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2026年公关服务公司媒介合作与资源管理制度

第一章总则

第一条制度目的与依据

为适应数字化传播环境，规范本公司媒介合作与资源管理行为，优化资源配置，提升合作效能，防范合作风险，保障公司及客户利益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国广告法》、《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，结合行业最佳实践及公司发展战略，特制定本管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内所有涉及媒介合作、媒体资源采购、分配、使用、评估及关系维护的业务活动。公司全体正式员工、试用期员工及项目合作人员，在从事相关工作时，均应严格遵守本制度。

第三条核心原则

1.战略导向原则：媒介合作与资源配置须紧密围绕公司整体战略及客户传播目标，确保资源投入的有效性。

2.价值最大化原则：追求媒介资源在经济效益、传播效果与品牌安全方面的综合价值最大化，反对粗放式采购与使用。

3.透明合规原则：合作流程公开透明，决策依据清晰可查，所有合作均须符合国家法律法规、行业规范及商业道德。

4.动态管理原则：建立媒介资源的动态评估与更新机制，及时优化资源库，保持资源活力和竞争力。

5.风险可控原则：对合作媒介进行严格背景与资质审查，建立风险预警与应急处理机制，确保传播安全。

第二章组织与职责

第四条媒介资源管理委员会

公司设立媒介资源管理委员会，作为最高决策与协调机构。委员会由公司管理层、媒介采购部、策略部、财务部及核心业务部门负责人组成。其主要职责包括：审议年度媒介合作战略与预算；审批重大媒介合作项目与框架协议；裁决资源管理中的重大争议；监督本制度的执行与修订。

第五条媒介采购部

媒介采购部是媒介合作与资源管理的归口执行部门，主要职责为：

1.媒介资源的开拓、筛选、评估与准入审核。

2.组织媒介合作谈判，起草、初审合作协议。

3.建立并维护公司统一、动态的媒介资源数据库。

4.执行集中采购与资源调配，监督资源使用情况。

5.负责媒介关系维护与日常沟通。

6.组织对合作媒介的定期绩效评估与分级管理。

第六条业务部门（项目组）

各业务部门及项目组是媒介资源的使用方，主要职责为：

1.根据项目需求，向媒介采购部提交明确、合理的媒介资源使用申请。

2.参与特定媒介资源的评估与选择，提供专业建议。

3.负责媒介内容的质量把控与合规审核，确保投放安全。

4.跟踪监测媒介执行效果，收集整理效果数据与反馈。

5.合理、合规使用已分配的资源，杜绝浪费。

第七条财务部

财务部负责媒介合作涉及的预算审核、费用支付、成本核算及效益分析，确保资金流转的合规性与准确性。

第八条法务与合规部

法务与合规部负责对标准合作协议模板进行审核，对重大或非标合作协议进行法律审查，提供合规指导，协助处理合作纠纷。

第三章媒介资源库管理

第九条资源库建设

媒介采购部负责建立并维护“公司核心媒介资源数据库”。数据库需涵盖传统媒体、数字媒体、社交媒体、意见领袖、行业机构等多种资源类型。每条资源信息应包括但不限于：媒体名称、类型、平台、覆盖人群、核心数据、合作历史、评估等级、关键联系人及最新报价体系。

第十条资源准入与分级

1.准入标准：所有拟纳入资源库的媒介，必须经过初步背景调查，具备合法运营资质，内容导向正面，商业信誉良好。重点核查其数据真实性、流量质量、历史违规记录及舆情风险。

2.分级管理：根据媒介的影响力、匹配度、合作稳定性、效果表现及商业条款，将资源划分为战略级、优选级、常规级及观察级，实施动态分级管理。不同级别对应不同的合作优先级、谈判权限与评估频率。

第十一条资源评估与更新

1.定期评估：每季度对战略级和优选级资源进行效果复评；每半年对常规级资源进行全面评估；观察级资源根据情况动态调整。评估结果作为资源分级调整、合作续约与否的核心依据。

2.动态更新：媒介采购部需持续进行新资源开拓与测试，及时将符合标准的资源纳入库中。对于评估不达标、出现重大负面舆情或违约的媒介，应及时降级或移出资源库，并同步通知所有业务部门。

第四章媒介合作流程管理

第十二条需求提报与审批

业务部门根据项目规划，填写《媒介资源使用申请单》，详细说明项目目标、目标受众、预算范围、所需资源类型、预期效果及时间要求，经部门负责人审批后，提交至媒介采购部。

第十三条资源匹配与方案制定

媒介采购部根据申请需求，从资源库中初选匹配的媒介清单，必要时可引入新资源。协同业务部门制定初步合作方案，包括媒介组合、排期、预估效果及预算分配。

第十四条谈判与合同签订

1.谈判授权：根据合作金额与媒介级别，设定不同的谈判授权层级。常规合作由媒介采购专员负责；重大或战略合作须由媒介采购部负责人或委员会指定人员主导，业务部门参与。

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