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2026年公关服务公司公关物料与设备管理细则

为适应行业发展趋势，提升公司公关活动执行效率与品牌形象保障能力，特制定本管理细则，旨在明确公关物料与设备管理人员的岗位职责，规范相关工作流程，确保资源得到高效、安全、合规的利用。本规定适用于公司内部所有涉及公关物料及设备管理的相关人员。

第一章总则

第一条目的与依据

为建立健全公司公关物料与设备的管理体系，明确管理人员的职责与权限，实现资源的标准化、精细化、动态化管理，降低运营成本，防范资产流失与操作风险，保障各类公关活动的顺利实施，依据国家相关资产管理法律法规及公司内部管理制度，结合行业特性和公司实际，制定本规定。

第二条管理范围

本细则所称公关物料，指用于公司公关活动、品牌宣传、客户服务的各类有形物品，包括但不限于印刷品（宣传册、海报、邀请函）、定制礼品、展示用品（展架、背景板）、活动道具、品牌服装等。

本细则所称公关设备，指用于支持公关活动策划、执行与呈现的各类器材，包括但不限于视听设备（音响、灯光、投影）、数码设备（相机、摄像机）、演示设备、专用运输工具等。

第三条管理原则

公关物料与设备管理遵循“统一领导、归口管理、责任到人、物尽其用、安全节约”的原则。所有资产均为公司财产，任何个人不得私自占用、处置或损毁。

第二章岗位设置与核心职责

第四条岗位设置

公司设立公关物料与设备管理岗（以下简称“管理员”），隶属公司运营支持部门。根据公司规模与业务量，可设专职或指定专人兼职负责。关键岗位需设立A/B角备份机制，确保管理工作的连续性。

第五条核心职责概述

管理员是公司公关物料与设备管理的直接责任人，全面负责从需求对接、采购协助、入库验收、仓储管理、领用发放、维护保养、盘存清查到报废处置的全生命周期管理，并承担相应的监督、报告与档案管理职责。

第三章岗位职责详述

第六条需求计划与采购协助管理

1.根据年度公关活动计划及临时项目需求，协同各业务部门制定公关物料与设备的年度及月度需求计划，编制预算明细。

2.负责收集、整理和初审各部门提交的物料及设备采购申请，核对规格、数量、技术参数及使用时间，避免重复或盲目采购。

3.协助采购部门进行供应商初步筛选、样品确认、市场询价等工作，提供专业技术建议，但不直接执行采购决策与付款。

4.对于定制类物料，需严格审核设计稿与制作文件，确保符合品牌视觉规范，并跟踪打样及生产进度。

第七条入库验收与仓储管理

1.所有采购到货或活动回收的公关物料与设备，必须由管理员在场进行入库验收。验收内容包括：核对物品名称、规格型号、数量、质量、外观、随附资料（如说明书、保修卡）等。

2.验收合格后，管理员须在入库单上签字确认，并及时将物品信息录入公司资产管理系统，生成唯一资产编号与标签。验收不合格物品，有权拒绝入库，并立即报告上级及采购部门处理。

3.负责管理专用仓库或存储区域，确保环境安全、干燥、整洁、通风，符合物料设备的存放要求。危险品、贵重品需单独存放并加强安保。

4.实行分类分区存放制度，建立清晰的货物标识卡，做到账、卡、物相符。定期巡查仓储环境，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。

第八条领用发放与现场支持管理

1.负责执行公关物料与设备的领用审批流程。领用人需填写领用申请单，经其部门负责人及项目负责人审批后，方可向管理员领取。

2.发放时，管理员需与领用人共同核对物品信息，办理出库手续，明确使用项目、归还日期及保管责任。对于高价值设备，需进行基本操作培训或提示注意事项。

3.对于大型或重要活动，管理员需根据安排提供现场支持，协助进行设备调试、物料布置，并监督现场使用情况，防止违规操作与资产遗失。

4.活动结束后，督促领用人或项目组在规定时间内归还物品，并进行归还验收。如有损坏或遗失，需按相关规定处理。

第九条日常维护与保养管理

1.制定各类公关设备的定期维护保养计划，并负责执行或监督第三方服务商执行。建立设备维护保养档案，记录每次保养的时间、内容、结果及责任人。

2.对库存物料进行定期检查，对易老化、有保质期的物料进行重点监控，及时处理临期或变质物品。

3.确保常用设备处于良好待用状态，故障设备应及时标识、隔离并报修，严禁带病运行。

第十条盘存清查与报表管理

1.每月对常用易耗物料进行盘点，每季度对全部库存物料及设备进行全面盘点，每年底配合财务部门进行年度资产大盘点。

2.盘点结果需形成书面报告，详细说明盘盈、盘亏、毁损情况，分析原因，提出处理意见，报上级领导审批。

3.定期编制并提交物料设备库存报表、使用情况分析报告、维修成本分析报告等，为管理决策提供数据支持。

第十一条报废处置与回收管理

1.对达到使用年限、技术淘汰、无法修复或无修复价值的物料设备，