公司合同档案管理制度.docxVIP

公司合同档案管理制度

第一章总则

1.1为统一公司合同档案的收集、整理、保管、利用与销毁流程，防范法律风险，提升决策效率，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》及公司《章程》，制定本制度。

1.2本制度所称“合同档案”系指公司对外签署、履行、变更、解除或终止过程中形成的全部纸质及电子文件，包括但不限于合同正本、补充协议、授权委托书、履约凭证、验收报告、往来函电、会议纪要、付款记录、诉讼仲裁材料及与合同相关的内部审批文件。

1.3本制度适用于公司总部、各分支机构、项目公司、控股子公司及以公司名义实际履行合同义务的其他组织；境外机构可结合所在地法律参照执行。

第二章管理职责与岗位设置

2.1董事会授权法务部为合同档案的归口管理部门，履行“指导、监督、检查、培训”四项职能；财务部、采购部、销售部、工程部、信息部等业务部门为“形成与移交部门”，履行“真实、完整、及时”三项义务；审计部、纪检部为“再监督部门”，履行“抽查、问责、整改”三项权力。

2.2法务部下设“合同档案室”，配置专职档案管理员不少于两人，实行A、B角互补制度；档案管理员须通过公司“档案与保密双认证”考试，每年继续教育学时不少于30小时。

2.3业务部门须指定“合同联络员”，每季度向法务部报备一次；联络员调岗须完成档案交接清单，由法务部现场监交，缺失率超过1%不得离岗。

2.4信息部负责建设“合同档案管理系统”（以下简称“系统”），实现元数据自动捕获、四眼复核、区块链固证、到期预警、水印溯源五大功能；系统权限实行“最小可用”原则，任何角色不得拥有“永久”权限。

第三章文件形成与收集

3.1合同起草人须在电子模板中同步维护“档案元数据”，包括合同编号、对方主体、标的金额、履行地点、关键节点、保密等级、保存年限、关联项目、风险等级、审批流水号；系统对缺失字段自动弹窗拦截，确保“无数据不流转”。

3.2用印室在盖章前调用系统接口校验“元数据完整率”，低于100%自动拒绝用印；因特殊原因需手工盖章的，须由法务部分管副总书面特批，并在24小时内补录元数据。

3.3合同签署后2个工作日内，起草人须将正本扫描成PDF/A格式，分辨率≥300dpi，上传系统；纸质正本立即移交档案室，双方当面清点页数、加盖骑缝章、填写《纸质合同交接单》。

3.4履行过程中形成的补充协议、会议纪要、变更单、验收单、发票、物流单据等，由经办人于事项结束后3个工作日内扫描上传，并在系统内建立“父子卷”关联，确保“电子—纸质”一一对应。

3.5对外邮寄的EMS、顺丰、DHL等快递单，须拍照上传系统，系统自动OCR识别快递单号并与合同编号绑定，实现“送达可溯”；拒收、退回、丢失件须单独建卷，标注异常原因。

第四章分类、编号与整理

4.1合同档案实行“九段式”分类法：一级类按“业务性质”分为销售、采购、投融资、工程建设、知识产权、人力资源、行政综合、争议解决、其他；二级类按“对方类型”分为政府、国企、上市公司、外企、民企、自然人；三级类按“标的币种”分为人民币、美元、欧元、其他；四级类按“风险等级”分为R1—R5；五级类按“年度”；六级类按“区域”；七级类按“项目”；八级类按“合同序号”；九级类按“版本号”。

4.2系统根据上述规则自动生成22位字符编号，示例：CG-GOV-USD-R3-2025-HQ-01-120-V02，人工不得干预；确需变更编号的，须由档案管理员、法务部经理、信息部经理三人同时插入物理Key方可执行，系统全程录像。

4.3纸质档案按“两分开”原则整理：正本与副本分开、永久保存与定期保存分开；永久保存采用无酸纸打印、线装加封、恒温恒湿柜存放；定期保存采用双针不锈钢钉装订，厚度不超过2cm。

4.4每份合同纸质档案须附“档案封面”“卷内目录”“备考表”三件套；卷内目录须逐页手写页码，使用黑色签字笔，不得涂改；备考表记载缺损、修改、补充、销毁、鉴定、转移六类事项，由档案管理员与业务部门双人签字确认。

第五章保管与库房管理

5.1档案室设“三区两缓冲”：永久保存区、定期保存区、待销毁区；进入永久保存区须经过指纹+虹膜双因子门禁，缓冲区内设360°全景摄像，录像保存不少于3年。

5.2库房温度控制在14℃—24℃，相对湿度45%—60%，每日自动记录并上传系统，超标即短信告警至档案管理员与行政部经理；每月由第三方检测机构出具纸质报告，法务部归档。

5.3纸质档案垂直摆放，距地面≥15cm，距天花板≥45cm，通道宽度≥1.2m；每节密集架载重不超过500kg，并设置防倾倒装置；库房内严禁使用荧光灯，统一采用LED无紫外线灯具，照度50—100lx。

5.4电子档案实行“三副本”：生产副本存