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固定资产管理盘点与维护流程模板

一、适用范围

二、操作流程与步骤

（一）盘点前准备

成立专项小组

由单位行政部门（或资产管理部门）牵头，联合财务部门、使用部门组成盘点小组，明确分工：

组长：经理（负责统筹协调、审批盘点计划及差异处理方案）；

组员：专员（负责资产清单核对、现场盘点记录）、技术员（负责资产状态鉴定，如电子设备功能检测）。

制定盘点计划

明确盘点范围（如全部资产或按部门/类别分类盘点）、时间节点（如年度盘点定于12月25日-30日）、人员分工（如A组负责办公楼电子设备，B组负责生产机器设备）；

提前3个工作日发布盘点通知，要求各部门配合整理资产、清空存放区域（如需移动资产）。

资产清单核对

行政部门提前从财务系统导出最新《固定资产台账》，核对资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人等信息是否与实物一致；

对台账中标注“已报废”“已调拨”但未销账的资产，提前标注并核实原因。

工具与物料准备

准备盘点设备（如扫码枪、盘点PDA、相机）、表格（纸质《固定资产盘点表》或电子表格模板）、标签（用于标注待确认资产）；

技术员准备检测工具（如万用表、测厚仪等），用于现场资产状态初步鉴定。

（二）盘点实施

现场分组盘点

组员按分工到达现场，对照《固定资产台账》逐一核对实物：

核对资产编号、名称、规格型号是否与台账一致（如不一致，需记录实物信息并标注差异）；

清点数量（如电脑1台、打印机2台），保证“一物一码”，避免漏盘或重复盘；

检查资产状态（如“正常使用”“待维修”“闲置”“毁损”），拍照留存异常状态影像（如屏幕破损、设备锈蚀）。

异常情况记录

盘点中发觉盘盈（实物存在但无台账）、盘亏（台账有实物但未找到）、毁损（资产无法正常使用）等情况，立即记录在《固定资产盘点差异表》中，注明差异原因（如“新购未入账”“存放位置变更”“人为损坏”），并由使用部门经办人主管签字确认。

数据初步汇总

每日盘点结束后，组员将当日盘点数据录入电子表格，小组组长审核数据完整性（如是否漏填部门、责任人）；

技术员汇总需维修的资产清单，提交至行政部门统筹安排。

（三）盘点后处理

差异分析与原因核查

盘点结束后3个工作日内，行政部门联合财务部门对比《固定资产台账》与《盘点表》，编制《固定资产盘点差异汇总表》，分析差异原因：

盘盈：核查购置发票、验收单等资料，确属单位资产的，及时补录入账；

盘亏：核查调拨单、报废审批单等，如手续齐全则销账，如无原因需追溯责任人（如保管不善导致丢失）。

账务与台账调整

财务部门根据审批后的《差异汇总表》，进行账务处理（如盘盈资产增加“固定资产”，盘亏资产减少“累计折旧”及“固定资产”）；

行政部门更新《固定资产台账》，保证账、卡、物一致，同步修改资产责任人、存放位置等信息（如员工离职导致责任人变更）。

编制盘点报告

行政部门撰写《固定资产盘点报告》，内容包括：盘点概况（范围、时间、人员）、盘点结果（账实相符率、差异明细）、差异原因分析、整改措施（如加强新购资产验收流程、定期培训保管人员）及改进建议，报单位负责人总审批后存档。

（四）维护流程

日常巡检

资产使用人每日开机前检查设备外观（如无磕碰、线路无破损）、运行状态（如电脑开机无异常噪音、打印机卡纸情况），填写《固定资产日常巡检表》，记录巡检日期、状态、异常处理情况。

预防性维护

行政部门根据资产使用频率及说明书要求，制定年度预防性维护计划（如空调每季度清洗滤网、生产设备每月加注润滑油）；

提前5个工作日通知使用部门配合，维护完成后由技术员填写《固定资产预防性维护记录表》，注明维护内容、更换部件（如“更换空调滤网”）、维护日期及维护人技。

故障维修

资产使用人发觉故障后，立即停止使用并报行政部门（如填写《固定资产维修申请单》，注明故障现象、发生时间）；

行政部门根据故障等级（一般故障：如软件故障；重大故障：如设备核心部件损坏）安排维修：一般故障由内部技术员技处理，重大故障委托第三方维修机构，维修后验收并记录维修费用、更换部件信息。

维护记录归档

所有维护记录（日常巡检表、预防性维护记录表、维修申请单及验收单）由行政部门按资产编号分类存档（电子档备份至服务器，纸质档保存3年以上），作为资产全生命周期追溯依据。

三、配套表格模板

（一）固定资产盘点表

资产编号

资产名称

规格型号

使用部门

责任人

账面数量

盘点数量

?异数量

资产状态（正常/待修/闲置/毁损）

存放位置

备注

BG001

笔记本电脑

ThinkPadX1

市场部

张*

1

1

0

正常

3楼301室

BG002

打印机

HPM479fd

行政部

李*

1

0

-1

毁损（硒鼓漏粉）

2楼205室

已报修

（二）固定资产维护记录表

资产编号

维护类型（日常/预防/故障）

维护日期

维护内容

维