公司商务旅行安排和报销清单流程规范.docVIP

公司商务旅行安排与报销管理规范

一、适用范围与情境

本规范适用于公司全体员工因公出差的行程安排及费用报销管理，涵盖跨城市业务洽谈、客户拜访、行业会议、项目调研等因公外出场景。旨在通过标准化流程，保证商务旅行高效有序，费用支出合规合理，保障员工出差期间的合理需求与公司成本控制。

二、出差前流程安排

（一）出差申请与审批

提交申请：员工需提前3个工作日填写《商务旅行申请表》（详见模板一），明确出差事由、起止时间、目的地、行程安排（含交通、住宿、餐饮等初步预算）、参与人员及预期目标。若为紧急出差（如临时客户需求），需在出发后1个工作日内补交申请。

逐级审批：

员工直属部门负责人审核出差必要性及行程合理性，签署“同意出差”意见；

部门负责人以上级别人员出差，需额外报请分管领导审批；

行政部根据审批结果备案，统筹协调资源（如统一安排交通、住宿时）。

预算核定：财务部根据公司差旅标准（如住宿限额、交通方式等级）对预算进行复核，超预算部分需在申请表中注明原因并经分管领导批准。

（二）行程与资源安排

行政协助：经审批通过后，行政部根据员工需求及公司协议资源，协助预订机票/车票、酒店（优先选择协议酒店，非协议酒店需提前说明原因），并将预订信息（含时间、地点、金额）反馈至员工确认。

自行安排：若员工选择自行安排行程（如使用个人里程兑换机票），需保证行程符合审批内容，并在预订后向行政部报备相关信息，以便后续报销核对。

预借款领取：出差时间超过3天或预算金额超过2000元时，员工可凭审批通过的《商务旅行申请表》至财务部办理预借款，借款金额不超过预算的80%，出差结束后5个工作日内结清。

（三）行前准备

员工需确认行程细节（如车次/航班时间、酒店地址），提前准备出差所需资料（如合同、客户资料、项目方案等）。

行政部为跨省/出国出差员工提供《目的地注意事项》（如当地气候、交通规则、紧急联系人信息）。

三、出差中执行要点

行程遵守：员工需按审批行程出差，不得擅自变更目的地或延长出差时间。如遇特殊情况需调整行程，须提前向部门负责人及行政部报备，说明原因并获得书面同意。

费用控制：严格按照核定标准支出费用，住宿、交通等支出需选择经济合理的方式，避免超预算消费。

凭证留存：所有费用支出需取得合法合规的费用凭证（如电子订单、付款凭证、行程单等），凭证需注明消费日期、项目、金额及消费方信息，保证清晰可查。

安全与沟通：出差期间员工需注意人身及财产安全，每日向部门负责人简要汇报工作进展；如遇突发情况，需第一时间联系公司行政部或直属上级。

四、出差后报销结算

（一）费用整理与核对

员工需在出差结束后5个工作日内，整理所有费用凭证，按消费类别（交通、住宿、餐饮、其他）分类粘贴，并在凭证右上角标注对应报销金额。

核对实际支出与预算差异，若存在超支情况，需在《报销清单》中说明原因并附相关证明（如客户要求的高额住宿说明）。

（二）填写报销清单

员工需完整填写《商务旅行报销清单》（详见模板二），信息包括：报销人姓名、部门、出差日期、费用项目（具体到明细）、消费金额、凭证类型（如“交通-高铁票”）、备注说明等，保证与费用凭证一一对应。

（三）提交审批与付款

部门审核：员工将《报销清单》及费用凭证提交至直属部门负责人，负责人审核费用真实性及合理性，签署“同意报销”意见。

财务复核：财务部核对报销清单与凭证是否一致、是否符合公司差旅标准、预算执行情况，确认无误后签署复核意见。

款项支付：财务部在完成审批后3个工作日内，将报销款项支付至员工工资卡账户，预借款多退少补。

五、模板表格

模板一：商务旅行申请表

申请人信息

姓名：*

部门：*

职位：*

出差基本信息

出差事由：*

起始时间：*

结束时间：*

目的地：*

参与人员：*

预计人数：*

行程与预算

交通方式：*（如高铁/飞机/自驾）

预估金额：*元

住宿安排：*（如协议酒店/自行预订）

预估金额：*元

餐饮及其他：*

预估金额：*元

预算总额：*元

审批意见

部门负责人：（签字）日期：

分管领导：（签字）日期：（若需）

行政部：（备案）日期：

模板二：商务旅行报销清单

基础信息

报销人：*

部门：*

出差日期：*

费用明细

日期：*

费用项目：*（如“交通-市内地铁”“住宿-酒店”）

金额（元）：*

日期：*

费用项目：*

金额（元）：*

日期：*

费用项目：*

金额（元）：*

…

…

…

汇总信息

报销总额：*元

预借款：*元

实际报销：*元

审批意见

部门负责人：（签字）日期：

财务复核：（签字）日期：

出纳：（签字）日期：

六、注意事项

预算与合规：所有费用支出需严格控制在审批预算内，超预算部分需经分管领导特批；禁止虚报、多报费用，费用凭证需真实有效，不得涂改或伪造。

凭证要求：费用凭证需注明消费具体信息（如酒店住