邮报管理作业流程优化与实施指南.pdfVIP

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壹、目的:明确管理作业流程,以提升作业效率。

贰、适用范围:各分店。

叁、操作流程:分名条设定、退件处理、空投率与统计分析等四大作业流程。

肆、名条设定:

一、隔周一电脑自动生成S309-1报表,报表中会员资料状态设定为状态1、5,

卡片级别1、2、3、8会员资料。

二、正常情况下,分店依距今时间设定一级商圈45天,二级商圈60天,商圈75天列

印报表,报表交店总经理确认,由经理填写印刷数量预估表(如附表一),

送店总经理核准,于周一15:00以前由店助以电子邮件报总公司营运处核定,原件

交助理存档备查。

三、如分店有派发,在设定名条时,电子资料作业人员须锁定派发区域。

四、总公司核定后,分店电子资料作业人员于周三依营运处核定之名条设定条件,

生成名条数量由经理填单交店总助理,店总助理填写印刷数量确认表(如

附表二),送店总经理核准,周四用电子邮件报总公司营运处、行销处。

五、自派名条设定生成与邮递同步,设定条件依分店需求自定。

六、名条生成后的新办卡、状态5转状态1、状态6、8、9转状态1名条

列印操作流程如附表三。

七、列印名条注意事项:

(一)周三生成名条前,电子资料作业人员须与会员资料专管员联系,证实退件已全部

锁入状态6。

(二)名条列印。

1、电子资料作业人员列印名条务必切实按分区列印。

:2、名条列印务必工整(放纸须规范),若发现有歪斜或须重新列印或补

印。

3、字迹清楚易辩(列印前检查墨盒、针头是否完好)。

4、数量与上报总公司名条确认表数量相符(新办卡除外)。

5、列印完毕后,务必认真检查确认无误后方可送至包装厂。

(三)不定期包装厂事宜。

1、名条裁切。

(1)依分别裁切。

(2)裁切精准整齐(不可歪斜)。

(3)若有切坏或发现列印问题,务必分店部重新列印或补印。

2、名条粘贴。

(1)依粘贴并分区堆放。

(2)粘贴工正、平整、牢固。

3、封装。

(1)依分别封装堆放。

(2)轻放,保持信封完好(不可有破损)。

(四)当邮寄数量与上报营运处之名条确认表中的数字有出入时,请告知行销处,

以便请款作业。如:0301期名条确认表中邮寄数量为50000个,列印时多22

个,再加上新办卡补拉500个名条,实际为50522个,请将多出的522个告知行销

处。

(五)名条列印完毕后,将实际数量记录于名条列印数量签收簿中(如附表四)。包

装厂(或邮局)人员领条时,请其签字确认,每次作业完成后交经理

:审核。

(六)分店自派名条数量、新办卡、状态5转1、状态6、8、9转

1名条数量同样也填写在附表三上,名条交由会员资料专管员签收。

伍、退件处理:

一、退件处理流程如附表五。

二、新办卡邮寄状况查核:

(一)新办卡邮寄