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企业内部文件归档管理模板文件分类与存储规范

一、规范制定背景与应用范围

为规范企业内部文件全生命周期管理，保证文件分类科学、存储有序、检索高效，防范文件丢失或泄密风险，特制定本规范。本规范适用于企业各部门在日常运营、项目管理、合同管理、财务报销、人力资源管理等活动中产生或收各类纸质及电子文件的分类、归档、存储与查阅管理，覆盖文件从形成到销毁的全流程管控。

二、文件分类与归档标准化操作流程

（一）文件收集与初步筛选

责任主体：各部门指定专人（如部门文秘）作为文件管理员，负责本部门文件的日常收集与初步整理。

收集范围：包括但不限于会议纪要、项目方案、合同协议、管理制度、报表数据、培训资料、审批单据等具有保存价值的文件，排除临时性、草稿性且无留存价值的文件（如未经审批的初步草案、过期通知等）。

时间要求：文件形成后3个工作日内完成初步收集，月度末汇总整理至部门临时文件夹。

（二）文件分类编码

一级分类：按业务属性分为6大类，编码规则为“2位大写字母+中文名称”，具体

GL：行政管理类（含制度、通知、会议纪要等）

XM：项目管理类（含立项报告、进度计划、验收报告等）

HT：合同管理类（含采购合同、销售合同、服务协议等）

CW：财务管理类（含预算表、报销单、财务报表等）

HR：人力资源管理类（含招聘简历、劳动合同、培训记录等）

QT：其他类（无法归入上述类别的文件）

二级分类：在一级分类下按文件用途或子业务细分，编码规则为“2位数字+子业务名称”，例如：

GL-01：公司级制度文件

GL-02：部门通知文件

XM-01：项目立项文件

XM-02：项目过程文件

文件编号：采用“一级分类编码+二级分类编码+年份+流水号”格式，例如“GL-01-2023-001”表示2023年公司级制度文件第1号。

（三）文件整理与归档

纸质文件整理：

按文件编号顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，采用牛皮纸档案盒统一封装，档案盒标注“一级分类-二级分类-年份”（如“GL-01-2023”）。

每盒内附《文件归档清单》（模板见第三章），详细记录文件编号、名称、份数、页数、归档日期等信息。

电子文件整理：

按分类编码建立电子文件夹层级（如“GL/01-公司级制度文件/2023”），文件名统一为“文件编号+文件名称”（如“GL-01-2023-001_公司考勤管理制度”）。

电子文件采用PDF格式存储（避免格式兼容问题），重要文件需加密并备份至企业专用服务器，备份频率为每周一次。

（四）文件存储与保管

存储场所要求：

纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如档案柜、温湿度计、灭火器），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。

电子档案存储于企业内网服务器，严禁存储在个人电脑或非加密移动设备，服务器需定期进行病毒查杀与数据备份。

存储期限管理：

根据文件价值划分保管期限，分为永久（如公司章程、重大合同）、长期（10年以上，如项目验收报告、财务凭证）、短期（3-10年，如日常通知、会议纪要）。

保管期限届满需销毁的文件，由档案管理员提出申请，经部门负责人及档案管理部审核批准后，按规定流程销毁（纸质文件碎纸处理，电子文件彻底删除并备份销毁记录）。

（五）文件借阅与使用

借阅流程：

纸质文件借阅需填写《文件借阅申请表》（模板见第三章），经部门负责人签字后，档案管理员登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还期限），借阅期限不超过3个工作日。

电子文件借阅需通过企业OA系统提交申请，审批通过后在线查阅或，文件自动添加水印（含借阅人姓名及借阅时间）。

使用规范：

借阅文件不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得擅自复制或带离指定区域。

涉密文件（如未公开合同、财务数据）需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同，使用后立即归还。

三、文件分类与存储模板

模板一：文件归档清单（纸质档案盒内附）

序号

文件编号

文件名称

份数

页数

归档日期

备注（如密级）

1

GL-01-2023-001

公司考勤管理制度

1

12

2023-03-15

正式文件

2

GL-01-2023-002

员工行为规范手册

1

25

2023-03-20

正式文件

…

…

…

…

…

…

…

填写说明：1.按档案盒内文件实际顺序填写，序号连续；2.“备注”栏标注文件密级（如“内部公开”“机密”）或特殊状态（如“修订版”）。

模板二：电子文件存储结构示例

企业文件归档总文件夹/

├─GL（行政管理类）/

│├─01-公司级制度文件/

││├─2023/

│││├─GL-01-2023-001_公司考勤管理制度.pdf

│││└─GL-01-2023-002_员工行为规范手册.pdf

││└─2022/

││└─GL-01-2022-003_公文处理