价流程；

信息安全与保密：若涉及商业秘密，需在订单或合同中明保证密条款及违约责任。

操作说明：法务部门出具合规性意见，高风险订单需经公司法务总监审批。

步骤6：审核结果输出与归档

审核通过：采购专员根据审核意见录入订单系统，发送供应商执行，同步抄送需求、财务、仓储部门；

审核不通过：明确整改意见（如“价格超预算10%，需重新比价”“供应商资质过期，需更新后重新提交”），退回采购专员修改，重新提交审核；

资料归档：审核完成的订单、资质文件、比价记录、审核意见表等资料整理归档，保存期限不少于3年（按公司档案管理规定执行）。

三、采购订单审核清单模板

审核维度

审核项目

审核标准

审核结果（合格/不合格/需整改）

审核人

审核日期

备注

基础信息

订单