会议记录与行动项模板.docVIP

通用会议记录与行动项模板使用指南

一、适用场景与价值

二、详细操作流程

1.会前准备

明确会议目标：组织者需提前明确本次会议的核心议题（如“确定项目下一阶段里程碑”“解决流程卡点”）及预期成果（如“输出3个备选方案”“明确责任分工”），避免会议偏离主题。

准备会议材料：提前将议程、背景资料、上次会议行动项进展等发给参会人员，保证大家有充分知晓。

确认参会信息：统计参会人员（含主持人、记录人）、会议时间、地点（或线上会议），并提前1天提醒参会人员。

2.会中记录

记录基本信息：由记录人填写模板中的“会议基本信息”部分，包括会议名称、日期、时间、地点/形式、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员（如有）。

跟踪议程进展：按会议议程顺序，逐项记录讨论要点：

关键观点：简要概括每位发言人的核心意见（用“某同事提出：方案需优先考虑成本因素”）；

分歧与共识：标注存在争议的议题及最终达成的共识（如“关于问题，经讨论，一致同意采用A方案”）；

决策结果：明确会议形成的正式决议（如“决议：项目延期2周，新截止日期为X月X日”）。

细化行动项：对会议中确定的待办任务，单独记录在“行动项明细”表格中，需明确：

任务描述（具体做什么，如“完成用户调研报告初稿”）；

负责人（直接责任人，用“**”格式）；

协同人（需配合的同事，如有）；

截止时间（具体到日期，如“2024-06-30”）；

优先级（高/中/低，根据紧急程度标注）。

3.会后整理与跟进

24小时内完成初稿：记录人根据会议内容整理会议记录初稿，重点核对决议内容与行动项的准确性，保证无遗漏。

分发与确认：将初稿发给主持人及核心参会人员确认，收集反馈后1个工作日内定稿，并通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员及相关方。

更新行动项状态：指定专人（如项目助理）或由记录人定期（如每周）更新行动项进展状态（进行中/已完成/延期），并在下次会议前同步最新状态，对逾期任务及时提醒负责人。

三、模板内容结构

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目第3次周会

会议日期

例：2024年6月15日

会议时间

例：14:00-15:30

会议地点/形式

例：3号会议室/腾讯会议（会议号：X）

主持人

**

记录人

**

参会人员

**、赵六、孙七（共5人）

缺席人员及原因

周八（出差，已同步会议纪要）

列席人员

（如有，如外部顾问钱九）

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题主题

讨论要点

决策结果/共识

1

项目进度汇报

**：当前完成60%，开发模块延期2天；赵六：测试资源紧张，需协调2名测试人员。

决议：开发模块延期2天，整体项目截止时间顺延至7月10日；**负责协调测试资源。

2

用户需求优先级

孙七：建议优先处理“数据导出”功能；**：认为“权限管理”更紧急。

共识：按“权限管理数据导出”顺序推进，赵六本周内输出需求优先级评估报告。

3

下次会议安排

确定下周五14:00召开，议题：测试问题复盘及上线前准备。

（三）行动项明细

序号

任务描述

负责人

协同人

截止时间

优先级

状态

备注（如所需资源、风险等）

1

输出需求优先级评估报告

赵六

2024-06-20

高

进行中

需产品部提供历史用户反馈数据

2

协调2名测试人员支持项目

**

孙七

2024-06-18

高

未开始

联系人力资源部，确认下周到岗时间

3

更新项目计划表（含延期）

**

2024-06-19

中

进行中

同步至项目群及PMO系统

四、使用关键提示

记录简洁聚焦：避免逐字记录发言内容，重点提炼核心观点、决策结论及行动项，保证记录清晰易读（建议使用bulletpoint分点表述）。

行动项可执行：任务描述需具体（如“完成报告”而非“做工作”），负责人、截止时间、优先级缺一不可，避免模糊表述（如“尽快”“尽快完成”）。

及时性与闭环：会议记录需在会后24小时内分发，行动项进展需定期同步，对逾期任务需分析原因并制定补救措施，形成“记录-执行-跟踪-反馈”闭环。

保密与归档：涉及敏感信息（如未公开决策、人员调整）的会议记录，需标注“内部保密”，并通过企业内部系统加密存储；定期将会议记录归档，便于后续查阅（建议按“会议名称-日期”命名文件夹）。

持续优化：根据团队反馈，定期调整模板内容（如增加“风险项”“下一步计划”等栏目），保证模板贴合实际工作需求，提升实用性。