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2026年公关服务公司财务档案管理办法

为规范公司财务档案管理，确保会计资料的真实、完整、安全与合规，提升财务信息利用效率，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《企业会计信息化工作规范》等相关法律法规，结合本公司业务特点及未来发展趋势，特制定本办法。

第一章总则

第一条本办法所称财务档案，是指公司在各项财务与经营活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他相关财务资料，包括但不限于纸质、电子及其他介质形态的记录。

第二条财务档案管理遵循“统一领导、分级管理、责任到人、安全保密、便于利用”的原则。公司财务部是财务档案管理的归口部门，负责制度的制定、监督与执行。

第三条本办法适用于公司总部、各分支机构及所有职能部门。所有产生或接触财务档案的员工，均须遵守本办法。

第二章财务档案的范围与分类

第四条财务档案具体范围包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及审计报告、验资报告、资产评估报告等。

（四）其他类：银行对账单及余额调节表、纳税申报表及完税证明、发票存根联及抵扣联、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务预算与决算资料、重大合同协议（涉及收付款条款）、财务软件系统数据及备份、具有财务价值的业务活动记录（如项目结算单、媒体采购合同、活动执行费用明细等）及其他应予保存的财务相关资料。

第五条财务档案按载体分为纸质档案与电子档案。电子档案指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的财务电子会计资料，其效力等同于纸质档案，但须满足本办法规定的管理要求。

第三章财务档案的立卷、归档与移交

第六条财务档案的立卷与整理由经办会计人员负责。会计年度终了后，财务人员须对上一年度的财务资料进行系统整理、立卷、装订。会计凭证应按月整理，确保附件齐全、手续完备、装订牢固、封面规范。

第七条归档的财务档案应符合以下质量要求：

（一）内容真实、完整、准确，签章齐全。

（二）纸质档案应使用符合国家标准的耐久性书写和印制材料，字迹工整清晰。

（三）电子档案应确保元数据完整、格式符合标准、内容不可篡改，并附有电子签名或可靠的安全认证标识。

第八条财务档案的归档时限：

（一）会计凭证、账簿、月度及季度报表，应在会计年度终了后，由财务部门临时保管一年。期满后，编制移交清册，移交公司综合档案室统一保管。

（二）年度财务会计报告、年度审计报告、会计档案保管清册、销毁清册等，应在形成年度终了后，即时移交公司综合档案室。

（三）电子档案应实行实时备份与定期归档相结合制度。每季度结束后十五个工作日内，应将上一季度的电子会计资料进行只读化处理并完成归档备份。

第九条移交财务档案时，交接双方必须当面核对清点，确认档案数量与清单无误后，在移交清册上签字盖章，各执一份备查。

第四章财务档案的保管与存储

第十条公司设立专用财务档案室（柜），配备符合“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防磁、防光）要求的设施，确保档案实体安全。

第十一条电子档案实行离线、云端多重备份制度。核心财务数据除在本地服务器存储外，应定期备份至经安全认证的云端存储系统及专用离线存储介质。备份介质应异地存放。

第十二条财务档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般为10年、30年，具体划分依据国家《会计档案管理办法》执行。涉及公司重大资产、债权债务、股权变更及重要诉讼的财务档案应永久保存。

第十三条财务档案保管人员应定期检查档案保管状况，对破损、变质的档案要及时修复或复制。电子档案应定期进行可读性检查与数据迁移，防止因技术过时而无法读取。

第五章财务档案的借阅与利用

第十四条建立严格的财务档案借阅审批登记制度。公司内部人员因工作需要借阅，须填写《财务档案借阅申请单》，经其部门负责人及财务部门负责人共同批准后方可借阅。借阅非本部门直接相关的核心敏感档案，还须报请分管财务的公司领导批准。

第十五条外部单位（如审计机构、监管机构、司法机关等）查阅或复制财务档案，必须持有效证件及正式函件，经公司总经理书面批准，并在财务部门人员全程陪同下进行。

第十六条财务档案原则上不得借离档案室。确需外借的，须经分管财务的公司领导特批，并办理详细外借手续，明确归还期限，最长不得超过五个工作日。借阅人对所借档案负有安全、保密责任，严禁涂改、拆封、抽页、污损或转借。

第十七条电子档案的查阅应在指定终端进行，并设置分级访问权限。严禁未经授权下载、复制、传播。所有借阅与利用行为均应在档案管理系统中留有完整、不可更改的日志记录。

第六章