销售业务合同标准化签订流程手册.docVIP

销售业务合同标准化签订流程手册

前言

本手册旨在规范销售业务合同的签订全流程，保证合同条款严谨、审批流程合规、风险可控，提升合同管理效率，保障公司与客户的合法权益。手册适用于公司所有销售场景下的合同签订工作，涵盖产品销售、服务提供、合作开发等业务类型，销售部、法务部、财务部、档案管理部等相关部门需协同执行。

第一章适用范围与业务场景

一、业务场景覆盖

本手册适用于以下销售业务场景的合同签订：

常规产品销售：包括标准产品、定制化产品的销售合同，涉及标的物描述、数量、价格、交付、验收等核心条款。

服务类业务：如技术咨询、售后支持、培训服务等，需明确服务范围、标准、周期及费用结算方式。

长期合作协议：与战略客户签订的年度框架协议，需约定合作期限、供货范围、价格调整机制、违约责任等。

特殊业务补充协议：针对主合同未尽事宜（如变更、解除、附加条款等）签订的补充协议。

二、参与部门与职责

销售部：负责客户对接、需求确认、合同起草（初稿）、商务条款谈判及签订后履行跟踪。

法务部：负责合同法律条款审核、合规性审查、法律风险评估及修订意见反馈。

财务部：负责合同金额、付款方式、税费条款、发票类型等财务相关内容审核。

档案管理部：负责合同正本的归档、保管、借阅管理及电子化存档。

第二章标准化签订流程详解

阶段一：合同准备与需求对接

步骤1：明确交易要素

责任人：销售经理*

操作说明：

与客户充分沟通，确认合同核心要素：标的物名称/服务内容、规格型号/服务标准、数量、单价、总金额、交付时间/服务周期、交付地点/服务地点、付款方式、质量标准、违约责任等。

对于定制化产品或复杂服务，需客户提供书面需求说明书（作为合同附件），保证双方理解一致。

输出文档：《交易要素确认清单》（见第三章模板1）

步骤2：收集客户资质文件

责任人：销售专员*

操作说明：

客户为企业：需提供加盖公章的营业执照复印件（需在有效期内）、法定代表人证件号码明书、授权委托书（如签约人非法定代表人，需提供）。

客户为个人：需提供证件号码复印件及联系方式，核对原件。

特殊行业客户（如医疗器械、食品等）：需提供行业经营许可证、资质认证文件等。

输出文档：《客户资质审核表》（见第三章模板2）

步骤3：起草合同初稿

责任人：销售经理*（基于公司标准模板）

操作说明：

使用公司制定的《销售合同标准模板》（见第三章模板3），根据确认的交易要素填写具体内容，保证模板中的通用条款（如不可抗力、争议解决等）未被遗漏。

针对特殊业务（如定制化服务），可在模板基础上增加补充条款，但不得与法律法规及公司制度冲突。

输出文档：《销售合同（初稿）》

阶段二：内部审核与修订

步骤1：销售部内部初审

责任人：销售经理、销售总监

操作说明：

销售经理*核对合同初稿中的商务条款（价格、交付、付款等）与客户确认内容是否一致，保证无遗漏或歧义。

销售总监*审核合同的业务可行性、客户合作风险（如历史履约记录、信用状况等），签署审核意见。

输出文档：《合同审批单》（见第三章模板4）

步骤2：法务部合规审核

责任人：法务专员、法务经理

操作说明：

法务专员*重点审核以下内容：

合同主体是否具备完全民事行为能力；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《产品质量法》等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合法。

法务经理*对审核结果进行复核，对存在风险的条款提出修订意见，反馈至销售部。

输出文档：《法务审核意见书》（见第三章模板5）

步骤3：财务部财务条款审核

责任人：财务专员、财务主管

操作说明：

财务专员*审核合同金额、付款方式（如预付款比例、分期付款节点）、税费承担方、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）等财务内容是否符合公司财务制度。

财务主管*复核资金安排的合理性，评估客户支付能力，对潜在财务风险（如回款周期过长）提出预警。

输出文档：《财务审核意见书》（见第三章模板6）

步骤4：修订与二次审核

责任人：销售经理*、相关部门审核人

操作说明：

销售经理*根据法务部、财务部的审核意见，修订合同条款，形成《销售合同（修订稿）》。

对于重大修订（如核心条款变更、金额调整），需重新提交法务部、财务部审核；一般修订可由审核人确认后通过。

输出文档：《销售合同（修订稿）》、《合同审批单》（最终版）

阶段三：合同谈判与最终确认

步骤1：与客户进行合同谈判

责任人：销售经理、销售总监（必要时）

操作说明：

向客户解释合同条款，特别是权利义务、违约责任等关键内容，解答客户疑问。

针对客户提出的修改意见，结合公司审核结果进行协商，达成一致。

谈判过程中形成的补充协议或附件，需经法务部审核后纳入合同文本。

输出文档：《谈判纪要》（见第三章模板7）

步骤2：确认合同最终文本

责任人：销售经理