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2026年公关服务公司捐赠合规管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本公司及其下属机构（以下统称“公司”）在公共关系服务活动中涉及的各类捐赠行为，确保捐赠活动合法合规、公开透明、符合商业道德及社会责任要求，防范潜在的商业贿赂、不正当竞争及声誉风险，依据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》、《中华人民共和国慈善法》及相关税收法律法规，结合行业特点与公司实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司以资金、实物、服务或其他任何形式，向政府机构、事业单位、社会团体、行业协会、社区组织、特定事件或特定个人（需符合法律规定）提供的所有捐赠及赞助行为（以下统称“捐赠”）。公司员工个人进行的与公司业务相关联的捐赠行为，亦参照本办法相关条款进行管理。

第三条基本原则

1.合法合规原则：所有捐赠活动必须严格遵守国家及捐赠行为发生地的法律法规，不得利用捐赠从事违法违规活动。

2.商业道德原则：捐赠应基于履行社会责任或正当商业目的，不得构成任何形式的商业贿赂、利益输送或不正当竞争。

3.自愿无偿原则：捐赠必须是公司自愿、无偿的行为，不得附加任何与公司获取商业利益直接挂钩的不合理条件。

4.透明公开原则：捐赠决策、执行及结果应在公司内部适度公开，并按照法律法规及接收方要求进行必要的信息披露。

5.风险可控原则：对所有捐赠活动进行事前风险评估、事中监控和事后评价，确保风险在可控范围内。

6.预算管理原则：所有捐赠支出必须纳入年度预算管理，未经批准不得超预算或无预算支出。

第二章组织与职责

第四条决策机构

公司成立“捐赠合规管理委员会”（以下简称“委员会”），作为捐赠事项的最高决策与监督机构。委员会由公司管理层、法务部、财务部、业务部门及公关部负责人组成，由公司首席合规官或指定高级管理人员担任主席。

第五条委员会主要职责

1.审议并批准公司年度捐赠预算及总体策略。

2.审批单笔金额超过人民币伍万元或等值外币的捐赠项目。

3.审批向敏感实体（如监管机构、重要客户关联方、存在潜在利益冲突的组织等）的任何金额捐赠。

4.审议捐赠合规年度报告，监督本办法的执行情况。

5.处理重大捐赠合规风险事件。

第六条执行部门

1.公关部：作为捐赠活动的归口管理部门，负责捐赠需求的收集、初步审核、项目策划、对外联络、协议拟定（会同法务部）及执行跟进。

2.法务部：负责捐赠活动的合法性审查、捐赠协议的法律审核、合规风险提示，并提供法律意见。

3.财务部：负责捐赠预算的编制指导、资金拨付、账务处理、票据审核及税务合规性审查。

4.各业务部门：提出与本部门业务相关的捐赠需求或建议，并确保其业务人员了解并遵守本办法。

第三章捐赠活动管理流程

第七条捐赠发起与申请

任何捐赠意向均需由发起部门填写《捐赠项目申请表》。申请表内容应包括：捐赠事由与目的、受赠方基本情况、捐赠内容与价值、预期效果、是否存在潜在利益冲突说明、初步风险评估等。

第八条分级审批权限

1.单笔捐赠价值在人民币壹万元（含）以下的，由公关部负责人审核，报分管副总经理批准。

2.单笔捐赠价值在人民币壹万元至伍万元（含）的，由公关部、法务部会签，报分管副总经理及首席财务官批准。

3.单笔捐赠价值超过人民币伍万元，或属于向敏感实体捐赠的，无论金额大小，均须提交委员会审批。

4.超出年度捐赠预算总额的捐赠申请，无论单笔金额大小，均须提交委员会重新审议预算调整及捐赠事宜。

第九条尽职调查与风险评估

在审批前，公关部应会同法务部对受赠方进行必要的尽职调查，评估内容包括但不限于：

1.受赠方的合法资质与信誉。

2.捐赠活动是否符合法律法规及行业规范。

3.是否存在直接或间接的商业利益交换风险。

4.是否可能引发公众误解或声誉风险。

5.受赠方使用捐赠款项或物资的监管能力。

尽职调查结果应形成书面记录，作为审批附件。

第十条协议签订

所有捐赠，原则上均应签订书面捐赠协议。协议应明确约定以下核心条款：

1.捐赠财产的种类、数量、质量、价值及交付时间与方式。

2.捐赠财产的使用方向、用途及限制。

3.受赠方管理、使用捐赠财产的信息反馈与报告义务。

4.公司的监督权利（如要求提供使用报告、进行审计等）。

5.保密条款（如涉及）。

6.违约责任。

捐赠协议须经法务部审核定稿。

第十一条捐赠执行与支付

1.财务部凭生效的捐赠协议、完整的审批文件及有效的受赠方接收凭证，办理支付或资产划转手续。

2.货币捐赠原则上采用银行转账方式，确保资金流向清晰可查。

3.实物捐赠应办理规范的出库手续，并留存交接记录。

4.服务捐赠应明确服务内容、标准及工时核算