合同管理系统关键要素填报工具.docVIP

合同管理系统关键要素填报工具使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业法务部门、业务部门及合同管理人员在新合同签订、合同变更备案、历史合同信息补录及年度合同审计等场景下，系统化填报合同关键要素。具体包括：

新合同签订前：标准化采集合同主体、标的、履行条款等核心信息，保证合同要素完整合规；

合同变更管理：对已生效合同的主体、金额、履行期限等变更事项进行要素更新；

合同档案规范化：针对历史纸质合同或电子合同，补录关键要素至管理系统，实现数字化归档；

合规性审查：通过要素结构化填报，为法务部门提供清晰的审查依据，降低合规风险。

二、详细填报步骤

步骤一：登录系统并进入填报模块

使用企业统一账号登录合同管理系统，选择“合同管理”菜单栏下的“关键要素填报”功能入口；

根据业务需求选择“新合同填报”“合同变更填报”或“历史合同补录”类型，进入信息填报页面。

步骤二：填写合同基础信息

合同编号：按企业规范填写，格式通常为“年份-部门代码-序号”（如2024-FW-001），保证唯一性；

合同名称：准确反映合同核心内容，避免使用“合作协议”“合同书”等模糊表述，示例为“设备采购合同”；

签订日期：选择合同双方实际签署日期，格式为YYYY-MM-DD；

合同类型：从下拉菜单中选择（如采购、销售、服务、租赁等），系统将自动关联对应的要素模板；

所属项目：若合同关联具体项目，填写项目编号或名称，便于后续项目维度统计。

步骤三：填报合同主体信息

甲方信息：

单位名称：填写法定全称，与营业执照一致；

单位性质：选择企业/事业单位/社会组织/个体工商户等；

统一社会信用代码：填写18位信用代码（或营业执照注册号）；

地址：填写注册或实际经营地址；

联系人及电话：填写合同对接人姓名（用代替，如“张”）、办公电话（示例：010-5678）。

乙方信息：按甲方信息规范填写，若乙方为境外主体，“统一社会信用代码”可填写注册地识别码。

主体关系说明：若存在关联方交易，需勾选“关联交易”并填写关联关系类型（如母子公司、受同一控制企业等）。

步骤四：明确合同标的与履行条款

合同标的：

标的名称：填写具体物品或服务名称（如“办公电脑”“软件开发服务”）；

规格型号/服务要求：详细描述标的特性（如电脑品牌、型号、配置；服务范围、交付标准）；

数量/工作量：填写具体数值及单位（如“台”“人/天”）；

单价及总价：分别填写单位价格和合同总金额（大写与小写需一致，示例：￥100,000.00，人民币壹拾万元整）。

履行期限：

起始时间/截止时间：明确合同履行起止日期；

履行节点：若分期履行，需填写各阶段交付时间及验收标准（如“第一阶段：2024-06-30前交付设备并验收”）。

履行方式与地点：

履行方式：选择“交付”“服务”“租赁”等，并补充具体形式（如“上门安装”“现场服务”）；

履行地点：填写标的交付或服务提供的具体地点（如“北京市区路号”）。

步骤五：约定付款与违约责任

付款方式：

付款条件：选择“预付款”“进度款”“验收款”“质保金”等，并明确触发条件（如“合同签订后7日内支付预付款30%”）；

付款比例及金额：填写各期付款比例和具体金额；

收款账户信息：填写乙方开户行、账号（系统已加密处理，仅合规人员可见）。

违约责任：

违约金标准：填写逾期履行、质量不合格等情形的违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%支付违约金”）；

赔偿范围：明确违约方需承担的损失类型（如直接损失、合理维权费用）；

争议解决方式：选择“诉讼”或“仲裁”，并填写具体管辖法院或仲裁机构（如“市区人民法院”“仲裁委员会”）。

步骤六：附件与提交审核

附件清单：按系统要求合同附件，包括：

双方营业执照复印件（加盖公章）；

标的物明细、技术参数等补充文件；

授权委托书（若签约人为非法定代表人）；

其他双方确认的书面材料。

信息核对：“预览”按钮，逐项检查填报要素是否完整、准确，重点核对金额、日期、主体信息等关键字段；

提交审核：确认无误后提交，系统将根据合同类型自动流转至法务部门、业务部门负责人审核，审核进度可在“我的申请”中查询。

三、合同关键要素信息表

要素类别

填报项

填写规范

示例

基础信息

合同编号

按企业规范编码，唯一不可重复

2024-FW-001

合同名称

反映核心内容，避免模糊表述

品牌办公设备采购合同

签订日期

YYYY-MM-DD格式

2024-03-15

主体信息（甲方）

单位名称

法定全称，与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码或注册号联系人及电话

姓名用*代替，填写办公电话

联系人：李*，电话：010标的与履行

标的名称

具体物品或服务名称

台式电脑（型号：-Pro）

规格型号/服务要求

详细描述标的特性