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员工离职流程管理及表单模板

员工离职是企业人才流动的正常现象，规范、有序的离职流程管理不仅能保障企业与员工双方的合法权益，降低潜在风险，更能妥善处理工作交接，维护企业运营的连续性，并为企业形象及未来的人才吸引保留余地。本文将系统阐述员工离职流程的关键环节，并提供实用的表单模板参考，以期为企业HR从业者及管理者提供有益借鉴。

一、离职流程管理核心环节

离职管理应秉持公平、公正、尊重的原则，从员工提出离职意向开始，到最终办妥所有手续，形成一个闭环管理。

（一）离职申请与沟通阶段

此阶段是离职管理的起点，及时、有效的沟通至关重要。

1.离职申请提出：员工应以书面形式（通常为《离职申请表》）向直接上级或HR部门提交离职申请，注明拟离职日期及初步原因。若员工口头提出，HR应引导其补全书面申请，这是后续流程的基础。

2.离职面谈：直接上级或HR应在收到离职申请后尽快与员工进行正式的离职面谈。面谈的目的并非单纯挽留（若企业有意挽留且员工有挽留余地），更重要的是了解员工真实的离职原因（是个人发展、薪酬福利、工作环境、管理风格还是其他），听取员工对公司管理、业务发展等方面的意见与建议。面谈时应营造开放、坦诚的氛围，鼓励员工畅所欲言，并做好详细记录（可使用《离职面谈记录表》）。

3.挽留评估与决策：对于核心骨干员工或有价值的人才，企业应评估挽留的可能性与成本。若决定挽留，需制定针对性的挽留方案并与员工沟通；若员工去意已决或挽留无效，则应尊重员工选择，转入后续流程。

4.审批流程启动：员工的《离职申请表》需按企业规定的层级进行审批。直接上级、部门负责人、HR部门及相关分管领导需根据权限签署意见。审批过程中，应同步确认员工的最后工作日期。

（二）工作交接与资源清退阶段

这是确保业务连续性、保护企业资产安全的关键环节，需要细致入微。

1.工作交接计划：在明确最后工作日期后，员工应在直接上级的指导下，制定详细的《工作交接清单》。清单应包括：当前在手工作项目进展情况、未完成任务的详细说明、对接的内外部联系人及联系方式、关键工作文件资料（电子版及纸质版）的存放位置等。

2.工作交接执行：员工需在离职前，根据交接清单，与指定的接任人（或临时负责人）进行逐项交接。交接过程中，直接上级应进行监督与协调，确保交接清晰、完整。对于复杂或核心岗位，交接期可适当延长，或安排交接后的一段过渡期提供必要的远程支持。

3.公司资源清退：HR部门或行政部门应负责员工所使用公司资源的回收与清退，包括但不限于：办公设备（电脑、手机、U盘等）、门禁卡、工牌、公司文件资料、钥匙等。此过程应有书面记录，即《物品/资料交接清单》，由交接双方及监交人签字确认。

4.系统权限注销：IT部门需根据HR通知，及时注销离职员工在公司各类业务系统、办公系统、邮箱、VPN等的账号权限，确保信息安全。

（三）离职手续办理与薪资结算阶段

此阶段涉及员工切身利益及企业合规性，必须严谨操作。

1.离职手续办理：在员工最后工作日前或当日，HR部门应为员工办理正式的离职手续。这通常包括：

*收回经各相关部门签字确认的《工作交接清单》、《物品/资料交接清单》等。

*确认员工是否存在未结清的借款、罚款或需赔偿的款项。

*解答员工关于薪资、社保、公积金等方面的疑问。

2.薪资与福利结算：HR部门需按照劳动合同约定及国家相关法律法规，准确核算员工离职当月的工资、加班费、未休年假工资、经济补偿金（如适用）等，并明确支付时间与方式。社保和公积金的停缴、转移手续也应按规定办理。

3.离职证明开具：在员工办妥所有离职手续后，企业应依法为其出具《离职证明》。离职证明应载明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息，不得载有任何负面评价性内容。

（四）离职后管理与经验总结

离职管理并非随着员工离开而结束，后续的管理和反思同样重要。

1.离职信息存档：HR部门应将员工的离职申请表、离职面谈记录、交接清单、离职证明存根等相关文件整理归档，保存期限应符合劳动法规要求。

2.竞业限制与保密义务提醒：对于签订了《竞业限制协议》或负有保密义务的员工，HR应在离职时再次书面提醒其相关义务及违约责任。

3.离职数据分析与改进：定期对离职数据进行汇总分析，如离职率、离职原因分布、关键岗位流失情况等，从中发现企业管理中可能存在的问题（如薪酬竞争力、晋升机制、企业文化等），并提出改进措施，以优化人才保留策略。

4.保持良好关系（可选）：对于表现优秀的离职员工，企业可考虑将其纳入“离职员工人才库”，保持适当联系。这些“校友”未来可能成为企业的合作伙伴、客户，甚至在合适时机回归，为企业带来新的价值。

二、实用表单模板参考

以下提供离职管理中常用的表单模