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2026年项目文档管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司2026年度各类项目（含研发项目、建设项目、运营项目、合作项目等）文档的全生命周期管理工作，保障项目文档的完整性、准确性、安全性与可追溯性，明确文档管理职责、流程及标准，提升项目管理效率与质量，为项目决策、执行、复盘及后续运维提供可靠依据，维护公司知识产权与核心信息安全，依据公司项目管理相关规定及行业规范，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司2026年度所有立项、在建、竣工及收尾的各类项目，涵盖项目全生命周期（立项阶段、规划阶段、执行阶段、验收阶段、收尾阶段）产生的所有文档资料，包括但不限于立项文件、规划方案、设计图纸、合同协议、会议纪要、进度报告、验收资料、变更文件、复盘报告等。同时适用于公司项目管理部、各业务部门、项目组及所有参与项目文档编制、收集、整理、归档、借阅、销毁等工作的工作人员。

第三条核心原则

2026年项目文档管理遵循“统一标准、全程管控、权责明确、规范高效、安全保密、便于利用”的核心原则，坚持文档管理与项目执行同步推进，确保项目文档真实反映项目进展与成果，保障文档信息安全，提升文档资源利用效率，支撑项目全流程管理与公司战略决策。

第四条职责分工

1.项目管理部：作为项目文档管理归口部门，负责本制度的落地执行、修订完善；制定项目文档分类标准、编制规范、归档流程及保密要求；统筹公司所有项目文档的统一管理，建立项目文档管理台账与数据库；监督检查各项目组文档管理工作的合规性与完整性；组织文档管理相关培训，解答各部门文档管理相关咨询；负责项目文档的最终审核、归档、保管及销毁审批工作。

2.各业务部门（项目发起部门）：负责本部门发起项目文档的初步审核与管控；督促本部门项目组按制度要求完成文档的编制、收集、整理与提交；协助项目管理部开展项目文档的核查与归档工作；负责本部门项目文档借阅的内部审批与管控。

3.项目组：作为项目文档管理的直接责任主体，负责项目全生命周期文档的编制、收集、整理、审核、提交与保管工作；确保项目文档的真实性、完整性、准确性与及时性，符合文档编制规范；指定专人担任项目文档管理员，负责日常文档的梳理、归档及台账登记；配合项目管理部及业务部门完成文档核查、验收及复盘工作。

4.文档管理员（项目级/公司级）：项目级文档管理员负责本项目文档的日常收集、整理、分类、登记、保管及提交工作，建立项目文档明细台账；公司级文档管理员负责所有归档文档的统一保管、台账更新、借阅登记、保密管控及销毁处置工作；定期对文档进行核查与维护，确保文档完好无损、可追溯。

5.质量管控部：负责核查项目关键节点文档的完整性、规范性与准确性，将文档管理合规情况纳入项目质量考核指标；协助项目管理部制定文档质量标准，参与项目文档验收工作。

6.保密工作部：负责监督项目文档保密管理工作，审核涉密文档的保密等级与管控措施；查处文档保密违规行为，保障公司核心信息安全；协助开展文档保密培训工作。

第二章项目文档分类与编制规范

第五条文档分类标准

项目文档按项目生命周期阶段及内容属性分类，各类文档需明确编制责任主体、提交时限及归档要求，具体分类如下：

1.立项阶段文档：包括项目立项申请书、可行性研究报告、立项评审报告、立项批复文件、项目预算表、项目发起部门意见表等，由项目发起部门牵头编制，项目组配合完成。

2.规划阶段文档：包括项目计划书、项目范围说明书、进度计划方案、资源配置方案、风险评估报告、质量管理计划、沟通管理计划、采购计划等，由项目组牵头编制，项目管理部审核。

3.执行阶段文档：包括设计图纸（含初步设计、详细设计、变更设计）、合同协议（含合作合同、采购合同、服务合同等）、会议纪要（项目例会、专题会议等）、进度报告（日报、周报、月报）、变更申请与批复文件、问题处置记录、测试报告、培训记录、物资领用记录等，由项目组各岗位职责人编制，项目文档管理员统一整理。

4.验收阶段文档：包括项目验收申请书、验收方案、验收评审报告、成果交付清单、测试验收报告、用户反馈意见、整改报告、验收批复文件等，由项目组牵头编制，项目管理部、质量管控部配合审核。

5.收尾阶段文档：包括项目总结报告、复盘报告、费用结算报告、资产移交清单、文档移交清单、项目注销申请等，由项目组编制，项目发起部门、财务科、项目管理部审核。

6.涉密文档：涉及公司核心技术、商业秘密、敏感数据及未公开项目信息的文档，需单独标注保密等级（绝密、机密、秘密），按保密管理要求专项管控。

第六条文档编制规范

所有项目文档编制需符合以下统一规范，确保文档格式统一、内容完整、表述清晰：

1.格式规范：文档统一采用Word（文字类）、Excel（表格类）、PPT（汇报类）、PDF（归档类）等标准格式