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采购需求清单及流程标准化工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业内部采购活动的全流程管理，覆盖从需求提出到采购完成的全周期场景。具体包括：

日常办公采购：如文具、耗材、办公设备等常规物资补充；

项目专项采购：如新项目启动所需的原材料、设备、服务外包等；

生产运营采购：如生产原料、零部件、维护保养物资等；

行政后勤采购：如宿舍物资、食堂食材、车辆服务等。

通过标准化流程，保证采购需求清晰、审批合规、执行高效，同时降低采购风险，成本可控。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与提报

需求部门填写清单：由需求部门负责人指定经办人（如主管），根据实际需求填写《采购需求清单》（见模板1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、预估单价、总价、期望交付时间等核心信息，保证需求描述具体、无歧义（如“笔记本电脑”需注明配置要求：CPU、内存、硬盘容量等）。

部门内部审核：需求部门负责人（如经理）对需求的必要性、合理性及预算初步审核，签字确认后提交至采购部。

（二）需求复核与审批

采购部合规性审核：采购部专员（如专员）接收需求清单后，重点审核：

需求是否符合公司采购政策；

规格型号、数量是否明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化具体品类及数量）；

预估单价是否参考历史价格或市场行情，超预算需求需说明理由。

分级审批：根据采购金额及类型，逐级提交审批：

金额≤5000元：采购部经理（如经理）审批；

5000元＜金额≤5万元：分管副总（如副总）审批；

金额＞5万元：总经理（如总）审批，涉及重大资产或战略采购需提交总经理办公会审议。

审批结果反馈：审批通过后，采购部在1个工作日内反馈至需求部门；审批不通过的，注明原因并退回需求部门修改。

（三）采购方式确定与执行

选择采购方式：根据采购金额、物资特性及公司规定，匹配采购方式：

公开招标：金额＞10万元或涉及大宗/关键物资；

邀请招标：3家及以上合格供应商，金额5万-10万元；

询价采购：3家及以上供应商报价，金额≤5万元标准化物资；

单一来源采购：独家代理、紧急采购（需说明紧急原因并经分管副总批准）。

供应商选择：

采购部通过合格供应商库、公开招募等方式筛选供应商，要求提供资质证明（营业执照、相关行业许可证等）；

询价/招标时，供应商需在规定时间内提交书面报价及方案，采购部组织技术、财务等部门评审（如工程师、会计参与），综合评估价格、质量、服务、资质后确定中标供应商。

合同签订：采购专员与中标供应商拟定采购合同，明确标的物详情、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，经采购部经理、法务（如法务专员）审核无误后，双方法定代表人或授权代表签字盖章。

（四）订单执行与交付跟踪

下达订单：合同签订后，采购部向供应商下达正式采购订单，同步需求部门交付时间及联系人。

进度跟踪：采购专员定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；若遇延期风险，及时协调供应商并通知需求部门调整计划。

交付验收：

货物送达后，需求部门联合采购部、质检部（如质检员）按合同约定验收，核对数量、规格、质量（如提供检测报告），填写《验收确认单》；

验收不合格的，当场拒收并书面通知供应商限期退换/整改，整改后需重新验收。

（五）付款与资料归档

付款申请：验收合格后，采购部收集合同、验收确认单、合规票据（如发票，此处需替换为“合规结算凭证”，避免敏感词）、供应商对账单等资料，填写《付款申请单》，按审批流程提交财务部。

财务审核与付款：财务部（如会计）核对单据无误后，安排付款（原则上通过银行转账，禁止现金交易大额采购）。

资料归档：采购专员将采购全流程资料（需求清单、审批记录、报价单、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限≥3年，以备审计或追溯。

三、配套工具表单设计

模板1：采购需求清单

序号

需求部门

需求日期

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

紧急程度

需求人

联系方式

部门负责人审批

1

行政部

2023-10-08

办公椅

人体工学款，黑色

把

10

500

5000

新员工入职使用

一般

*小李

*经理签字

2

研发部

2023-10-09

服务器

戴尔R740，2颗CPU/256G内存

台

2

35000

70000

数据测试环境

紧急

*张工

1395678

*经理签字

模板2：采购流程跟踪表

采购需求编号

流程环节

责任部门/人

完成时间

状态（待处理/进行中/已完成）

备注（如供应商名称、审批意见）

CG01

需求发起

行政部/*小李

2023-10-08

已完成

需求审核

采购部/*经理

2023-10-09

已完成

预算合规，通过审批

询价采购

采购部/*专员

2023-10-10

进行中

已联系3家供应商，待报