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货物签收单格式标准及填写指南

货物签收单作为物流运输与商业交易中确认货物交付状态的关键凭证，其规范化填写与管理对于保障买卖双方权益、明确责任划分、以及后续账务处理和纠纷解决都具有不可替代的作用。一份要素齐全、填写清晰的签收单，不仅能提升工作效率，更能有效规避潜在风险。本文将结合当前商业实践与管理需求，详细阐述最新货物签收单的标准格式及规范的填写方法，为相关从业人员提供实用指导。

一、货物签收单标准格式要素

一份标准、规范的货物签收单应至少包含以下核心要素，各要素的设置旨在确保信息的完整性、准确性和可追溯性。

（一）基础信息栏

1.单据名称：明确标注“货物签收单”或“送货签收单”，如有必要可加上更具体的标识，如“XX公司货物签收单”。

2.单据编号：为每一份签收单分配唯一的、具有逻辑性的编号，便于内部管理、查询和归档。编号规则可自行设定，如结合日期、部门、流水号等。

3.日期：填写货物送达并完成签收的具体日期，建议精确到年月日。

（二）收发货方信息栏

1.发货方信息：

*公司名称（或个人名称）：需填写全称。

*联系人及联系方式：便于在出现问题时及时沟通。

*地址（可选）：发货地址。

2.收货方信息：

*公司名称（或个人名称）：需填写全称，应与合同或订单中的收货方一致。

*联系人及联系方式：收货联系人及电话。

*地址：详细的收货地址，应与实际送达地址一致。

3.承运方信息（如适用）：若涉及第三方物流，可填写承运公司名称、运单号等信息，便于追溯物流过程。

（三）货物明细栏（核心部分）

此部分建议采用表格形式，清晰列出所收货物的详细信息，是核对数量与状态的关键依据。表格应包含以下列：

*序号：货物的顺序编号。

*商品名称/规格型号：准确填写货物的名称及具体规格、型号、品牌等，确保唯一性，避免混淆。

*单位：如“件”、“箱”、“台”、“个”等。

*订单数量：根据采购订单或送货单上的预期数量填写。

*实收件数：实际收到的货物数量，务必仔细清点后填写。

*单价（可选）：如涉及金额结算，可填写单价。

*总金额（可选）：对应货物的总金额。

*货物状态/备注：此栏至关重要，用于注明货物的外观状况、是否有破损、短缺、潮湿、变形等异常情况。如无异常，可填写“完好”或“正常”；如有异常，需详细描述。

（四）总计栏

*总件数：所有货物的总实收件数。

*总金额（可选）：所有货物的总金额合计。

（五）签收确认栏

1.收货方经办人签字：由实际接收货物的人员亲笔签名，确保可追溯性。

2.身份证号（可选）：对于重要货物或存在争议风险的签收，可要求签收人提供并登记身份证号。

3.联系电话：签收人的有效联系电话。

4.签收日期及时间：精确到年月日，建议同时记录具体签收时间（时:分）。

5.收货单位盖章（可选）：如收货方为公司或单位，建议加盖收货单位公章或相关业务专用章，以增强签收的正式性和法律效力。

6.发货方经办人（签字）：如有需要，发货方或送货人员也可在此签字确认。

二、货物签收单规范填写指南

（一）基本原则

1.真实性：所有填写信息必须真实反映实际情况，特别是数量和货物状态，不得虚报、瞒报。

2.准确性：字迹清晰，易于辨认，信息填写准确无误，避免错别字、涂改（如需涂改，应在涂改处由签收人签字或盖章确认）。

3.完整性：单据各栏目应尽可能填写完整，避免遗漏关键信息。

4.及时性：货物送达并验收完毕后，应立即填写并签收，避免拖延。

（二）详细填写说明与注意事项

1.单据头部信息：

*“单据编号”应按照预设规则统一编制，便于管理。

*“日期”为签收当日日期。

2.收发货方信息：

*公司名称务必填写全称，避免简称导致的混淆。

*联系方式确保有效，以便在货物出现问题时能及时联系到相关人员。

3.货物明细填写：

*商品名称/规格型号：这是识别货物的关键，务必与实物及订单信息核对一致。例如，“XX品牌男士纯棉T恤L码白色”应完整填写。

*数量核对：这是签收环节的核心工作。收货方应在送货人员在场的情况下，当面仔细清点每件/每箱货物的数量，并与“订单数量”进行核对。如发现数量不符，应立即在“实收件数”栏填写实际数量，并在“备注”栏注明差异情况及原因（如“少2件”、“多1箱”）。

*货物状态检查与备注：

*外观检查：仔细检查货物外包装是否完好，有无破损、水渍、油污、挤压变形等。

*内物核查（如必要）：对于有明显包装破损或贵重物品，应尽可能当场开箱核对内物是否完好、与描述是否一致。如因包装原因无法当场开箱，应在外包装上注明“外包装破损，内物未核”或类似字样