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档案管理实践操作题与解析

档案管理工作是维护历史真实面貌、提供决策参考、保障单位规范运营的基础性工作。理论知识是基石，而实践操作则是检验与深化理解的关键。本文将通过若干典型的档案管理实践操作题，并附上详细解析，旨在提升档案从业人员的实际操作能力与问题处理水平。

一、文件收集与鉴定操作题

题目：某单位综合办公室在2023年底进行年度文件材料收集工作。收到业务部门移交的一批文件，其中包括：

1.单位2023年度工作总结报告（正本，领导签字并加盖公章）；

2.单位2023年度工作计划（打印件，无领导签字，有部门内部讨论修改痕迹）；

3.与外单位签订的一份设备采购合同（正本，双方签字盖章）及三份复印件；

4.某次内部业务学习会议的通知、会议签到表及会议记录（记录较为简略）；

5.若干份与日常办公耗材采购相关的普通发票（单张金额较小，且已有财务部门入账凭证）；

6.一份上级单位下发的关于加强安全生产的重要通知（带有明确的执行要求和期限）。

请问：在进行文件收集与初步鉴定时，上述哪些文件材料应作为归档范围？对于不予归档的，简要说明理由。对于应归档的，其保管期限初步判定为何种为宜？（提示：可参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关标准）

解析：

在文件收集与鉴定环节，核心在于依据归档范围和价值评估标准，准确判断文件材料是否具有保存价值以及保存多久。

1.单位2023年度工作总结报告（正本，领导签字并加盖公章）：

*应归档。此文件是单位年度工作的重要成果总结，反映了单位整体工作情况，具有极高的查考利用价值和历史凭证价值。

*保管期限初步判定：永久。年度工作总结报告属于反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远查考价值的文件材料。

2.单位2023年度工作计划（打印件，无领导签字，有部门内部讨论修改痕迹）：

*视情况处理，一般不予归档或仅归档最终审定版。题目中明确为“无领导签字，有部门内部讨论修改痕迹”的打印件，此版本属于过程性、草稿性文件。若该计划后续有正式审定下发的版本，则此讨论修改稿可不归档；若此版本即为最终执行的版本（尽管形式上可能存在瑕疵，需核实），则应考虑归档。但通常情况下，此类非正式、非最终的讨论稿不作为归档范围。

*理由：归档文件应具备一定的规范性和确定性，过程稿一般不具有永久或长期保存的查考价值，除非其能反映重大决策的形成过程且有特殊价值。

3.与外单位签订的一份设备采购合同（正本，双方签字盖章）及三份复印件：

*正本应归档。合同正本是具有法律效力的凭证性文件，对于记录单位经济活动、明确权利义务具有重要价值。

*复印件不予归档。归档文件一般要求为原件或具有凭证作用的复制件（如经法定程序认可的复印件），普通复印件在无特殊说明和证明其与原件一致性的情况下，不应重复归档。

*保管期限初步判定：根据设备的使用年限、合同金额及重要性，通常可定为“长期”或“30年”。若涉及重大资产或重大项目，可考虑“永久”。

4.某次内部业务学习会议的通知、会议签到表及会议记录（记录较为简略）：

*通知和签到表一般不予单独归档（或作为会议记录的附件），会议记录视内容重要性判定。内部业务学习会议，若其内容仅为一般性、常规性的业务知识学习，且会议记录简略，未形成重要决议或对工作产生实质影响的信息，则此类会议材料的查考价值较低。

*理由：对于常规性、事务性的内部学习，其记录若未能反映单位核心职能活动或重要决策，通常不纳入归档范围。但若该业务学习涉及新政策、新法规的重要解读，并对后续工作产生指导意义，即使记录简略，也应考虑归档。此处因描述为“内容较为简略”，故初步判定为不归档或短期（10年）保存后销毁。

5.若干份与日常办公耗材采购相关的普通发票（单张金额较小，且已有财务部门入账凭证）：

*不予归档。日常办公耗材采购发票属于会计凭证的范畴，其报销入账手续由财务部门负责，相关会计档案由财务部门按照会计档案管理规定进行整理归档。业务部门无需重复归档。

*理由：避免档案重复建设，遵循档案分工管理原则。

6.一份上级单位下发的关于加强安全生产的重要通知（带有明确的执行要求和期限）：

*应归档。上级单位下发的具有指令性、指导性且内容重要的文件，特别是涉及安全生产等关乎单位运营和员工安全的重要通知，具有很高的执行和查考价值。

*保管期限初步判定：“长期”或“30年”。此类文件对单位某一方面工作具有较长时期的指导意义和查考价值。

二、档案整理与编目操作题

题目：假设你已完成某部门2023年度文书档案的收集与鉴定工作，现在进入整理编目阶段。现有以下几份待整理的归档文件（均为已确定归档的“永久”保管期限文件