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工作流审批标准化操作指南

一、适用场景与核心价值

在企业日常运营中，工作流审批贯穿于各类业务环节，标准化操作旨在统一流程规范、提升审批效率、明确责任边界。本指南适用于以下常见场景：

费用类审批：包括日常费用报销、差旅费申请、业务招待费申请等；

人事类审批：如员工请假（年假、病假、事假）、加班申请、岗位变动、离职手续等；

业务类审批：例如采购申请（物资、服务）、合同审批、项目立项、付款申请等；

行政类审批：如用印申请、会议室预订、资产领用/归还等。

通过标准化操作，可实现“流程清晰、责任到人、记录可溯、效率提升”，减少因流程不明确导致的审批延误或争议，保障业务合规高效运行。

二、标准化操作流程详解

工作流审批通常分为“发起-流转-审批-反馈-归档”五个核心阶段，具体操作步骤

（一）申请发起：规范填写基础信息

明确申请类型：根据业务需求选择对应审批模板（如“费用报销审批表”“请假申请单”等），保证模板与业务场景匹配。

填写核心字段：

申请人信息：姓名（*员工）、所属部门、工号；

申请事由：清晰描述审批事项（如“2024年3月北京差旅费报销”“2024年4月5日-7日事假申请”）；

明细信息：根据申请类型填写具体内容（如费用报销需填写报销金额、费用发生日期、消费事由；请假需填写请假类型、起止时间、工作交接人）；

附件：支撑材料（如费用报销需附发票原件扫描件/照片、差旅行程单；请假需附医院证明（病假）、加班需附加班审批记录等），保证附件真实、完整、清晰。

检查信息完整性：提交前逐项核对必填字段是否遗漏，附件是否齐全，避免因信息不全导致审批退回。

（二）审批流转：按路径有序推进

选择审批路径：根据企业权限设置，系统自动或手动选择审批链（如“部门负责人-分管领导-财务部-总经理”），保证审批人符合岗位权限要求。

提交审批：确认信息无误后，“提交”按钮，系统将自动推送审批任务至第一审批人。

实时跟踪进度：申请人可通过系统查看审批当前节点（如“待部门审批”“已财务审核”）、审批人状态及预计完成时间，必要时可对审批人进行催办（系统自动发送提醒消息）。

（三）审批处理：高效规范执行

审批人收到审批任务后，需在规定时限内完成操作（一般审批时限不超过2个工作日，紧急事项可缩短至4小时）：

查阅申请材料：仔细核对申请人填写的信息是否完整、附件是否真实、申请事由是否符合公司制度（如请假是否符合年假天数规定、费用报销是否符合预算标准）。

审批操作：

同意：如无异议，“同意”并填写审批意见（可选，如“已核对附件，同意报销”），系统自动推送至下一审批人；

驳回：如申请信息不实、材料不全或不符合制度，需“驳回”并明确驳回原因（如“发票抬头错误，请重新提交”“请假未填写工作交接人，补充后重审”），申请将退回至申请人，修改后可重新提交；

转办：如审批人因出差、休假等原因无法处理，可通过“转办”功能将任务委托给其他具备权限的临时审批人，需同步转办原因。

特殊情况处理：

加急审批：对紧急事项（如客户需求响应、突发故障处理），申请人需在发起时勾选“加急”选项，审批人需优先处理，审批时限缩短50%；

会签审批：涉及多部门协作的事项（如跨部门采购），需采用“会签”模式，所有相关部门审批人均同意后方可进入下一环节。

（四）结果反馈：及时同步与执行

审批结果通知：审批流程结束后，系统自动通过消息提醒、邮件等方式向申请人推送最终结果（同意/驳回），并附完整审批链记录（各审批人及意见）。

结果执行：

审批通过后，申请人需根据结果执行后续动作（如费用报销通过后至财务部领取款项；请假通过后按计划休假并做好工作交接）；

审批驳回后，申请人需根据驳回原因修改材料，重新提交审批，避免重复驳回导致流程延误。

（五）记录归档：保证可追溯性

自动归档：审批完成后，系统将申请材料、审批记录、附件等自动归档至对应模块（如“费用审批库”“人事审批库”），保存期限不少于3年（按企业档案管理规定执行）。

查询与统计：申请人及审批人可通过关键词（如申请日期、申请类型、申请人姓名）查询历史审批记录；管理部门可定期统计审批时长、通过率等数据，分析流程瓶颈并持续优化。

三、常用审批模板参考

（一）费用报销审批表

字段名称

填写要求

申请人

姓名（*员工）、工号、所属部门

报销周期

费用所属起始日期-截止日期（如2024-03-01至2024-03-31）

费用明细

按类别分行填写（如交通费、住宿费、餐饮费），注明金额、发生日期、消费事由

报销总额

大写+小写（如：人民币壹仟贰佰元整，￥1,200.00）

附件清单

列出附件名称及数量（如：发票3张、行程单1份）

申请人签字

手写签名（电子审批系统可留电子签名）

部门负责人审批

意见+签字（如“业务属实，同意报销”*经理）

财务部审核

意见+签字（如“票据合规，金额无误