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公司资产管理与采购申请模板使用指南

一、适用业务范围

二、标准化操作流程

第一步：需求发起与申请表填写

申请人根据实际业务需求（如新员工入职、设备老化无法使用、产能扩充等），填写《公司资产采购申请表》（详见模板内容示例），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及附件（如技术参数要求、比价报价单等）。

需求描述需具体、量化，避免模糊表述（如“需要一台电脑”应补充“用于设计部，配置要求：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘”）。

第二步：部门内部审核

申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人，部门负责人需核对需求必要性、预算合理性及与部门工作计划的匹配度。

审核通过后，部门负责人在申请表“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明理由并退回申请人调整。

第三步：跨部门协同审核

部门审核通过后，申请表流转至行政部（或资产管理部，根据公司职责划分），行政部重点审核资产配置标准（如是否超配、是否符合公司资产目录）、重复利用可能性（是否有闲置资产可调剂）及采购方式建议（如集中采购、询价采购等）。

涉及大额预算（如超过[具体金额，可根据公司规定填写]元）或关键设备采购，需同步提交财务部审核预算资金来源及合规性。

第四步：审批权限审批

根据采购金额及资产类型，按公司审批权限表逐级报批（例如：

金额≤[X]元：部门负责人+行政部审批；

[X]元＜金额≤[Y]元：部门负责人+行政部+财务部审批；

金额＞[Y]元：部门负责人+行政部+财务部+总经理审批）。

审批人在相应栏位签署意见及姓名，严禁越级审批或代签。

第五步：采购执行与过程跟踪

审批通过后，行政部（或采购部）根据申请表信息组织采购，优先选择合格供应商，保证价格、质量及服务符合要求。

采购过程中如需调整申请表内容（如规格、预算），需重新履行审批流程。

申请人配合提供必要的技术支持，如验收标准、使用培训需求等。

第六步：资产验收与登记

资产到货后，由行政部、使用部门及申请人共同进行验收，对照申请表核对资产名称、规格、数量、质量等，填写《资产验收单》（详见模板内容示例）。

验收合格后，行政部为资产粘贴唯一编码标签，建立资产台账，更新资产管理系统（如有），并将《资产验收单》复印件交财务部备案。

验收不合格的，行政部负责联系供应商退换货，直至验收合格。

第七步：资产领用与后续管理

验收合格后，使用部门办理领用手续，明确资产保管人，行政部更新资产领用记录。

行政部定期（如每季度/每半年）组织资产盘点，保证账实相符，对闲置资产进行统筹调配。

三、模板内容示例

表1：公司资产采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

资产名称

规格型号

数量

预估单价

预算金额（元）

用途说明

（请详细说明资产使用场景、必要性及与业务的关联性，如：“用于市场部新客户接待，提升客户洽谈效率”）

技术参数/需求

（如品牌、配置、功能要求等，可附页）

附件清单

□技术参数要求□比价报价单□其他：_________

审批流程

部门负责人签字：_________日期：_________行政部审核：_________日期：_________财务部审核（如需）：_________日期：_________总经理审批（如需）：_________日期：_________

备注

表2：资产验收单

验收日期

验收地点

资产名称

规格型号

数量

供应商

验收项目

标准要求

验收结果

名称/型号是否一致

□合格□不合格

数量是否正确

□合格□不合格

外观是否完好

□合格□不合格

技术参数是否符合

□合格□不合格

配套附件是否齐全

□合格□不合格

验收结论

□合格，准予投入使用□不合格，需退换货（原因：_________）

验收人员签字

行政部：_________使用部门：_________申请人：_________

资产编码

（由行政部填写）

领用签字

保管人：_________日期：_________

四、执行要点提示

预算控制优先：申请前需确认部门预算额度，严禁超预算或无预算采购，确因特殊情况需追加预算的，需提前履行预算调整流程。

资产编码规范：验收合格后，行政部须按公司统一规则为资产分配唯一编码（如“资产类别-年份-部门-序号”），保证后续管理可追溯。

审批时效管理：各审核环节应在2个工作日内完成反馈，紧急采购需求需在申请表上标注“急件”，并同步告知审批人。

资料留存完整：采购申请表、验收单、供应商报价单、合同（如需）等资料需由行政部统一归档保存，保存期限不少于[具体年限，如5年]。

闲置资产统筹：各部门在申请新资产前，需确认是否有闲置资产可调剂使用，避免重复购置造成资源浪费。

责任到人：资产领用后，保管人需妥善维护，严禁私自转借、拆卸或处置，离职时须办理