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企业资金审批与执行操作指引表

一、适用范围与业务场景

本指引适用于企业各项资金支出的审批与执行管理，涵盖但不限于以下场景：日常费用报销（如办公费、差旅费、业务招待费）、项目资金支付（如项目预付款、进度款、结算款）、采购资金支出（如原材料采购、固定资产采购）、对外投资/捐赠资金划拨、员工借款及还款等。所有涉及企业资金流出的业务均需按本指引流程操作，保证资金使用合规、安全、高效。

二、资金审批与执行全流程操作步骤

（一）资金申请发起

操作主体：业务经办人（需为具备相关业务权限的员工）。

操作动作：

（1）根据业务类型，填写《资金审批申请表》（见模板表格），完整填写以下信息：

基础信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；

资金信息：申请金额（大小写）、资金用途（需具体明确，如“项目阶段材料采购款”）、支付方式（对公转账、支票、备用金等）、收款方信息（名称、账号、开户行）；

业务背景：简要说明资金申请原因（如附合同编号、项目立项编号等关联信息）；

附件清单：列明需的支持性材料（如合同、发票、报价单、项目进度确认单、费用明细清单等）。

（2）将填写完整的《资金审批申请表》及附件材料提交至部门负责人审核。

时间要求：业务发生后5个工作日内发起申请（特殊情况如紧急付款需在24小时内说明原因发起）。

（二）部门负责人审核

操作主体：申请人所在部门负责人（或授权主管）。

审核要点：

（1）业务真实性：确认申请事项是否为部门实际发生的必要业务，是否存在虚假申请；

（2）预算匹配性：核对申请金额是否在部门年度/月度预算额度内，超预算需说明理由并附预算调整审批文件；

（3）合理性：判断资金用途是否合理、支出标准是否符合企业《费用管理制度》（如差旅费标准、招待费限额）；

（4）附件完整性：检查支持性材料是否齐全、合规（如合同需双方盖章、发票需为合规税票）。

操作动作：审核通过后在《资金审批申请表》“部门负责人意见”栏签字确认；不通过则注明退回理由，反馈给申请人修改后重新提交。

时间要求：收到申请后2个工作日内完成审核。

（三）财务部门复核

操作主体：财务部指定岗位（如主办会计、资金主管）。

复核要点：

（1）单据规范性：检查《资金审批申请表》填写是否完整（无漏项、无涂改）、附件是否合规（发票抬头、税号、金额等信息与企业信息一致）；

（2）金额准确性：核对申请金额与合同、发票等附件金额是否一致，大小写是否匹配；

（3）审批流程完整性：确认部门负责人审核已完成，是否符合分级审批权限（见下表）；

（4）资金计划匹配度：核对申请是否纳入月度资金计划，未纳入计划需说明紧急原因并附资金计划外审批文件。

分级审批权限参考表：

资金金额（元）

审批人

5,000（含）以下

部门负责人

5,000-50,000（含）

财务负责人

50,000-200,000（含）

分管副总经理

200,000以上

总经理/总经理办公会

操作动作：复核通过后签字确认；不通过则注明复核意见（如“发票不合规”“超权限”），退回申请人或部门补充材料。

时间要求：收到申请后1个工作日内完成复核。

（四）管理层审批

操作主体：根据分级权限，由财务负责人、分管副总经理、总经理或总经理办公会审批。

审批要点：

（1）重大资金支出（如200,000元以上）：重点评估业务战略匹配性、投资回报风险、资金支付必要性；

（2）超预算/计划支出：确认是否已履行预算调整审批流程，审批权限是否符合规定；

（3）异常支付：对大额、频繁或收款方信息不熟悉的支付，需核实业务背景真实性。

操作动作：审批通过后在对应审批栏签字；不通过则注明审批意见，退回至上一环节。

时间要求：

财务负责人、分管副总经理：1个工作日内完成；

总经理/总经理办公会：3个工作日内完成（紧急事项可缩短至24小时）。

（五）资金支付执行

操作主体：财务部出纳岗。

操作动作：

（1）收到审批完成的《资金审批申请表》后，核对收款方信息（名称、账号、开户行）与申请表、合同附件是否一致，避免错付；

（2）根据支付方式办理付款：

对公转账：通过企业网银/银行柜台提交付款指令，备注“公司-用途-申请编号”；

支票：填写支票并登记《支票领用登记表》，交由领取人签收；

备用金：按《备用金管理制度》核定金额支付，后续凭发票核销。

（3）付款后，在《资金审批申请表》“支付记录”栏填写付款日期、凭证号，并将凭证扫描件反馈给申请人。

时间要求：审批完成后1个工作日内完成支付（紧急付款需在审批通过后2小时内完成）。

（六）后续归档与反馈

操作主体：财务部档案岗、业务部门。

操作动作：

（1）财务部：每月将《资金审批申请表》、支付凭证、附件材料等整理归档，保存期限不少于10年（电子档案同步备份）；

（2）业务部门：收到付款后，及时向收款方确认到账情况，若存在未到账、金额不